Как оформить внутреннее совместительство в 1С:ЗУП 8.3

Внутреннее совместительство — это ситуация, когда сотрудник в свободное от основной работы время выполняет дополнительную работу у того же работодателя. В 1С:ЗУП 8.3 такой сотрудник оформляется как отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к одному физическому лицу. Это принципиально важно: физлицо одно, а сотрудников два — с разными договорами, графиками и начислениями.

Ошибки при оформлении совместительства приводят к сбоям в расчёте среднего заработка, НДФЛ, страховых взносов и отчётности. Поэтому важно не просто «добавить вторую должность», а правильно настроить программу, создать отдельного сотрудника и проверить, как система группирует данные по физлицу.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек учёта до начисления зарплаты и контроля результата. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, редакции 3.1.

Проверка настроек программы перед оформлением

Прежде чем принимать совместителя, убедитесь, что в программе включена возможность ведения совместительства. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка» → «Расчет зарплаты» (в разных релизах путь может незначительно отличаться) и проверьте, что использование совместительства не отключено. В типовой поставке ЗУП 3.1 работа с совместителями доступна по умолчанию, но в изменённых конфигурациях функциональность могли снять.

Также проверьте, что в штатном расписании (если оно ведётся) есть свободная позиция, на которую принимается совместитель. Если учёт ведётся по штатному расписанию с контролем соответствия кадровых документов, приём на незапланированную позицию будет заблокирован. В этом случае сначала создайте позицию документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».

Отдельно проверьте график работы совместителя. По ТК РФ продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. Создайте в справочнике «Графики работы сотрудников» отдельный график на 0,5 ставки (или иной, но не более половины нормы), если подходящего ещё нет.

Создание сотрудника-совместителя

Ключевой момент: не заводите новое физическое лицо. Откройте справочник «Сотрудники», нажмите «Создать» и в поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека из списка. Программа сама подскажет, что у этого физлица уже есть места работы, и предложит оформить нового сотрудника. Если вы создадите дубликат физлица, отчётность по НДФЛ и взносам раздвоится, и исправлять это придётся вручную через объединение дублей.

После выбора физлица заполните карточку сотрудника: организацию, подразделение, должность. Сам сотрудник создаётся документом «Приём на работу» — именно в нём задаются условия труда. Откройте раздел «Кадры» → «Приемы на работу» и создайте новый документ.

В документе «Приём на работу» укажите дату приёма, подразделение, должность (позицию штатного расписания), график работы совместителя и количество ставок — обычно 0,5 или меньше. Система автоматически подтянет начисления, соответствующие позиции штатки, например «Оплата по окладу» с расчётом пропорционально отработанному времени.

1. 1
   Проверьте наличие свободной позиции в штатном расписании и подходящего графика на неполное время
2. 2
   Создайте нового сотрудника, выбрав существующее физическое лицо
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»
4. 4
   Укажите долю ставки, график и проверьте список начислений
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что в списке сотрудников появилась вторая строка с тем же физлицом

Выбор вида занятости и его последствия

В документе приёма поле «Вид занятости» определяет, как программа будет учитывать сотрудника. Для внутреннего совместителя выберите значение «Внутреннее совместительство». Не путайте его с «Внешним совместительством» (для работников других организаций) и «Основным местом работы» — от этого признака зависят алгоритмы расчёта среднего заработка, предоставление вычетов по НДФЛ и порядок отражения в отчётности.

Внутреннее совместительство означает, что у физлица в этой же организации уже есть основное место работы. Программа объединяет данные по физлицу при расчёте НДФЛ и страховых взносов: налоговая база суммируется по всем местам работы, вычеты предоставляются один раз. А вот средний заработок для отпусков и командировок по каждому месту работы считается отдельно.

Чем совместительство отличается от совмещения

Не смешивайте совместительство с совмещением должностей. Совмещение — это дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» (или «Доплата за совмещение») без создания нового сотрудника. Совместительство выполняется в свободное от основной работы время и требует отдельного трудового договора и отдельного сотрудника в программе.

Совместительство или совмещение

Внутреннее совместительство

Отдельный сотрудник и договор, работа в свободное время, отдельный табель и расчёт среднего. Подходит, когда работа выполняется за пределами основного графика.

Совмещение должностей

Доплата к основному договору документом «Совмещение должностей», новый сотрудник не создаётся. Подходит, когда дополнительная работа выполняется в течение основного рабочего дня.

Кадровые документы и табель по совместителю

После приёма все кадровые события совместителя оформляются отдельно от основного места работы. Перевод, изменение оплаты труда, отпуск, увольнение — каждый документ создаётся именно на сотрудника-совместителя. В списках документов обращайте внимание на колонку «Сотрудник»: там отображается имя с указанием вида занятости, что помогает не перепутать места работы.

