Другое · 12 мин
Как сделать справку СТД-Р в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по формированию справки СТД-Р в 1С:ЗУП: где найти документ, как заполнить, распечатать и подписать ЭЦП, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Справка СТД-Р (справка о трудовой деятельности) пришла на смену бумажной трудовой книжке: именно её работодатель выдаёт сотруднику при увольнении и по запросу — вместе с СТД-Р подтверждаются периоды работы, должности и основания кадровых приказов. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) справка формируется автоматически на основании кадровых данных, поэтому основная задача пользователя — правильно найти документ, проверить состав сведений и вывести корректную печатную форму.
Механизм формирования СТД-Р доступен в типовых конфигурациях 1С:ЗУП редакции 3.1 при условии установки актуальных обновлений. Если в вашей базе справка не формируется или печатная форма выглядит некорректно, чаще всего причина в устаревшей версии конфигурации, незаполненных регистрационных данных организации или отсутствии кадровых документов по сотруднику.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки базы до печати и выдачи справки, а также ситуации, когда данные приходится корректировать вручную.
Что такое СТД-Р и когда она нужна
СТД-Р — справка о трудовой деятельности, форма которой утверждена приказом Минтруда. Она содержит сведения о местах работы сотрудника у текущего работодателя: периоды работы, наименования должностей, структурные подразделения и реквизиты кадровых приказов (приём, переводы, увольнение). С 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде, и СТД-Р стала основным документом, подтверждающим стаж у конкретного работодателя.
Работодатель обязан выдать справку в двух случаях: при увольнении сотрудника — в день увольнения, и по письменному заявлению работающего сотрудника — в течение трёх рабочих дней. Форма СТД-Р выдаётся на бумаге (с подписью и печатью при её наличии) или в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью.
Важно не путать СТД-Р со справкой СТД-СФР (ранее СЗВ-ТД по сути и форме СТД-Р для ПФР): СТД-СФР сдаётся в Социальный фонд России как отчёт, а СТД-Р выдаётся на руки сотруднику. В 1С:ЗУП это разные документы, хотя данные для них берутся из одних и тех же кадровых регистров.
Подготовка базы перед формированием справки
Прежде чем создавать справку, убедитесь, что конфигурация обновлена до актуальной версии. Форма СТД-Р периодически корректируется изменениями законодательства, и в старых релизах печатная форма может не соответствовать действующему образцу. Проверить версию можно через «Администрирование» — «Обслуживание» — «Результаты обновления» или по кнопке «О программе» в главном меню.
Второй обязательный шаг — проверка регистрационных данных организации. Откройте «Настройка» — «Реквизиты организации» (или «Организации» в разделе «Настройка») и убедитесь, что заполнены: ИНН, КПП, ОГРН, наименование по уставу, адрес. Эти сведения выводятся в шапку справки, и пустые поля приведут к неполной или недействительной форме.
Третье условие — наличие проведённых кадровых документов по сотруднику: приём на работу, кадровые переводы, увольнение. Справка строится именно по этим документам, а не по данным трудовой книжки, внесённым вручную. Если сотрудник оформлялся «задним числом» без проведения приказов, сведения в справку не попадут.
Где найти документ «Справка СТД-Р» в 1С:ЗУП
Основной путь — раздел «Кадры». В зависимости от настроек интерфейса документ доступен несколькими способами. Первый вариант: «Кадры» — «Все кадровые документы» — кнопка «Создать» — в списке выбрать «Справка СТД-Р». Если пункта нет в быстром списке, откройте полный список видов документов через стрелку кнопки «Создать».
Второй вариант — из карточки сотрудника. Откройте «Кадры» — «Сотрудники», найдите нужного человека, затем используйте кнопку «Оформить документ» — «Справки» — «Справка СТД-Р». Этот способ удобен тем, что сотрудник подставляется автоматически.
Третий вариант актуален при увольнении: откройте проведённый документ «Увольнение» и воспользуйтесь командой создания связанных документов либо сразу сформируйте печатную форму справки из комплекта документов при увольнении, если такая настройка включена в учётной политике.
- 1Откройте «Кадры» — «Все кадровые документы» и нажмите «Создать» — «Справка СТД-Р»
- 2Укажите организацию и сотрудника — данные о работе подтянутся автоматически
- 3Проверьте табличную часть: периоды, должности, реквизиты приказов
- 4Нажмите «Провести» или запишите документ
- 5Выведите печатную форму по кнопке «Печать» — «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)»
- 6Проверьте заполненность шапки и подпись руководителя перед выдачей
Заполнение и проверка данных справки
После выбора сотрудника программа автоматически заполняет табличную часть сведениями о трудовой деятельности: датой и содержанием каждого кадрового мероприятия (приём, перевод, увольнение), наименованием должности и структурного подразделения, а также датой и номером приказа-основания. Проверьте, что все периоды работы присутствуют и идут без пропусков.
Особое внимание уделите реквизитам приказов. Если в кадровых документах не заполнены номер или дата приказа, в справке соответствующие графы окажутся пустыми. В этом случае откройте исходный документ (приём, перевод), заполните реквизиты приказа, перепроведите его, а затем перезаполните справку кнопкой обновления данных.
Если сотрудник работал в организации до начала учёта в программе (данные вводились начальными остатками), сведения о ранних периодах могут отсутствовать. Тогда строки добавляются вручную в табличную часть справки либо через документ «Начальная штатная расстановка» / ввод начальных данных — в зависимости от того, как вёлся перенос.
