Как сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника в 1С:ЗУП

Справка о доходах и суммах налога физического лица — это документ, который заменил привычную форму 2-НДФЛ после её объединения с расчётом 6-НДФЛ. В 1С:ЗУП справка формируется автоматически на основании данных учёта: начислений, удержаний, вычетов и уплаченного налога. Задача пользователя — правильно выбрать сотрудника, период и вариант справки, а затем проверить результат перед выдачей или отправкой.

Справка может понадобиться в двух ситуациях: для выдачи сотруднику (например, для банка или визового центра) и для представления в налоговую инспекцию в составе годового расчёта 6-НДФЛ. В 1С:ЗУП это разные документы с разным назначением, и путать их нельзя: справка для сотрудника не передаётся в ФНС, а отчётная — формируется в составе годового расчёта.

Ниже разобран порядок формирования справки в актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1, проверка данных, типичные ошибки и варианты выгрузки. Инструкция подходит как для штатного бухгалтера, так и для кадровика, которому поручили выдать документ по заявлению работника.

Что изменилось: 2-НДФЛ и справка о доходах

Самостоятельная форма 2-НДФЛ отменена: сведения о доходах физических лиц теперь входят в расчёт 6-НДФЛ в качестве приложения. При этом для выдачи сотрудникам сохранилась «Справка о доходах и суммах налога физического лица» — по сути та же 2-НДФЛ, но без передачи в налоговую. В интерфейсе 1С:ЗУП оба варианта доступны, и программа сама формирует печатную форму по актуальному макету.

Важно понимать различие сценариев. Справка для сотрудника — разовый документ, который можно сформировать за любой период и в любой момент. Справка в составе годового расчёта 6-НДФЛ — регламентированная отчётность, она формируется по итогам года и подписывается электронной подписью при отправке. В этой статье основной фокус — на справке для сотрудника, как наиболее частой задаче.

Где в 1С:ЗУП находится справка о доходах

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 документ расположен в разделе «Отчетность, справки». Откройте этот раздел и выберите пункт «Справки о доходах сотрудникам» (в некоторых релизах — «2-НДФЛ для сотрудников»). Откроется журнал ранее созданных справок, где кнопкой «Создать» начинается формирование нового документа.

Если нужна справка для передачи в налоговую, путь другой: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → создание расчёта 6-НДФЛ за год, где сведения по каждому сотруднику входят в состав отчёта. Также существует регламентированный отчёт «Справка о доходах и суммах налога» для ситуаций, когда требуется отдельная форма по требованию ФНС.

Пошаговое формирование справки для сотрудника

Откройте журнал «Справки о доходах сотрудникам» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию (если в базе их несколько), сотрудника и налоговый период — календарный год, за который формируется справка. Также выберите, по какому ОКТМО формировать сведения, если организация имеет обособленные подразделения.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически соберёт данные из учёта: помесячные доходы с кодами, предоставленные вычеты (стандартные, социальные, имущественные), суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога. Если у сотрудника несколько ставок НДФЛ (например, 13% и повышенная ставка), для каждой ставки формируется отдельный раздел.

Проверьте результат и запишите документ. Для печати нажмите кнопку «Справка о доходах» в командной панели документа — откроется предварительный просмотр официальной формы. Справку можно распечатать, сохранить в PDF или подписать электронной подписью и отправить сотруднику дистанционно, если это предусмотрено в вашей организации.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Справки о доходах сотрудникам»
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите организацию, сотрудника и налоговый период
3. 3
   Проверьте ОКТМО и КПП, если есть обособленные подразделения
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и НДФЛ из учёта
5. 5
   Сверьте итоговые суммы с отчётом «Анализ НДФЛ» или расчётными листками
6. 6
   Запишите документ и выведите справку на печать или сохраните в PDF

Как проверить данные перед выдачей

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность, если в учёте есть ошибки. Перед выдачей справки сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по сотруднику» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») за тот же год и сравните итоги: суммы дохода, исчисленного и удержанного налога должны совпадать. Расхождение — признак непроведённых документов или ручных правок.

Обратите внимание на строки «удержано» и «перечислено». Если удержанный налог больше перечисленного, возможна задолженность перед бюджетом — справка при этом формально корректна, но стоит разобраться с причиной. Также проверьте статус налогоплательщика: для нерезидентов ставка и набор кодов доходов отличаются, и программа берёт статус из карточки сотрудника на конец периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма дохода в справке

Норма

Совпадает с отчётом «Анализ НДФЛ по сотруднику» за тот же год

Тревожный признак

Расхождение — есть непроведённые документы или ручные корректировки

Исчисленный и удержанный НДФЛ

Норма

Суммы равны или разница объясняется декабрьской зарплатой, выплаченной в январе

Тревожный признак

Удержано больше исчисленного — вероятна ошибка в учёте

Вычеты

Норма

Коды и суммы вычетов соответствуют заявлениям сотрудника

Тревожный признак

Вычет есть, а заявления в базе нет, или вычет превышает лимит

Особые случаи при формировании справки

Сотрудник работал в нескольких подразделениях

Если в течение года сотрудник переводился между обособленными подразделениями с разными ОКТМО, справка формируется отдельно по каждому ОКТМО. В документе выберите нужное значение в поле «ОКТМО/КПП» и заполните — программа включит только доходы, относящиеся к этой регистрации в налоговом органе.