Рабочее время совместителя учитывается по его собственному графику. Табель (документ «Табель» или автоматическое заполнение данных для расчёта зарплаты) формируется отдельно по каждому сотруднику. Если совместитель отсутствовал, оформляйте отсутствие именно на его карточку — иначе программа начислит оплату за полное время по графику.

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы — это требование трудового законодательства. В программе оформите два документа «Отпуск»: один на основного сотрудника, второй на совместителя, с одинаковым периодом. Средний заработок в каждом документе рассчитается независимо, по начислениям соответствующего места работы.

Расчёт зарплаты, НДФЛ и взносов

Зарплата совместителю начисляется в общем документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа автоматически подбирает обоих сотрудников физлица и рассчитывает каждого по его начислениям и отработанному времени. В табличной части вы увидите две строки с одним физлицом, но разными сотрудниками, подразделениями и суммами.

НДФЛ исчисляется с совокупного дохода физлица. Стандартные вычеты программа предоставляет один раз — по тому месту работы, где зарегистрировано заявление на вычеты. Проверьте, что заявление введено только для одного сотрудника (обычно основного), иначе вычет может задвоиться или, наоборот, не примениться. Страховые взносы также считаются по физлицу в целом с учётом предельной базы.

Выплата зарплаты оформляется ведомостями, куда попадают обе суммы физлица — по основному месту и по совместительству. Если выплата идёт на банковскую карту, проверьте, что лицевой счёт у обоих сотрудников один и тот же, иначе ведомость разобьётся или потребует ручной корректировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников физлица

Норма

Два сотрудника: основной и с видом занятости «Внутреннее совместительство»

Тревожный признак

Один сотрудник или два разных физлица с одинаковыми ФИО

Расчётный листок

Норма

Два отдельных расчётных листка, у совместителя оплата пропорционально ставке и отработанному времени

Тревожный признак

Совместителю начислен полный оклад или листок пуст

НДФЛ в отчётах

Норма

Доход и налог суммируются по физлицу, вычет применён один раз

Тревожный признак

Вычет применён дважды или база раздвоена

Увольнение совместителя и перевод на основное место

Увольнение внутреннего совместителя оформляется стандартным документом «Увольнение» на сотрудника-совместителя. Основное место работы при этом не затрагивается — физлицо продолжает работать. При увольнении рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск по начислениям именно этого места работы.

Если совместительство превращается в основное место работы (например, сотрудник увольняется с основной должности и переходит на должность совместителя), в типовой ЗУП это оформляется в два этапа: увольнение с основного места и изменение условий по второму сотруднику через «Кадровый перевод» со сменой вида занятости на «Основное место работы». Учтите, что при смене вида занятости могут пересчитаться права на отпуск и алгоритмы среднего заработка — проверьте расчёты после перевода.

Частые вопросы

Можно ли оформить внутреннее совместительство на полную ставку?

По ТК РФ работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период, поэтому в программе совместителю назначают график на неполное время и долю ставки не более 0,5. Полная ставка технически возможна, но это нарушение законодательства, и программа не подстрахует вас от претензий проверяющих.

Как начислить премию только по совместительству?

Создайте документ «Премия» и выберите в нём именно сотрудника-совместителя, а не физлицо в целом. Начисление попадёт в базу этого места работы и будет учитываться при расчёте его среднего заработка, но НДФЛ и взносы всё равно посчитаются по физлицу суммарно.

Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?

Используйте обработку поиска и объединения дублей (в типовых конфигурациях — «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей»). Перед объединением сделайте резервную копию базы и проверьте, какая карточка физлица содержит корректные данные документов, удостоверяющих личность.

Как оформить больничный внутреннему совместителю?

Больничный лист вводится один на физлицо, но пособие рассчитывается по каждому месту работы отдельно, если сотрудник работал у тех же работодателей в расчётном периоде. В ЗУП 3.1 документ «Больничный лист» автоматически учитывает все места работы физлица в организации — проверьте на закладке оплаты, что оба места учтены корректно.

Нужен ли совместителю отдельный табельный номер?

Да, при создании нового сотрудника программа автоматически присваивает ему отдельный табельный номер, отличный от основного. Это нормально: каждый сотрудник — отдельная учётная единица со своим договором, графиком и кадровой историей, хотя физлицо одно.

Попадёт ли совместитель в отчёты СЗВ и 6-НДФЛ?

В персонифицированную отчётность данные попадают по физлицу, а не по сотруднику, поэтому дублирования не будет. В 6-НДФЛ доходы и налог суммируются по всем местам работы физлица. В кадровых отчётах по численности совместители могут учитываться отдельными строками в зависимости от формы отчёта.