Штатное расписание в 1С: где найти и как работать с ним

Штатное расписание в программах 1С — это не отдельный файл, а справочник или документ внутри информационной базы. Путь к нему зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) штатное расписание ведётся полноценно, с историей изменений и индексацией, а в 1С:Бухгалтерии оно представлено в упрощённом виде или вовсе отсутствует как самостоятельный объект.

Чаще всего пользователи ищут штатное расписание в трёх ситуациях: чтобы посмотреть список позиций и окладов, чтобы распечатать унифицированную форму Т-3 или чтобы проверить, какая позиция действовала на конкретную дату. Ниже разобраны все эти сценарии для актуальных версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0, а также типичные причины, почему нужный раздел не отображается в меню.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на раздел кадрового учёта. Если меню «Кадры» или «Зарплата и кадры» не видно совсем, проблема почти всегда в настройках прав доступа, а не в отсутствии функционала.

Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 штатное расписание — один из центральных объектов кадрового учёта. Основной путь: откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации и выберите пункт «Штатное расписание». Откроется список позиций с указанием подразделения, должности, количества ставок и размера оплаты.

Альтернативный путь — через общее меню: «Главное» → «Все функции» → «Справочники» → «Штатное расписание». Этот вариант полезен, если стандартная панель навигации перенастроена и привычного пункта в ней нет. Учтите, что «Все функции» доступны только при включённом режиме технического специалиста или у пользователя с полными правами.

Если пункт «Штатное расписание» есть, но список пуст, проверьте, ведётся ли в программе учёт по штатному расписанию вообще. Это настраивается в разделе «Настройка» → «Кадровый учёт»: там должна стоять отметка о ведении штатного расписания. Без неё приёмы на работу оформляются без привязки к позициям, и список останется пустым.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации
2. 2
   Выберите пункт «Штатное расписание»
3. 3
   Если пункт отсутствует — проверьте «Настройка» → «Кадровый учёт» и включите ведение штатного расписания
4. 4
   Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите форму Т-3
5. 5
   Проверьте, что в списке отображаются актуальные позиции с окладами

Где искать штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 3.0

В 1С:Бухгалтерии 3.0 кадровый функционал ограничен, но штатное расписание доступно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите пункт «Штатное расписание» в группе справочников и документов. Если его нет, перейдите в «Главное» → «Настройки» → «Параметры учёта» → «Зарплата и кадры» и включите соответствующую функциональность.

Важное ограничение: в бухгалтерской конфигурации штатное расписание носит справочный характер. Оно не поддерживает полноценную историю изменений, индексацию и надбавки в том объёме, как в ЗУП. Если организации нужен развёрнутый кадровый учёт с изменением позиций во времени, правильнее вести его в ЗУП, а в бухгалтерию выгружать только проводки.

Для печати формы Т-3 из 1С:Бухгалтерии откройте список штатного расписания и используйте кнопку печати. Если типовой формы недостаточно, данные можно выгрузить в табличный документ и доработать вручную.

Где вести штатное расписание

1С:ЗУП 3.1

Полноценный учёт: история изменений, индексация, надбавки, вилки окладов, отчёты по штатной расстановке. Подходит организациям любого размера с регулярными кадровыми изменениями.

1С:Бухгалтерия 3.0

Упрощённый справочный вариант без истории и индексации. Подходит небольшим организациям со стабильным составом сотрудников.

Внешняя печатная форма

Заполнение Т-3 вручную вне 1С. Оправдано только как временное решение — данные быстро расходятся с учётом.

Как посмотреть историю изменений штатного расписания

В 1С:ЗУП штатное расписание может вестись с историей: каждое изменение оклада, количества ставок или состава надбавок оформляется документом «Изменение штатного расписания» или «Индексация штатного расписания». Чтобы увидеть, какая редакция позиции действовала на конкретную дату, откройте карточку позиции и перейдите по ссылке истории изменений, либо сформируйте отчёт на нужную дату.

Найти сами документы изменений можно в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» с отбором по виду документа, либо через журнал «Кадры» → «Изменения штатного расписания». Если история в базе не ведётся, включите её в настройках кадрового учёта — но учтите, что прошлые изменения задним числом придётся вводить вручную.

Практический признак того, что история включена: в карточке позиции отображается дата «утверждено» и доступны ссылки на документы-основания. Если позиция редактируется напрямую, без документа, — история не ведётся, и восстановить старую редакцию после правки будет невозможно.

