Как проставить ОКЗ в 1С ЗУП

Код ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014) требуется при сдаче статистической отчётности — прежде всего формы 1-Т (проф) и ряда других форм Росстата, где численность работников распределяется по группам занятий. В 1С:ЗУП код проставляется в справочнике должностей, после чего программа автоматически подтягивает его в отчёты по сотрудникам, занимающим эти должности.

Работа состоит из трёх этапов: включить использование классификатора в настройках, загрузить сам классификатор (если он ещё не загружен) и заполнить код ОКЗ в карточке каждой должности. Ниже разобран каждый шаг, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых коды «теряются» в отчётах.

Где в 1С ЗУП хранится код ОКЗ и зачем он нужен

Код ОКЗ хранится не у сотрудника, а у должности. Это логично: классификатор описывает вид занятий, который определяется именно должностью, а не конкретным человеком. Поэтому достаточно один раз заполнить код в справочнике «Должности» — и все сотрудники, оформленные на эту должность, получат корректную привязку.

Код используется при заполнении статистических форм, в частности отчёта о численности и заработной плате по группам занятий. Если код не заполнен, в отчёте появятся строки с пустой группой занятий, и форму придётся дорабатывать вручную либо она не пройдёт форматный контроль.

Включение учёта по классификатору ОКЗ

По умолчанию в некоторых релизах реквизит «Код по ОКЗ» в должности может быть скрыт. Чтобы он стал доступен, перейдите в раздел «Настройка» и откройте настройки реквизитов организации. В зависимости от версии программы путь выглядит как «Настройка — Реквизиты организации» либо переключатель учёта по классификатору находится в настройках кадрового учёта.

Найдите флажок, связанный с классификатором занятий (обычно формулировка «Учёт по классификатору ОКЗ» или аналогичная), и установите его. После сохранения настроек в карточке должности появится поле «Код по ОКЗ» с возможностью выбора из классификатора.

Если флажок в настройках не находится, проверьте права пользователя: изменение настроек учётной политики доступно, как правило, только пользователям с ролью администратора или настройщика кадрового учёта.

Загрузка классификатора ОКЗ

Классификатор поставляется вместе с конфигурацией и загружается автоматически при первом обращении к нему либо при начальном заполнении программы. Если при выборе кода в должности список пуст, классификатор нужно загрузить вручную.

1. 1
   Откройте карточку любой должности и нажмите выбор в поле «Код по ОКЗ» — программа предложит загрузить классификатор, согласитесь
2. 2
   Если предложения нет, проверьте раздел «Настройка» — «Классификаторы» или аналогичный пункт на загрузку классификатора занятий
3. 3
   Дождитесь окончания загрузки и убедитесь, что список кодов открывается и содержит группы занятий
4. 4
   Повторно откройте карточку должности и выберите нужный код из списка

Загрузка выполняется один раз для всей информационной базы. В файловых базах процесс занимает немного времени, в клиент-серверных — зависит от нагрузки, но обычно проходит быстро. Прерывать загрузку не следует: незавершённая операция может оставить классификатор в частично заполненном состоянии.

Заполнение кода ОКЗ в карточке должности

Откройте раздел «Настройка» или «Кадры» (в зависимости от релиза) и перейдите к справочнику «Должности». Откройте нужную должность, найдите поле «Код по ОКЗ» и выберите подходящий код из классификатора. Сохраните карточку.

Подбирайте код по сути выполняемой работы, а не по названию должности. Названия в штатном расписании часто не совпадают с формулировками классификатора: например, «менеджер по продажам» и «специалист по продажам» могут относиться к одной и той же группе занятий. Ориентируйтесь на должностные обязанности.

Если в организации много должностей, удобно заполнять коды группами: отсортировать справочник по подразделениям или по алфавиту и пройти последовательно. Массовой обработки заполнения ОКЗ в типовой поставке обычно нет, поэтому при большом штате выделите на задачу отдельное время.

