Другое · 9 мин
Как сделать расчетно-платежную ведомость в 1С
Как создать расчетно-платежную ведомость в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: заполнение, проверка сумм, печать формы Т-53 и типичные ошибки при выплате зарплаты.
Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49) объединяет начисление и выплату зарплаты в одном документе: в ней видно, сколько сотруднику начислено, сколько удержано и какая сумма выдается на руки с подписью о получении. В 1С такой документ применяется, когда зарплата выплачивается через кассу наличными, а не перечислением на карты. В 1С:ЗУП ведомость создается автоматически на основании уже рассчитанных начислений, поэтому главная задача бухгалтера — правильно подготовить данные и проверить результат.
Прежде чем формировать ведомость, в программе должны быть выполнены три условия: заполнен табель учета рабочего времени, рассчитана зарплата документом «Начисление зарплаты и взносов» и исчислен НДФЛ. Если хотя бы одно из этих условий не выполнено, ведомость либо не заполнится, либо покажет неверные суммы к выплате. Поэтому работа с документом начинается не с кнопки «Создать», а с проверки расчетов за период.
Где находится ведомость в разных конфигурациях 1С
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ведомости находятся в разделе «Зарплата» → «Ведомости в кассу» (для выплаты наличными) или «Ведомости в банк» (для перечисления на карты). Общий список всех ведомостей доступен по ссылке «Все ведомости на выплату зарплаты» в том же разделе.
В 1С:Бухгалтерии предприятия путь немного другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Зарплата» → «Ведомости на выплату зарплаты». Здесь также есть разделение на выплату через кассу и через банк. В обеих конфигурациях логика работы одинаковая: сначала расчет, потом ведомость, затем регистрация выплаты.
Подготовка данных перед созданием ведомости
Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц и убедитесь, что он проведен, в нем перечислены все сотрудники и рассчитан НДФЛ. Быстрый способ проверки — отчет «Расчетный листок» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате»): если по сотруднику есть строка «К выплате», значит, расчет выполнен и ведомость сможет подхватить сумму.
Также проверьте, нет ли за период незакрытых кадровых событий: неоформленных отпусков, больничных, увольнений. Сотрудник, уволенный, но не рассчитанный, либо не попадет в ведомость, либо попадет с нулевой суммой. Все разовые начисления и удержания должны быть введены до формирования ведомости, иначе документ придется перезаполнять.
Если часть зарплаты уже выплачена авансом, убедитесь, что авансовая ведомость проведена. Программа учитывает ранее выплаченные суммы и покажет в новой ведомости только остаток к выдаче. Непроведенный аванс приведет к двойной выплате одной и той же суммы.
Пошаговое создание расчетно-платежной ведомости
Последовательность действий в 1С:ЗУП выглядит так. Откройте раздел «Зарплата» → «Ведомости в кассу» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, месяц начисления (период, за который выплачивается зарплата), подразделение — если выплата идет только по одному отделу — и дату выплаты. Поле «Способ выплаты» должно соответствовать выдаче через кассу.
Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберет всех сотрудников, которым за указанный период начислена, но еще не выплачена зарплата. В табличной части появятся колонки: сотрудник, сумма к выплате, а при детальной настройке — расшифровка начислений и удержаний. Если нужно выплатить зарплату не всем, лишние строки удаляются вручную, а добавить отдельного сотрудника можно кнопкой «Подбор».
Проверьте итоговую сумму по ведомости — она отображается внизу документа. Сверьте ее с суммой «К выплате» в отчете «Расчетный листок» по тем же сотрудникам. После сверки нажмите «Провести и закрыть». С этого момента задолженность считается оформленной, и на основании ведомости создается расходный кассовый ордер на фактическую выдачу денег.
- 1Рассчитайте зарплату и НДФЛ документом «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 2Проверьте отсутствие непроведенных отпусков, больничных и увольнений за период
- 3Откройте «Зарплата» → «Ведомости в кассу» и создайте новый документ
- 4Укажите организацию, месяц, дату выплаты и подразделение при необходимости
- 5Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников и суммы
- 6Сверьте итог ведомости с расчетными листками, затем проведите документ
- 7Создайте расходный кассовый ордер на основании ведомости и распечатайте форму Т-49 или Т-53
Печать формы Т-49 и Т-53
После проведения в документе становится доступна кнопка «Печать». В 1С:ЗУП доступны обе унифицированные формы: Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и Т-53 (платежная ведомость). Форма Т-49 содержит графы начислений и удержаний и подходит, когда ведомость одновременно служит расчетным документом. Т-53 — сокращенная форма только для выдачи денег, когда расчет оформлен отдельно.