Как проверить результат
Наименование организации, ИНН/КПП, адрес заполнены полностью
Пустые поля реквизитов или старое наименование организации
Все периоды от приёма до увольнения присутствуют без разрывов
Пропущены переводы или часть стажа
У каждой строки указаны дата и номер приказа
Пустые графы «дата и номер приказа»
Указан руководитель или уполномоченное лицо, есть расшифровка
Поле подписанта пустое или указан уволенный сотрудник
Печать и выдача справки сотруднику
Печатная форма вызывается из документа справки кнопкой «Печать». В типовой конфигурации доступна форма «Справка о трудовой деятельности (СТД-Р)», соответствующая утверждённому образцу. Перед печатью откройте предварительный просмотр и сверьте: наименование организации, ФИО сотрудника, СНИЛС, таблицу периодов работы и блок подписи.
Бумажная справка подписывается руководителем организации или уполномоченным представителем и заверяется печатью, если организация использует печать. Подписант подставляется из настроек ответственных лиц организации: «Настройка» — «Организации» — закладка с ответственными лицами либо документ «Ответственные лица». Если подписант неверен, скорректируйте именно эти настройки, а не печатную форму.
Для электронной выдачи справка подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В ЗУП это возможно при настроенной работе с криптографией и наличии действующего сертификата. Электронная справка передаётся сотруднику по указанному им в заявлении адресу электронной почты.
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая частая проблема — пустая табличная часть справки. Причина почти всегда в том, что сотрудник не принят в программе кадровым документом: например, оформлен только договор ГПХ или данные заведены справочно. Проверьте наличие проведённого документа «Приём на работу» по этому сотруднику через журнал кадровых документов.
Вторая типичная ситуация — в справке отражаются не все переводы. Так бывает, когда переводы оформлялись документами, не создающими записи о трудовой деятельности, либо когда в настройках кадрового учёта отключён учёт определённых событий. Сверьте список кадровых документов сотрудника с таблицей справки и при необходимости добавьте строки вручную с указанием реквизитов приказов.
Третья ошибка — устаревшая печатная форма после изменения законодательства. Если форма не соответствует актуальному образцу, обновите конфигурацию. Перед обновлением обязательно сделайте резервную копию базы, а при работе в серверном варианте согласуйте обновление с администратором.
Справка СТД-Р и отчёт СТД-СФР: в чём разница
Оба документа строятся на одних и тех же кадровых данных, но предназначены для разных целей. СТД-СФР — отчёт в Социальный фонд России, который сдаётся при кадровых событиях (приём, перевод, увольнение) в установленные сроки. СТД-Р — справка, выдаваемая непосредственно сотруднику. Несдача отчёта в СФР не отменяет обязанности выдать справку, и наоборот.
В 1С:ЗУП отчёт СТД-СФР формируется через «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность» либо из раздела кадровой отчётности, тогда как справка СТД-Р — только как документ по конкретному сотруднику. Согласованность данных между ними достигается за счёт общего источника — регистров кадрового учёта, поэтому корректность исходных приказов критична для обоих документов.
Сравнение вариантов
Выдаётся сотруднику на бумаге или электронно; формируется из раздела «Кадры»; обязательна при увольнении и по заявлению
Сдаётся в Социальный фонд России при кадровых событиях; формируется через 1С-Отчётность; на руки сотруднику не выдаётся
Допустимо при отсутствии программы, но повышает риск ошибок и расхождений с отчётностью; в ЗУП предпочтительнее автоматическое формирование
FAQ: частые вопросы по справке СТД-Р в 1С:ЗУП
Почему в списке «Создать» нет документа «Справка СТД-Р»?
Проверьте версию конфигурации — документ появился в релизах, поддерживающих электронные трудовые книжки, и требует актуальных обновлений. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы, и посмотрите полный список видов документов через стрелку кнопки «Создать» в журнале «Все кадровые документы».
Можно ли сформировать СТД-Р по сотруднику, принятому до начала учёта в программе?
Да, но автоматически подтянутся только периоды, введённые кадровыми документами или начальными остатками. Ранние периоды добавьте вручную в табличную часть справки, указав даты, должности и реквизиты бумажных приказов из архива организации.
Нужно ли проводить документ справки, или достаточно распечатать?
Документ следует провести: это фиксирует факт выдачи справки в учёте и позволяет при повторном обращении сотрудника сформировать дубликат с корректными данными. Непроведённый документ может быть потерян при свёртке или чистке базы.
Что делать, если сотрудник просит справку за период работы у реорганизованной организации?
Если организация в ЗУП переименована, справка формируется от текущего наименования с указанием периодов работы. При смене юридического лица (новая организация в базе) сведения по прежнему юрлицу формируются из его кадровых данных — проверьте, что переводы при реорганизации оформлены корректно.
Как выдать СТД-Р в электронном виде из 1С?
Потребуется настроенная работа с электронной подписью и действующий квалифицированный сертификат работодателя. Сформированную печатную форму сохраняют в файл, подписывают УКЭП и направляют сотруднику по электронной почте, указанной в его заявлении. Само заявление сотрудника храните как основание выдачи.
Справка не совпадает с отчётом СТД-СФР — где искать ошибку?
Источник данных у обоих документов общий — кадровые приказы. Сравните их список по сотруднику: чаще всего расхождение вызвано непроведённым, отменённым или исправленным «задним числом» документом. После исправления приказа перезаполните и справку, и отчёт.
Что важно запомнить
Справка СТД-Р в 1С:ЗУП создаётся из раздела «Кадры» и заполняется автоматически из кадровых приказов. Ключ к корректной справке — актуальная версия конфигурации, заполненные реквизиты организации и проведённые кадровые документы. Ошибки исправляйте в исходных приказах, а не только в самой справке, и выдавайте документ в день увольнения или в течение трёх рабочих дней по заявлению.