Другое · 10 мин
Как в 1С перевести работника с совместительства на основное место работы
Пошаговая инструкция перевода сотрудника с совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП: увольнение, приём, кадровый перевод, настройка графика и проверка расчётов.
Перевод совместителя на основное место работы в 1С:ЗУП упирается в одно ограничение программы: вид занятости фиксируется в кадровом приказе при приёме и потом не меняется никаким документом. Поэтому прямой замены статуса не существует — кадровик оформляет перевод через другой сценарий: либо увольнение с должности совместителя и новый приём на основную должность, либо кадровый перевод с корректировкой данных, в зависимости от того, внутренний это совместитель или внешний.
Какой сценарий выбрать, зависит от кадрового решения: увольняется ли сотрудник с совместительства и принимается заново, или оформляется перевод внутри организации. От этого зависят унифицированные приказы, запись в трудовой книжке, расчёт среднего заработка и отчётность. Ошибка на этом этапе приводит к неверному НДФЛ, искажённым средним заработкам и замечаниям при проверке.
Ниже разобраны оба рабочих способа для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1: через увольнение и новый приём, а также через кадровый перевод. Даны точные действия, признаки правильного результата и типичные ошибки, которые ломают расчёт зарплаты.
Как 1С хранит вид места работы и почему его нельзя просто поменять
В 1С:ЗУП 3.1 каждый приём сотрудника — это отдельный элемент справочника «Сотрудники» со своим видом занятости: основное место работы, внутреннее совместительство или внешнее совместительство. Один физический человек может иметь несколько таких записей, связанных через справочник «Физические лица».
Вид занятости участвует в расчёте НДФЛ (право на стандартные вычеты), формировании отчётности (СЗВ-ТД, статистика), определении права на отпуск и больничный. Поэтому программа не позволяет переключить его одной галочкой — изменение оформляется кадровыми документами, которые формируют проводки по учёту и события для отчётности.
Подготовка: что проверить и закрыть перед переводом
Прежде чем оформлять документы, убедитесь, что по совместительству нет «хвостов». Незакрытые начисления после увольнения придётся доначислять вручную, а это частая причина ошибок в расчётных листках и 6-НДФЛ.
Проверьте: начислена и выплачена ли зарплата за последний месяц, нет ли неиспользованных отпусков (при увольнении положена компенсация), закрыты ли больничные и командировки, не оформлены ли на сотрудника удержания по исполнительным листам. Также уточните у сотрудника заявление — оно определяет дату увольнения и дату приёма на основное место.
Способ 1: увольнение с совместительства и приём на основное место
Это юридически чистый вариант, который чаще всего рекомендуют кадровики: трудовые отношения по совместительству прекращаются, и заключается новый трудовой договор как по основному месту работы. В программе это два последовательных документа.
- 1Создайте документ «Увольнение» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения): выберите сотрудника-совместителя, укажите дату увольнения и основание. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск.
- 2Проверьте начисления при увольнении на вкладке «Начисления и удержания» и выплатите их ведомостью.
- 3Создайте документ «Приём на работу»: выберите то же физическое лицо из справочника, в поле «Вид занятости» укажите «Основное место работы».
- 4Задайте подразделение, должность, график работы и плановые начисления (оклад, надбавки) на вкладке «Оплата труда».
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1 из печатных форм документа.
Важный нюанс: при приёме выбирайте существующее физическое лицо, а не создавайте новое. Иначе в базе появятся два разных человека с одинаковыми ФИО и ИНН, что приведёт к дублям в отчётности по НДФЛ и персонифицированному учёту.
После проведения приёма в справочнике «Сотрудники» появится новая запись с пометкой об основном месте работы. Старая запись совместителя останется с признаком «уволен» — это нормально, удалять её нельзя: по ней хранится история начислений и отчётности.
Способ 2: кадровый перевод без увольнения
Если по соглашению сторон совместительство переоформляется в основное место без разрыва трудовых отношений, можно использовать документ «Кадровый перевод» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения). В документе установите флажок изменения вида занятости и выберите «Основное место работы».
Такой вариант сохраняет непрерывность стажа внутри программы и не требует расчёта компенсации отпуска. Однако он подходит не всегда: юридически переход с совместительства на основную работу без увольнения — спорная практика, и многие кадровые службы настаивают именно на увольнении-приёме. Согласуйте способ с кадровиком до оформления в программе.
