Как оформить внешнее совместительство в 1С:ЗУП 8.3

Внешний совместитель — это сотрудник, для которого ваша организация не является основным местом работы: трудовой договор по основному месту у него заключён с другим работодателем. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 такой работник оформляется тем же документом «Приём на работу», что и штатный сотрудник, но с видом занятости «По совместительству». Ошибка на этом этапе приводит к неправильному расчёту среднего заработка, лимитов по часам и отчётности.

Ключевые отличия внешнего совместителя в программе: отдельная карточка сотрудника (даже если это тот же физлицо, что и внутренний совместитель — для внешнего совместительства физлицо обычно новое), ограничение продолжительности рабочего времени — не более половины нормы учётного периода, а также особенности предоставления отпусков и больничных. Ниже разобран полный цикл: от настройки программы до проверки начислений.

Проверьте настройки программы перед приёмом

Перед оформлением убедитесь, что в учётной политике включены нужные механизмы. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и проверьте, что ведётся кадровый учёт и расчёт зарплаты. Если организация использует штатное расписание, позиция для совместителя должна быть создана заранее с нужным количеством ставок.

Также проверьте справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» → «Шаблоны и графики»). Для совместителя обычно требуется отдельный график: например, «Пятидневка 0,5 ставки» с рабочим временем 4 часа в день. Если такого графика нет — создайте его копированием стандартной пятидневки и скорректируйте длительность рабочего дня.

Заведите физическое лицо и сотрудника

В разделе «Кадры» → «Сотрудники» создайте нового сотрудника. Если человек ранее не работал в организации, программа предложит создать новое физическое лицо — заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. Эти сведения понадобятся для персонифицированной отчётности и ЭДО с фондами.

Если этот человек уже есть в базе как физлицо (например, он бывший сотрудник), выберите существующую карточку, но создайте нового сотрудника. Не путайте: внешнее совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник, а не дополнительное место работы к существующему.

Оформите приём на работу

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Заполните ключевые поля:

• Сотрудник — созданный на предыдущем шаге;
• Дата приёма и подразделение;
• Должность (или позиция штатного расписания);
• Вид занятости — «По совместительству». Это критичное поле: именно оно отличает внешнего совместителя от основного работника;
• Количество ставок — например, 0,5;
• График работы — специальный график совместителя;
• Вид договора — «Трудовой договор», при необходимости укажите срочность.

На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление — обычно «Оплата по окладу». Укажите размер оплаты: программа позволяет задать полный оклад по позиции, а фактическая сумма рассчитается пропорционально ставке и отработанному времени. Проверьте, чтобы расчёт шёл именно от графика совместителя, а не от нормы полного времени.

1. 1
   Создайте физлицо и карточку сотрудника
2. 2
   Откройте документ «Приём на работу»
3. 3
   Установите вид занятости «По совместительству»
4. 4
   Укажите ставку (например, 0,5) и график совместителя
5. 5
   Назначьте начисление «Оплата по окладу»
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1

Настройте начисления, НДФЛ и взносы

По умолчанию зарплата совместителю начисляется документом «Начисление зарплаты и взносов» вместе с остальными сотрудниками — отдельного документа не требуется. Сумма рассчитывается пропорционально отработанным дням и часам по его графику. Если совместитель отработал неполный месяц, проверьте, что программа корректно применила норму времени именно его графика.

НДФЛ удерживается в общем порядке. Важный нюанс — стандартные налоговые вычеты: совместитель вправе получать их только у одного работодателя по своему выбору. Если сотрудник подал заявление на вычет именно у вас, оформите его через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты». Если заявления нет — вычет в программе не назначайте.

Страховые взносы начисляются на выплаты совместителю в полном объёме по тарифам вашей организации. Проверьте, что в карточке сотрудника корректно указан статус застрахованного лица — от этого зависят сведения персонифицированного учёта.

Самый частый сбой — совместителю начисляется полный оклад вместо половины. Причина почти всегда в том, что в приёме указан график полной пятидневки. Исправляется кадровым переводом со сменой графика с даты обнаружения ошибки, а перерасчёт — документом «Перерасчёты».

Отпуска, больничные и кадровые документы

Ежегодный отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы — на общих основаниях документом «Отпуск». Средний заработок рассчитывается из начислений по вашему договору. Если совместитель отработал меньше шести месяцев, отпуск всё равно предоставляется авансом, если он совпадает с отпуском по основному месту.

По больничным действует особый порядок: внешний совместитель может получать пособие у нескольких работодателей в зависимости от того, где работал в расчётном периоде. В программе больничный оформляется документом «Больничный лист»; при электронном взаимодействии с фондом данные подтягиваются автоматически. Проверьте, что расчёт среднего идёт только по выплатам вашей организации, если пособие назначается по одному месту работы.

Кадровые переводы, изменения оплаты и увольнение совместителя оформляются стандартными документами «Кадровый перевод» и «Увольнение». При увольнении программа рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск автоматически.

Проверка результата и типичные ошибки

После первого расчётного месяца сверьте результат по расчётному листку сотрудника («Зарплата» → «Отчёты» → «Расчётный листок»). Начисленная сумма должна соответствовать доле ставки и фактически отработанному времени. Дополнительно сформируйте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и убедитесь, что часы совместителя не превышают половины нормы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «По совместительству»

Тревожный признак

«Основное место работы» — исказится средний заработок и отчётность

Сумма начисления в расчётном листке

Норма

Соответствует доле ставки и отработанному времени

Тревожный признак

Начислен полный оклад — неверный график

Табель Т-13

Норма

Часы не превышают половины нормы

Тревожный признак

Полные 8-часовые дни при 0,5 ставки

НДФЛ в отчёте

Норма

Вычеты применяются только при наличии заявления

Тревожный признак

Вычет применён автоматически без заявления

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить внешнего совместителя на полную ставку?

Формально программа позволяет указать 1 ставку, но продолжительность работы по совместительству ограничена половиной нормы рабочего времени. Полная ставка допустима лишь в исключительных случаях, например когда сотрудник приостановил работу по основному месту. На практике для совместителей заводят график с сокращённым временем.

Нужен ли совместителю отдельный график работы?

Да, если его режим отличается от стандартного. График определяет норму времени для расчёта оклада, поэтому при работе 4 часа в день следует создать отдельный график, иначе программа посчитает недоработку или начислит лишнее.

Как отразить, что совместитель работает не каждый день?

Создайте график с рабочими днями по фактическому расписанию — например, три дня в неделю по несколько часов. Часы сверх графика оформляйте документами учёта отсутствий или сверхурочных, а не ручной правкой табеля.

Чем внешнее совместительство отличается от внутреннего в ЗУП?

Внешний совместитель — отдельный сотрудник с отдельным трудовым договором и документом приёма. Внутреннее совместительство оформляется тоже отдельным приёмом на того же физлицо внутри организации, а разовые доплаты за дополнительную работу — документом «Совмещение должностей» без нового сотрудника.

Как уволить внешнего совместителя?

Стандартным документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и включит сотрудника в окончательный расчёт. Основание увольнения укажите по трудовому договору — общих ограничений для совместителей здесь нет.