Другое · 9 мин
ЕФС-1 в 1С: как правильно заполнить и сдать отчёт
Пошаговая инструкция по заполнению ЕФС-1 в 1С: разделы отчёта, сроки сдачи, настройка в ЗУП и Бухгалтерии, проверка и исправление ошибок.
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России вместо прежних отчётов СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и части разделов 4-ФСС. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия форма формируется автоматически на основе кадровых документов, но корректность данных зависит от того, насколько аккуратно ведётся учёт. Ошибка в кадровом мероприятии или стаже приводит к отказу в приёме или к штрафу.
Форма состоит из двух разделов. Раздел 1 включает подразделы о кадровых событиях (приём, перевод, увольнение, отпуска, запреты на должность) и о взносах на дополнительное страхование. Раздел 2 — это годовые сведения о стаже и страховых взносах, аналог бывшего СЗВ-СТАЖ. Каждый раздел имеет свои сроки и собственную логику заполнения.
Ниже разобрано, какие документы должны быть оформлены в программе, как сформировать каждый раздел, как проверить отчёт перед отправкой и что делать, если СФР вернул отрицательный протокол.
Какие данные должны быть в программе до формирования отчёта
ЕФС-1 не заполняется вручную «с нуля» — 1С собирает сведения из учётных документов. Если кадровое событие не проведено документом, в отчёт оно не попадёт. Поэтому подготовка начинается с аудита данных, а не с формы отчёта.
Проверьте, что в программе оформлены:
- приёмы на работу, переводы и увольнения документами «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение»;
- отпуска без сохранения оплаты, отпуска по уходу за ребёнком, отстранения — соответствующими документами, поскольку они тоже отражаются в подразделе 1.1;
- актуальные персональные данные сотрудников: СНИЛС, ИНН, ФИО, дата рождения, паспортные данные;
- сведения о трудовой функции и характере работы — от них зависят кадровые коды в отчёте;
- договоры ГПХ, если исполнители подлежат включению в сведения о стаже.
Особое внимание уделите СНИЛС: отчёт с неверным или отсутствующим номером не пройдёт форматно-логический контроль. В карточке сотрудника СНИЛС вводится в формате с дефисами, программа проверяет контрольную сумму автоматически.
Раздел 1.1: сведения о кадровых событиях
Подраздел 1.1 сдаётся при наступлении кадрового события — приёма, перевода, увольнения, а также при оформлении отдельных видов отпусков и при установлении или прекращении запрета занимать должность. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Это самая жёсткая по срокам часть формы.
В 1С:ЗУП перейдите в «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» (в некоторых релизах — через «1С-Отчетность» → «Создать» → «Персонифицированные сведения»). Программа предложит выбрать тип сведений и период. При выборе подраздела 1.1 форма автоматически подтянет сотрудников, у которых в указанном периоде проведены кадровые документы.
Проверьте автоматически заполненные поля: код кадрового мероприятия, дата события, трудовая функция, код территориальных условий и условий труда, если они применимы. Дата события должна совпадать с датой приказа, а не с датой фактического выхода сотрудника.
- 1Убедитесь, что кадровый приказ проведён документом в 1С
- 2Откройте «Отчетность, справки» → «ЕФС-1» и создайте форму с типом подраздела 1.1
- 3Проверьте список сотрудников и коды кадровых событий
- 4Запустите встроенную проверку формы кнопкой «Проверить»
- 5Отправьте отчёт через 1С-Отчетность и дождитесь положительного протокола СФР
Раздел 1.2 и сведения о взносах на дополнительное страхование
Подраздел 1.2 содержит сведения о страховых взносах на дополнительное социальное страхование — бывшая форма ДСВ-3. Она актуальна только для работодателей, которые перечисляют дополнительные взносы на накопительную пенсию сотрудников, и для самих сотрудников-плательщиков через работодателя.
Формируется подраздел по итогам года, срок сдачи — до 25 января следующего года. В 1С данные подтягиваются из документов регистрации взносов ДСВ. Если организация такие взносы не уплачивает, подраздел не формируется и не сдаётся — нулевая форма не требуется.
Проверьте, что суммы в отчёте совпадают с платёжными документами и ведомостями на перечисление. Расхождение между зарегистрированными в учёте суммами и фактическими платежами — типичная причина уточнённых форм.
Раздел 2: сведения о стаже и взносах за год
Раздел 2 заменил форму СЗВ-СТАЖ и сдаётся ежегодно до 25 января по всем сотрудникам, состоявшим в трудовых или гражданско-правовых отношениях в отчётном году, включая уволенных. Дополнительно раздел 2 сдаётся на сотрудника, выходящего на пенсию, — в течение трёх календарных дней со дня подачи им заявления.
