Как провести командировку в 1С 8.3

Оформление командировки в 1С 8.3 затрагивает сразу несколько участков учета: кадровый приказ, расчет среднего заработка, выдачу аванса, суточные и закрывающий авансовый отчет. Если пропустить хотя бы один этап, в учете появятся расхождения — зависший подотчет, неверный расчет зарплаты или ошибки в налоге на прибыль и НДФЛ.

Порядок действий зависит от конфигурации. Чаще всего командировки оформляют в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» (БП). В ЗУП есть специализированный документ «Командировка», который сам рассчитывает средний заработок и суточные. В БП кадровая часть упрощена, поэтому часть операций выполняется вручную.

Ниже разобран полный цикл: от приказа до авансового отчета и проводок, с указанием типичных ошибок и способов проверки результата.

Что подготовить перед оформлением командировки

До создания документов проверьте настройки программы и справочники. В ЗУП 8.3 убедитесь, что в настройках расчета зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты») включены начисления «Командировка» и «Суточные». Без активного вида расчета документ не сможет выполнить начисление.

Проверьте карточку сотрудника: должны быть заполнены прием на работу, график работы и плановые начисления — от них зависит расчет среднего заработка. Если сотрудник принят недавно и расчетной базы не хватает, программа рассчитает средний из фактически отработанных дней, что нужно учитывать при проверке суммы.

Также уточните локальные нормы суточных в учетной политике организации. Необлагаемый НДФЛ лимит суточных по России — 700 рублей в день, за границей — 2500 рублей в день; сверхлимитные суммы программа должна облагать НДФЛ и взносами. В ЗУП это настраивается видами начислений, в БП — ручным разделением сумм.

Создание приказа на командировку в ЗУП 8.3

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» откройте раздел «Зарплата» — «Командировки» (или «Кадры» — «Все кадровые документы»). Создайте новый документ, укажите сотрудника, даты начала и окончания поездки, при необходимости — пункт назначения и основание.

Документ автоматически рассчитает оплату по среднему заработку за рабочие дни, попавшие в период командировки, и суточные за календарные дни. Детали расчета видны на вкладке «Начислено» и по кнопке с расшифровкой среднего заработка — там видно, какие месяцы и суммы вошли в базу.

Если командировка оплачивается не по среднему, а как обычный рабочий день (такое встречается, когда средний ниже оклада), в документе доступен вариант корректировки. Проверьте также флаг выплаты: командировочные обычно выплачивают с зарплатой, но аванс на расходы выдается отдельно до поездки.

После проведения из документа можно распечатать приказ по форме Т-9 или по собственному шаблону организации. Служебное задание и командировочное удостоверение сейчас необязательны, но при их ведении печатные формы доступны в том же документе или через дополнительные печатные формы.

1. 1
   Откройте Зарплата — Командировки — Создать
2. 2
   Укажите сотрудника и период поездки
3. 3
   Проверьте расчет среднего заработка и суточных на вкладке «Начислено»
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ
5. 5
   Сверьте суммы с ожидаемыми до выдачи аванса

Оформление командировки в 1С:Бухгалтерия 8.3

В «1С:Бухгалтерия предприятия 8.3» отдельного документа «Командировка» с автоматическим расчетом нет. Приказ оформляется в произвольной форме (вне программы или через печатную форму из карточки сотрудника), а начисления вводятся вручную.

Оплату по среднему заработку рассчитайте отдельно и отразите через документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»), добавив сотруднику начисление с нужной суммой, либо через «Операции, введенные вручную» с проводкой Дт 26 (25, 44) — Кт 70. Суточные отражают аналогично.

Если в организации регулярно ездят сотрудники, ручной расчет среднего заработка — зона риска: легко ошибиться в расчетном периоде. В этом случае имеет смысл вести зарплату в ЗУП, а в БП переносить только сводные проводки через синхронизацию.

Выдача аванса подотчетному лицу

До отъезда сотруднику выдают аванс на расходы: наличными из кассы или перечислением на карту. В обеих конфигурациях наличная выдача оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» — проводка Дт 71 — Кт 50.

Безналичное перечисление оформляют «Списанием с расчетного счета» с операцией «Перечисление подотчетному лицу» — Дт 71 — Кт 51. Укажите того же сотрудника, что и в приказе, иначе авансовый отчет потом не «закроет» выданную сумму.

Сумму аванса определяют из сметы: суточные за все дни, стоимость проезда и проживания, прочие согласованные расходы. Заниженный аванс приведет к тому, что организация останется должна сотруднику после отчета — это допустимо, но требует дополнительной выплаты.