Перед печатью заполните реквизиты подписантов: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В 1С эти данные подтягиваются из карточки организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации» или «Настройка» → «Организации», вкладка с ответственными лицами). Если подписи в печатной форме пустые, проверьте, что ответственные лица назначены приказом с действующей датой.
Использование унифицированных форм не является обязательным — организация вправе утвердить собственную форму ведомости с обязательными реквизитами первичного документа. Однако типовые формы Т-49 и Т-53 уже встроены в 1С и удовлетворяют требованиям к первичным документам, поэтому большинство организаций использует их без доработок.
Проверка результата и регистрация выплаты
Признак корректно оформленной выплаты — нулевая задолженность по сотрудникам после выдачи денег. Откройте отчет «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате») за следующий месяц: если по выплаченному периоду остались суммы, значит, часть ведомости не оплачена или выплата не зарегистрирована кассовым документом.
В 1С:ЗУП факт выдачи денег фиксируется документом «Расходный кассовый ордер», который создается кнопкой «Создать на основании» прямо из ведомости. Сумма РКО должна совпадать с итогом ведомости. Если какой-то сотрудник не получил деньги (отсутствовал, заболел), невыплаченная сумма депонируется — в программе для этого предусмотрен механизм возврата задолженности по ведомости.
Как проверить результат
Суммы к выплате совпадают по каждому сотруднику
Расхождения — значит, расчет изменился после заполнения ведомости
По выплаченному периоду остаток нулевой
Остались суммы — не создан РКО или часть денег не выдана
Все, кому начислена зарплата через кассу, включены в ведомость
Сотрудник с расчетом отсутствует — проверьте способ выплаты в его карточке
Типичные ошибки при работе с ведомостью
Самая частая проблема — пустая ведомость после нажатия «Заполнить». Причины почти всегда одни и те же: не проведен документ начисления зарплаты, выбран неверный месяц в шапке ведомости или у сотрудников в карточке указан способ выплаты «через банк», а не через кассу. Способ выплаты проверяется в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты, учет затрат».
Вторая типичная ситуация — ведомость заполнилась, но суммы не совпадают с ожидаемыми. Это происходит, если после заполнения ведомости кто-то пересчитал начисления: ведомость фиксирует суммы на момент заполнения и сама не обновляется. Документ нужно перезаполнить кнопкой «Заполнить» или обновить суммы командой «Обновить» в табличной части.
Частые вопросы о расчетно-платежной ведомости в 1С
Чем расчетно-платежная ведомость отличается от платежной?
Расчетно-платежная (Т-49) содержит и расчет начислений с удержаниями, и выдачу денег под подпись — это два документа в одном. Платежная (Т-53) служит только для выдачи: расчет при этом оформляется отдельно расчетными листками. В 1С обе формы печатаются из одного документа «Ведомость в кассу».
Почему ведомость не заполняется, хотя зарплата начислена?
Проверьте три вещи: проведен ли документ «Начисление зарплаты и взносов», совпадает ли месяц в шапке ведомости с месяцем начисления и какой способ выплаты указан в карточках сотрудников. Если сотруднику назначена выплата на банковскую карту, в ведомость на выплату через кассу он не попадет.
Можно ли выплатить зарплату только части сотрудников?
Да. После автоматического заполнения удалите лишние строки из табличной части или ограничьте состав ведомости, указав в шапке конкретное подразделение. Оставшиеся сотрудники попадут в следующую ведомость — программа отслеживает невыплаченные суммы по каждому работнику.
Что делать, если сотрудник не получил деньги по ведомости?
Невыплаченная сумма депонируется: в 1С оформляется возврат задолженности по ведомости, и сумма продолжает числиться за сотрудником. Выдать ее можно позже отдельной ведомостью или расходным ордером по заявлению сотрудника в пределах сроков, установленных для депонированных сумм.
Нужно ли распечатывать ведомость, если учет ведется электронно?
Если зарплата выдается наличными, подпись сотрудника о получении денег обязательна, а значит, бумажная ведомость с графой для подписи необходима — это подтверждение факта выплаты. Электронный документ без подписи получателя такое подтверждение не заменяет.
Как исправить ошибку в уже проведенной ведомости?
Если деньги еще не выданы, отмените проведение ведомости, исправьте расчет или состав и проведите заново. Если выплата по РКО уже прошла, прямое редактирование недопустимо: оформляется корректировка через сторнирование начисления и новую ведомость на разницу.