В 1С форма создаётся через «Отчетность, справки» → «ЕФС-1», тип — раздел 2. Программа группирует сотрудников в пачки и заполняет периоды работы на основании кадровых документов и отсутствий: отпусков без сохранения зарплаты, отпусков по уходу, простоев, отстранений.
Ключевой момент — коды периодов стажа. Обычная работа кодируется стандартным кодом, а льготные периоды (вредные условия труда, северные стажи) требуют специальных кодов, которые берутся из штатного расписания и карточки должности. Если вредность в программе не настроена, код не проставится, и сотрудник потеряет льготный стаж в отчёте.
Проверка и отправка отчёта
Перед отправкой запустите встроенную проверку: кнопка «Проверка» → «Проверка в интернете» или стандартная проверка формы. Она выявит пустые обязательные поля, неверные форматы СНИЛС и ИНН, противоречия дат. Красные строки в протоколе проверки — блокирующие ошибки, их нужно исправить до отправки.
Отправка выполняется через сервис 1С-Отчетность: кнопка «Отправить» в форме отчёта. После отправки отслеживайте статус в журнале обмена. Сначала приходит квитанция о доставке, затем протокол приёма СФР. Только положительный протокол означает, что отчёт принят.
Если пришёл отрицательный протокол, откройте его и посмотрите коды ошибок. Чаще всего это несовпадение СНИЛС с фамилией сотрудника в базе фонда, дублирующиеся сведения или неверный регистрационный номер страхователя. Исправьте данные в карточке сотрудника или в настройках организации, пересоздайте отчёт и отправьте повторно.
Как проверить результат
Получен положительный протокол приёма СФР
Отчёт висит в статусе «Отправлено» без протокола или получен отказ
Данные совпадают с карточкой фонда, проверка ошибок не выдаёт
Ошибка «СНИЛС не найден» или несовпадение ФИО
Включены все работавшие в году, включая уволенных
В пачках только действующие сотрудники
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с ЕФС-1 возникает не в самой форме, а в учёте, из которого она собирается. Разберите типичные сценарии до начала отчётной кампании, чтобы не исправлять их в последний день срока.
Отдельно следите за обновлениями конфигурации. Формат ЕФС-1 периодически меняется, и 1С выпускает обновления форм отчётности. Перед отчётной кампанией проверьте актуальность релиза и обновите конфигурацию, если вышла новая версия формы.
Удобно вести правило: подраздел 1.1 формировать и отправлять в тот же день, когда проведён кадровый документ, а не накапливать события к концу срока. Это снимает риск пропуска срока и распределяет работу равномерно, а годовой раздел 2 тогда собирается практически без ручных правок.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?
Если в отчётном периоде не было застрахованных лиц и кадровых событий, разделы 1.1 и 2 не формируются. Однако если единственный сотрудник — директор-учредитель, состоящий в трудовых отношениях, сведения на него сдавать нужно.
Что делать, если обнаружилась ошибка в уже принятом отчёте?
Сформируйте корректирующую или отменяющую форму ЕФС-1 с тем же типом сведений. В 1С при создании отчёта выберите соответствующий вид корректировки. Отменяющая форма полностью аннулирует ранее поданные сведения по сотруднику, корректирующая — заменяет их новыми данными.
Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?
Электронная сдача обязательна для работодателей с численностью свыше 10 застрахованных лиц. При меньшей численности допускается бумажная форма, но в 1С всё равно удобнее сформировать отчёт и распечатать его из программы, чтобы формат соответствовал требованиям.
Почему в раздел 2 не попал сотрудник по договору ГПХ?
Проверьте, что договор оформлен документом «Договор (работы, услуги)», а не просто отражён в выплатах. Также убедитесь, что период договора попадает в отчётный год и по договору начислялись облагаемые взносами выплаты — без этого сведения о стаже не формируются.
Какой штраф грозит за несдачу или ошибки в ЕФС-1?
За нарушение сроков и порядка представления сведений предусмотрены штрафы за каждое застрахованное лицо, а за недостоверные сведения — отдельная ответственность. Точные суммы установлены законодательством и могут пересматриваться, поэтому актуальные размеры уточняйте в действующих нормативных актах.
Нужно ли сдавать ЕФС-1 при смене фамилии сотрудника?
Да, изменение персональных данных отражается в подразделе 1.3. В 1С сначала зафиксируйте смену фамилии документом изменения личных данных, затем сформируйте соответствующий подраздел формы — программа подтянет старые и новые данные автоматически.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С собирается из кадровых документов, поэтому качество отчёта определяется качеством учёта. Раздел 1.1 сдаётся на следующий рабочий день после события, раздел 2 — ежегодно до 25 января по всем работавшим, включая уволенных. Перед отправкой запускайте проверку, а принятым отчёт считается только после положительного протокола СФР.