Как распечатать форму Т-3

Унифицированная форма Т-3 формируется из списка штатного расписания. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Штатное расписание», нажмите кнопку «Печать» и выберите вариант «Штатное расписание (Т-3)». Программа подставит позиции, оклады, надбавки и итоговый месячный фонд оплаты труда.

Перед печатью проверьте заполнение реквизитов организации: наименование, ОКПО и номер документа подтягиваются из карточки организации. Если в печатной форме пустые поля, дозаполните их в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации», а не в самой форме — ручные правки печатного бланка не сохраняются в учёте.

Если типовая форма не устраивает (например, нужен свой порядок колонок), в ЗУП доступны настройки отчёта «Штатное расписание» из раздела отчётов по кадрам: там можно менять группировку по подразделениям, добавлять отборы и выводить дополнительные поля.

Почему штатное расписание не отображается: частые причины

Самая распространённая причина — отсутствие прав. Если пользователь входит под ролью без доступа к кадровому учёту (например, только «бухгалтер»), раздел «Кадры» может быть скрыт или пуст. Проверку выполняет администратор: в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» нужно добавить профиль с доступом к кадровым данным.

Вторая причина — выключенная функциональность. В ЗУП проверьте «Настройка» → «Кадровый учёт», в Бухгалтерии — параметры учёта зарплаты. Третья причина — отбор в списке: если в списке позиций установлен фильтр по подразделению или периоду, часть данных будет скрыта. Сбросьте отборы через меню «Ещё» → «Настроить список».

Отчёты по штатному расписанию и штатной расстановке

Кроме самого справочника, в ЗУП есть аналитические отчёты: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатное расписание» и «Штатная расстановка». Первый показывает утверждённые позиции, второй — кто фактически занимает ставки, где вакансии и где есть превышение штата. Для сверки с реальной численностью используйте именно расстановку, а не справочник.

Отчёты строятся на произвольную дату, что удобно при подготовке к проверкам и внутреннему аудиту. Если цифры в отчёте расходятся с ожиданиями, проверьте, все ли приёмы и переводы проведены и не осталось ли непроведённых документов изменения штатного расписания — непроведённый документ в отчёт не попадает.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список позиций открывается

Норма

Видны подразделения, должности, ставки и оклады

Тревожный признак

Список пуст или пункта нет в меню — проверьте настройки и права

Печатная форма Т-3

Норма

Заполнены реквизиты организации, оклады и итоговый фонд

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов — дозаполните карточку организации

История изменений

Норма

Изменения оформлены документами с датами

Тревожный признак

Позиции правятся напрямую — история не ведётся

FAQ: частые вопросы о штатном расписании в 1С

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии 3.0 есть упрощённое штатное расписание в разделе «Зарплата и кадры». Оно подходит для небольших организаций, но не поддерживает историю изменений, индексацию и сложные надбавки. При росте кадрового документооборота корректнее перейти на ЗУП.

Почему в списке штатного расписания пусто, хотя сотрудники приняты?

Вероятно, учёт по штатному расписанию отключён: приёмы оформлены без привязки к позициям. Проверьте «Настройка» → «Кадровый учёт» в ЗУП. Второй вариант — в списке установлен отбор по подразделению или дате; сбросьте его через «Ещё» → «Настроить список».

Как посмотреть штатное расписание на прошлую дату?

В ЗУП сформируйте отчёт «Штатное расписание» из раздела кадровых отчётов и укажите нужную дату. Это сработает только если в базе велась история изменений документами. Без истории доступна лишь текущая редакция позиций.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?

Штатное расписание — это утверждённый перечень позиций со ставками и окладами. Штатная расстановка показывает, какие сотрудники фактически занимают эти позиции, где вакансии и где численность превышена. Для кадрового аудита используют оба отчёта вместе.

Нет пункта «Штатное расписание» в меню — что делать?

Сначала проверьте, включена ли функция в настройках кадрового учёта или параметрах учёта зарплаты. Затем убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на кадровый раздел — их настраивает администратор в разделе «Администрирование». Как запасной путь используйте «Все функции» → «Справочники».

Можно ли изменить оклад в позиции задним числом?

Технически документ изменения можно провести прошлой датой, но это опасно: программа пересчитает начисления за затронутые периоды, что приведёт к доначислениям или долгам перед сотрудниками. Безопасный порядок — оформлять изменение с текущей или будущей даты, а прошлые периоды корректировать отдельными документами после анализа последствий.