Авансовый отчет после возвращения

Сотрудник обязан отчитаться по командировке в срок, установленный организацией (обычно несколько рабочих дней после возвращения), приложив билеты, чеки, счета гостиниц и БСО. В 1С откройте «Покупки» (или «Банк и касса») — «Авансовые отчеты» и создайте новый документ.

На вкладке «Авансы» подберите выданный ранее аванс — программа покажет остаток по сотруднику. На вкладке «Оплата» внесите документы на проживание и проезд: если в счете гостиницы выделен НДС и есть счет-фактура, налог принимается к вычету; без счета-фактуры вся сумма идет на расходы. Суточные отражаются отдельной строкой без НДС.

После проведения проверьте итог: если расходы меньше аванса, сотрудник возвращает разницу в кассу («Приходный кассовый ордер»); если больше — организация выплачивает перерасход. Остаток по счету 71 в разрезе сотрудника должен стать нулевым.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71

Норма

Остаток по сотруднику нулевой после отчета и расчетов

Тревожный признак

Висит дебетовое или кредитовое сальдо — аванс не закрыт или перерасход не выплачен

Расчетный листок сотрудника

Норма

Есть начисление «Командировка» и суточные за период поездки

Тревожный признак

Дни командировки посчитаны как обычные рабочие или вообще не оплачены

НДФЛ в отчете 6-НДФЛ

Норма

Облагаются только сверхлимитные суточные

Тревожный признак

НДФЛ начислен на всю сумму суточных — ошибка в настройке вида начисления

Проводки авансового отчета

Норма

Расходы на счетах 26/44, НДС на 19 с вычетом при счете-фактуре

Тревожный признак

Вся сумма с НДС попала на расходы или НДС завис на 19 счете без движения

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — командировка оформлена приказом, но в ЗУП документ не проведен или создан уже после расчета зарплаты за месяц. Тогда дни поездки оплачены как обычные рабочие, и потребуется перерасчет через «Перерасчеты» или сторнирование начислений.

Вторая группа ошибок — суточные: начисление всей суммы без разделения на лимитную и сверхлимитную части искажает НДФЛ и взносы. В ЗУП это решается правильной настройкой вида начисления, в БП — ручным разделением.

Еще одна проблема — авансовый отчет создан на другого сотрудника или в другом периоде, чем выдача аванса: программа не видит связи, и по счету 71 образуется искусственная задолженность. Всегда сверяйте аналитику субконто.

Когда стоит привлечь специалиста

Самостоятельно безопасно оформлять типовые внутренние командировки штатных сотрудников при настроенной программе. Сложнее обстоит дело с загранкомандировками: там добавляются пересчет валютных суточных, курсовые разницы и особые правила по дням пересечения границы.

Также не стоит исправлять прошлогодние командировки без опыта: корректировка затрагивает уточненные декларации по НДФЛ, взносам и налогу на прибыль. Ошибка в сторнировании может «развалить» регистры и отчетность за несколько периодов.

Частые вопросы

Можно ли оформить командировку задним числом в 1С 8.3?

Технически документ можно создать любой датой, но если период уже закрыт и зарплата рассчитана, потребуется перерасчет начислений. В ЗУП программа сама предложит перерасчет в документе «Начисление зарплаты и взносов» или через механизм доначислений. Учитывайте, что изменение прошлого периода может повлиять на уже сданную отчетность.

Как оформить командировку в выходной день?

Если сотрудник едет или работает в командировке в свой выходной, такой день оплачивается не по среднему заработку, а не менее чем в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением отгула. В ЗУП это оформляется отдельным документом «Работа в выходные и праздники», а не документом «Командировка».

Что делать, если сотрудник не вернул остаток аванса?

Невозвращенную сумму можно удержать из зарплаты по согласованию с сотрудником с соблюдением ограничений на удержания. В 1С это отражается удержанием в документе начисления зарплаты, а по счету 71 задолженность закроется. Без согласия взыскание возможно только через суд.

Нужен ли счет-фактура для вычета НДС по билетам?

Для проездных документов счет-фактура не обязателен: вычет возможен на основании билета (БСО), в котором НДС выделен отдельной строкой. В авансовом отчете билет вносят на вкладку «Оплата» с указанием ставки НДС, и программа сформирует проводку по счету 19 и запись книги покупок.

Как отразить командировку совместителю?

Командировка оформляется по тому месту работы, откуда направлен сотрудник. Если командируется внутренний совместитель, документ «Командировка» создается по соответствующему месту работы в ЗУП, и средний заработок считается по начислениям этого места. По второму месту работы на это время оформляется отсутствие по согласованию с работодателем.