Увольнение в течение года

Для уволенного сотрудника справка формируется точно так же: данные о доходах остаются в учёте после увольнения. Убедитесь, что документ увольнения проведён и окончательный расчёт зарегистрирован, иначе последние начисления не попадут в справку.

Несколько ставок НДФЛ

При превышении доходом порога прогрессивной шкалы программа формирует в справке несколько разделов — по каждой ставке отдельно. Это нормальное поведение, а не ошибка. Проверьте, что сумма дохода по всем разделам в совокупности совпадает с данными аналитических отчётов.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Справка нужна сотруднику для банка или визыФормируйте документ «Справка о доходах сотрудникам» и печатайте форму

Нужна отчётность в ФНС по итогам годаСоздавайте расчёт 6-НДФЛ в «1С-Отчетности» — справки войдут в его состав

Сотрудник работал в нескольких ОКТМОСформируйте отдельную справку по каждому значению ОКТМО/КПП

Данные в справке не сходятся с ожиданиямиСначала проверьте «Анализ НДФЛ» и проведение документов, затем перезаполните справку

Выгрузка и передача справки

Печатная форма подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью организации, если она используется. Для электронной передачи сотруднику справку можно сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в форме предварительного просмотра. При отправке в составе 6-НДФЛ используется выгрузка в формате XML через «1С-Отчетность» с подписанием усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если ваша организация ведёт учёт в нескольких базах или переносила данные из другой программы середине года, справка в 1С:ЗУП покажет только ту часть доходов, которая отражена в текущей базе. В этом случае недостающие суммы вводят вручную через документы переноса данных — до формирования справки, а не правкой самой справки.

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не на этапе формирования, а из-за состояния учёта. Незаполненные статусы налогоплательщика, отсутствующие заявления на вычеты, непроведённые документы выплаты — всё это напрямую влияет на содержимое справки. Поэтому формировать годовые справки лучше после закрытия периода и сверки расчётов с бюджетом.

Вторая группа ошибок — организационные: выдача справки за неверный период, по неправильному ОКТМО или без учёта того, что сотрудник работал по совместительству на двух должностях. В последнем случае доходы по обоим местам работы в рамках одной организации суммируются в одну справку автоматически, если оба трудовых договора заведены на одно физическое лицо.

Ответы на частые вопросы

Можно ли сформировать справку за неполный год, например за несколько месяцев?

Официальная форма справки строится по налоговому периоду — календарному году. Если банк просит справку за последние месяцы, обычно выдают справку за текущий год с начала января по дату формирования: в 1С:ЗУП она включит только зарегистрированные на этот момент доходы. Для произвольного периода используют справку в свободной форме или расчётные листки.

Почему в справке нет данных, хотя зарплата начислялась?

Проверьте три вещи: проведены ли документы начисления и выплаты, указан ли правильный налоговый период в шапке справки и не заведено ли в базе дубль физического лица. Также убедитесь, что выбрана та организация, в которой сотрудник фактически числился.

Как выдать справку бывшему сотруднику, уволенному в прошлом году?

Порядок тот же: создайте справку, выберите уволенного сотрудника и нужный год. Данные в учёте сохраняются после увольнения. Если база обновлялась или свёртывалась, предварительно убедитесь, что регистры НДФЛ за нужный период не были очищены.

Чем справка для сотрудника отличается от справки в составе 6-НДФЛ?

Содержательно — почти ничем: обе показывают доходы, вычеты и налог. Разница в назначении: справка для сотрудника выдаётся на бумаге или в PDF и в ФНС не передаётся, а сведения в составе 6-НДФЛ — это регламентированная отчётность, которая подписывается электронной подписью и отправляется в инспекцию.

Нужно ли подписывать справку электронной подписью при выдаче сотруднику?

Нет, для бумажной выдачи достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица и печати при её наличии. Электронная подпись требуется только при отправке отчётности в налоговую через оператора связи или при дистанционной выдаче, если внутренние правила организации это предусматривают.

В справке удержанный НДФЛ меньше исчисленного — это ошибка?

Не обязательно. Типичная ситуация — зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года: налог исчислен в одном периоде, а удержан в другом. Но если разница не объясняется календарём выплат, проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и документы удержания — возможна ошибка в учёте.