Как сформировать справку 182н в 1С

Справка о сумме заработка по форме 182н нужна сотруднику при увольнении, чтобы новый работодатель мог правильно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. В программах 1С справка формируется автоматически на основе начислений, но перед выдачей её нужно проверить: ошибка в суммах приведёт к неправильному расчёту пособий у следующего работодателя.

Ниже разобран порядок формирования справки в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, типовые проблемы с заполнением и способы их исправления. Инструкция актуальна для типовых конфигураций на управляемых формах; в старых версиях названия пунктов меню могут немного отличаться.

Когда выдаётся справка 182н и что в ней отражается

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения сотрудника. Если человек не получил её при увольнении, он вправе запросить справку позже письменным заявлением — тогда документ выдаётся в течение трёх рабочих дней. Справка формируется за два календарных года, предшествующих году увольнения (или году запроса), и за текущий год.

В справке указываются суммы заработка, с которых начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также количество календарных дней, исключаемых из расчёта: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы с сохранением заработка без начисления взносов.

Формирование справки в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть два пути создания справки. Первый — вручную: откройте раздел «Отчетность, справки» и выберите «Исходящие справки о заработке». Нажмите «Создать», укажите сотрудника и период. Программа автоматически подтянет суммы заработка по годам и дни исключаемых периодов из учётных регистров.

Второй путь — из документа увольнения. Откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), перейдите на вкладку с печатными формами либо воспользуйтесь ссылкой на создание исходящей справки — документ будет заполнен данными увольняемого сотрудника, что исключает ошибку выбора человека вручную.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «Исходящие справки о заработке» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, проверьте автоматически заполненный период
3. 3
   Проверьте суммы по годам и количество исключаемых дней
4. 4
   Проведите документ и распечатайте справку по кнопке «Печать»
5. 5
   Подпишите справку у руководителя и заверьте печатью при её наличии

Формирование справки в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия справка находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах сотрудников» (в некоторых релизах — «Справки о заработке для расчёта пособий»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — суммы подставятся из регистров учёта страховых взносов.

Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии учёт исключаемых периодов ведётся менее детально, чем в ЗУП. Если сотрудник долго болел или был в отпуске по уходу за ребёнком, сверьте количество исключаемых дней вручную по табелю и больничным листам — при расхождении скорректируйте данные до печати.

Проверка сумм перед выдачей

Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: суммы берутся из учётных регистров, и если в учёте были ошибки, они попадут в справку. Основной способ проверки — расчётные листки сотрудника за соответствующие годы и отчёт «Анализ взносов в фонды» (в ЗУП) либо регистр учёта доходов для страховых взносов.

Сверьте, что в справку вошли только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ: оклад, премии, отпускные. Не должны попадать, например, государственные пособия и необлагаемые материальные выплаты. Также проверьте, что сумма за каждый год не превышает предельную базу по взносам соответствующего года — программа обычно ограничивает её сама, но при ручных корректировках лимит мог быть нарушен.

Контрольные точки

Как проверить справку перед выдачей

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с расчётными листками и регистром учёта взносов

Тревожный признак

Есть расхождения или лишние необлагаемые выплаты

Исключаемые дни

Норма

Совпадают с периодами больничных и отпусков по уходу за ребёнком

Тревожный признак

Периоды отсутствуют или дни посчитаны неверно

Реквизиты

Норма

Верные ИНН, КПП, СНИЛС сотрудника, подпись руководителя

Тревожный признак

Опечатки в реквизитах, отсутствует подпись

Типичные ошибки и их исправление

Чаще всего справка формируется с нулевыми или неполными суммами, когда сотрудник был принят в середине периода, а часть данных вводилась ручными операциями, минуя типовые документы начисления. В этом случае суммы лежат не в тех регистрах, и справка их не видит. Решение — исправить первичные документы начисления или ввести данные корректными документами, а затем перезаполнить справку.

Вторая распространённая ситуация — не заполняются исключаемые периоды. Это бывает, если больничные вводились не документом «Больничный лист», а ручной корректировкой. Проверьте, как отражён период нетрудоспособности, и при необходимости оформите его типовым документом с перерасчётом.

Особые ситуации

Сотрудник работал у нескольких страхователей внутри группы

Если в одной базе 1С ведётся несколько организаций, убедитесь, что в справке выбрана именно та организация-работодатель, с которой сотрудник расторгает договор. Справка формируется отдельно по каждому страхователю.

Повторная выдача справки

Если сотрудник потерял справку, создайте новый документ за тот же период — программа снова подтянет данные из учёта. Хранить копию выданной справки не обязательно, но документ в базе сохранится, что упрощает повторную печать.

Увольнение в середине года

За текущий неполный год в справку попадёт заработок с января по месяц увольнения. Если зарплата за последний месяц ещё не начислена, сначала проведите окончательный расчёт, иначе справка будет неполной.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать справку 182н задним числом?

Да. Документ создаётся за любой прошедший период, пока в базе сохранены данные учёта. Укажите сотрудника и нужные годы — программа подтянет суммы из регистров. Если база свёртывалась и данные переносились остатками, часть сведений придётся восстанавливать из архивных копий.

Почему в справке не заполняется текущий год?

Чаще всего потому, что зарплата за последние месяцы ещё не начислена или документы начисления не проведены. Выполните расчёт зарплаты, проведите документы и перезаполните справку. Также проверьте, что сотрудник оформлен в выбранной организации, а не в другой организации базы.

Нужно ли подписывать справку электронной подписью при выдаче на бумаге?

Нет. Бумажная справка подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) собственноручно и заверяется печатью, если она используется в организации. Электронный вариант с квалифицированной подписью оформляется только по запросу сотрудника, если работодатель поддерживает такой формат.

Что делать, если сотрудник просит справку за периоды работы до перехода на 1С?

Если учёт до перехода вёлся в другой программе и данные не переносились, суммы придётся ввести вручную на основании архивных документов — расчётных ведомостей и лицевых счетов. После ручного ввода перепроверьте итоги по каждому году.

Отличается ли справка 182н от справки о доходах для налоговой?

Да, это разные документы. Справка 182н нужна для расчёта пособий и содержит облагаемый взносами заработок и исключаемые дни. Справка о доходах для налоговой отражает НДФЛ и формируется отдельным документом. В 1С они создаются в разных разделах и не заменяют друг друга.