Проверка заполнения и контроль в отчётах

После заполнения проверьте результат. Самый быстрый способ — открыть список должностей и вывести колонку с кодом ОКЗ через настройку списка («Ещё — Изменить форму» или настройка списка). Пустые значения сразу покажут незаполненные позиции.

Затем сформируйте соответствующий статистический отчёт за тестовый период и убедитесь, что сотрудники распределились по группам занятий, а строки с пустым кодом отсутствуют. Если в отчёте остались неопределённые строки, найдите сотрудников из этих строк и проверьте коды в их должностях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список должностей с выведенной колонкой «Код по ОКЗ»

Норма

У всех используемых должностей код заполнен

Тревожный признак

Есть должности с пустым кодом

Статистический отчёт по группам занятий

Норма

Все работники распределены по кодам ОКЗ

Тревожный признак

Присутствуют строки без группы занятий

Карточка новой должности

Норма

Поле «Код по ОКЗ» доступно и заполняется при создании

Тревожный признак

Поле скрыто — не включён учёт по классификатору

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается обновлений классификатора. Если Росстат выпускает изменения к ОК 010-2014, они приходят с обновлениями конфигурации. После таких обновлений имеет смысл сверить коды по ключевым должностям, особенно если отчётность вдруг перестала проходить форматно-логический контроль.

Ещё одна ситуация — совместители и сотрудники, переведённые на другую должность в середине отчётного периода. Программа распределяет их по кодам тех должностей, которые действовали в соответствующие периоды. Если история кадровых переводов ведётся корректно, дополнительных действий не требуется.

Что делать, если код ОКЗ не выбирается или не попадает в отчёт

Если поле «Код по ОКЗ» не видно в карточке должности, вернитесь к настройкам учёта и убедитесь, что использование классификатора включено. Если поле видно, но список выбора пуст, — классификатор не загружен, выполните загрузку повторно.

Если код заполнен, но в отчёт не попадает, проверьте три вещи: актуальность версии конфигурации (старые релизы могут содержать ошибки заполнения форм), корректность кадровых данных сотрудника (приём на работу оформлен документом, а не введён вручную в обход) и период формирования отчёта.

Частые вопросы

Нужно ли проставлять ОКЗ каждому сотруднику отдельно?

Нет. В типовой конфигурации код указывается один раз в карточке должности, и все сотрудники на этой должности наследуют его автоматически. Отдельного реквизита ОКЗ в карточке сотрудника нет.

Что делать, если в классификаторе нет точного названия моей должности?

Это нормальная ситуация: классификатор описывает группы занятий, а не конкретные названия должностей. Выберите код по содержанию работы — какие задачи выполняет сотрудник. Формулировка в штатном расписании может отличаться от формулировки в классификаторе.

Обязательно ли заполнять ОКЗ, если мы не сдаём статотчётность?

Если организация не сдаёт формы, требующие группировки по занятиям, заполнение не обязательно. Однако рекомендуется заполнить коды заранее: при первом требовании Росстата сдать форму времени на ручное заполнение большого справочника может не хватить.

Почему после обновления программы часть кодов стала некорректной?

С обновлениями конфигурации может приходить обновлённая редакция классификатора. Если коды изменились, ранее выбранные значения могут перестать соответствовать актуальному справочнику. Откройте список должностей, найдите позиции с проблемными кодами и выберите актуальные значения заново.

Можно ли заполнить коды ОКЗ массово, а не по одной должности?

В типовой поставке штатной групповой обработки для этого обычно нет. Варианты: последовательное ручное заполнение, использование типовой групповой обработки изменения реквизитов (если она доступна в вашем релизе и у вас есть права) либо привлечение специалиста для разработки обработки. Перед любой массовой операцией сделайте резервную копию базы.

Влияет ли код ОКЗ на расчёт зарплаты или налоги?

Нет. Код ОКЗ — справочная информация исключительно для статистической отчётности. На начисления, удержания, налоги и взносы он не влияет, поэтому заполнять его можно в любой момент без риска для расчётов.