Сравнение способов перевода
Юридически безупречен, формирует запись в трудовой книжке и события СЗВ-ТД. Минус: нужно рассчитать компенсацию отпуска, средний заработок для отпусков и больничных начнёт копиться заново по новому приёму.
Быстрее, сохраняет накопленные отпуска и средний заработок. Минус: не все конфигурации корректно отражают смену вида занятости переводом, возможны вопросы при проверке кадровых документов.
Настройка графика, начислений и НДФЛ после перевода
После приёма на основное место проверьте график работы сотрудника: совместители часто работают по неполному графику (например, 0,5 ставки), а основной работник обычно трудится по полному. Если график не изменить, зарплата будет начисляться пропорционально старой норме времени.
Откройте плановые начисления в документе приёма или перевода: оклад должен соответствовать новой договорённости, а надбавки и премии — действующим в подразделении. Если сотрудник ранее получал стандартные вычеты по НДФЛ как совместитель, убедитесь, что вычеты теперь применяются к основному месту работы — заявление на вычет привязывается к конкретному месту работы.
Проверка результата: как убедиться, что всё оформлено правильно
Финальный контроль занимает несколько минут, но избавляет от исправлений в отчётном периоде. Пройдите по контрольным точкам ниже после проведения всех документов.
Как проверить результат
Новая запись с видом «Основное место работы», старая — уволена
Два действующих сотрудника или новый сотрудник заведён на новое физлицо
Назначен полный график основного работника
Остался неполный график совместителя — зарплата занижена
Оклад рассчитан по полной норме времени
Начисление пропорционально старой ставке или двойное начисление
Доходы и вычеты идут по одному физлицу
Дубли физлица, расхождения в 6-НДФЛ
Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника за ближайший месяц и сверьте сумму с ожидаемой. Если планируется сдача СЗВ-ТД, проверьте, что события «Увольнение» и «Приём» (или «Перевод») попали в отчёт с корректными датами.
Типичные ошибки и как их избежать
Если ошибка обнаружена после закрытия периода, не редактируйте проведённые документы напрямую. Используйте механизмы исправления: сторнирование начислений, корректировочные документы и уточнённые отчёты. Прямая перепроводка документов прошлых периодов меняет уже сданную отчётность.
Что важно запомнить
Вид места работы в 1С:ЗУП меняется только кадровыми документами: увольнение с совместительства и приём на основное место — основной способ, кадровый перевод — альтернатива при согласовании с кадровой службой. Перед операцией закройте все начисления, при приёме выбирайте то же физлицо, после — проверьте график, начисления и вычеты НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли просто поменять вид занятости в карточке сотрудника?
Нет. Поле вида занятости в 1С:ЗУП заполняется документом приёма и недоступно для прямого редактирования. Изменение оформляется через «Кадровый перевод» или пару документов «Увольнение» + «Приём на работу».
Потеряет ли сотрудник накопленные дни отпуска при увольнении и новом приёме?
Да, остаток отпуска по совместительству закрывается компенсацией при увольнении, а по новому приёму отпускной стаж начинает накапливаться заново. Если нужно сохранить накопленные дни, рассмотрите вариант с кадровым переводом.
Что делать, если по ошибке создали новое физическое лицо?
Нужно объединить дубли: в документе приёма заменить физлицо на правильное и перепровести документ, а лишнюю карточку физлица пометить на удаление, если по ней нет документов. Если документы уже проведены по обоим физлицам, потребуется аккуратная ручная корректировка с пересчётом НДФЛ.
Нужно ли подавать СЗВ-ТД при переводе совместителя на основное место?
Да. Увольнение и приём (или перевод) — кадровые события, которые подлежат отражению в СЗВ-ТД. Отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С события формируются автоматически на основании кадровых документов.
Как оформить переход, если совместительство внутреннее и сотрудник остаётся в той же организации?
Механизм тот же: внутреннего совместителя увольняют с дополнительной ставки или переводят кадровым переводом, а основное место оформляют документом приёма с видом «Основное место работы» на то же физическое лицо. Основная ставка при этом не трогается, изменения касаются только записи совместителя.
Влияет ли перевод на расчёт больничного по среднему заработку?
При увольнении и новом приёме средний заработок для пособий считается по правилам нового места работы с учётом справок о заработке за расчётный период. При кадровом переводе история начислений в программе сохраняется, и средний рассчитывается без разрыва.