Другое · 11 мин
Как сделать перерасчет зарплаты за предыдущий период в 1С
Пошаговая инструкция по перерасчету зарплаты за прошлый период в 1С:ЗУП и БП: механизм доначислений, сторно, документы-исправления, влияние на НДФЛ и отчетность.
Перерасчет зарплаты за прошлый период — типовая задача расчетчика: сотрудник принес больничный задним числом, обнаружилась ошибка в табеле, забыли ввести премию или оклад изменили с прошлой даты. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии для этого предусмотрены штатные механизмы, и главное правило — не редактировать закрытые документы прошлого периода вручную, а использовать специальные документы перерасчета и доначисления.
Прямое изменение проведенного документа «Начисление зарплаты и взносов» за закрытый месяц ломает цепочку расчетов: расходятся ведомости на выплату, данные по НДФЛ, страховым взносам и уже сданная отчетность. Корректный путь — зафиксировать основание перерасчета и дать программе самой доначислить или сторнировать суммы в текущем периоде.
Ниже разобраны основные сценарии: автоматические перерасчеты в 1С:ЗУП, ручные доначисления, сторнирование, исправление больничных и отсутствий, а также влияние перерасчетов на НДФЛ, взносы и отчетность.
Когда требуется перерасчет и какие есть способы
Поводы для перерасчета делятся на две группы. Первая — появление новой информации о прошлом периоде: опоздавший листок нетрудоспособности, исправленный табель, приказ об изменении оклада задним числом, обнаруженное неучтенное отсутствие. Вторая — ошибка расчетчика: неверно введен вид расчета, не тот процент премии, неправильный районный коэффициент.
В 1С:ЗУП ситуация обычно обрабатывается тремя инструментами: автоматическим механизмом перерасчетов (программа сама регистрирует необходимость доначисления), документом «Доначисление, перерасчет» для ручных корректировок и документом «Сторнирование начислений» для отмены ошибочных сумм. В 1С:Бухгалтерии 8 перерасчет чаще делается вручную через новый документ начисления или операцию.
Сравнение способов перерасчета
Подходит при вводе опоздавших документов (больничный, отсутствие, изменение оклада). Программа сама доначислит разницу в следующем расчете. Ограничение: срабатывает только для штатных ситуаций.
Подходит для ручной корректировки сумм прошлых периодов с пересчетом НДФЛ и взносов. Требует понимания, какие начисления нужно исправить.
Подходит, когда начисление за прошлый период ошибочно полностью. Создает сторно-записи и корректирует налоги.
Подходит для простых случаев без кадрового учета. Ограничение: высокий риск ошибки в НДФЛ и отчетности, требует внимательной проверки.
Подготовка: что проверить перед перерасчетом
До начала работы убедитесь, что период, за который делается перерасчет, действительно закрыт: зарплата начислена и выплачена, отчетность сдана. Если расчет за месяц еще не завершен, проще исправить исходные документы напрямую — перерасчет не нужен.
Проверьте, есть ли у вас права на ввод документов перерасчета, и сделайте резервную копию базы, если предстоит массовая корректировка. Уточните основание: приказ, больничный лист, исправленный табель — документ-основание должен быть оформлен до перерасчета, чтобы суммы были обоснованы.
Автоматический перерасчет в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП встроен механизм отслеживания ситуаций, требующих перерасчета. Когда вы вводите документ, влияющий на прошлый период (например, больничный, пересекающийся с уже начисленной зарплатой, или кадровый перевод с прошлой даты), программа регистрирует необходимость перерасчета. Увидеть эти записи можно в разделе «Зарплата» — «Перерасчеты» (в некоторых версиях — «Сервис» — «Перерасчеты» или предупреждение в журнале документов).
Доначисление произойдет автоматически при следующем заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов»: программа добавит строки перерасчета за прошлый месяц с признаком «Перерасчет» и корректно пересчитает НДФЛ и взносы. Вам нужно только проверить результат в документе — суммы доначисления видны на отдельных закладках или с пометкой периода, за который они выполнены.
Если автоматический перерасчет не сработал
Механизм не срабатывает, если документ прошлого периода был изменен вручную «мимо» учетных механизмов или если перерасчет ранее был удален из списка. В этом случае введите документ «Доначисление, перерасчет» вручную или откройте список перерасчетов и зарегистрируйте сотрудника заново.
- 1Введите документ-основание (больничный, отсутствие, изменение оплаты) с датами прошлого периода и проведите его
- 2Откройте список перерасчетов («Зарплата» — «Перерасчеты») и убедитесь, что сотрудник зарегистрирован
- 3Создайте «Начисление зарплаты и взносов» текущего месяца и заполните его автоматически
- 4Проверьте строки перерасчета за прошлый период: суммы, НДФЛ, взносы
- 5Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника для контроля
Ручной перерасчет: документ «Доначисление, перерасчет»
Документ «Доначисление, перерасчет» (раздел «Зарплата») используется, когда нужно вручную скорректировать конкретные начисления прошлых периодов: добавить забытый вид расчета, изменить сумму премии, исправить показатель. В документе указывается месяц, в котором выполняется корректировка, и период, за который она делается.
На закладке «Доначисления» добавьте сотрудника и вид расчета с корректной суммой или разницей. Если нужно исправить уже начисленный вид расчета, используйте закладку с перерасчетом существующих начислений: программа сторнирует старую сумму и начислит новую. НДФЛ и взносы пересчитаются автоматически на соответствующих закладках — обязательно проверьте их заполнение кнопкой пересчета.
После проведения сформируйте расчетный листок сотрудника: в нем должны быть видны доначисление за прошлый период, пересчитанный налог и итоговая сумма к выплате. Сверьте итог с вашим ручным расчетом ожидаемой суммы.
Сторнирование ошибочных начислений
Если начисление за прошлый период ошибочно целиком — например, сотруднику начислили зарплату за дни, когда он фактически был в отпуске за свой счет, — используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Документ создает отрицательные записи по указанному начислению и корректирует НДФЛ и взносы.
В документе выберите сотрудника, период сторнирования и вид начисления, который нужно отменить. Программа подтянет суммы из расчетных данных. После проведения сторно уменьшит задолженность перед сотрудником, а излишне удержанный НДФЛ будет зачтен при следующих расчетах.
Если из-за сторно образовалась задолженность сотрудника перед организацией (деньги уже выплачены), вопрос удержания решается отдельно: по согласованию с сотрудником, через удержания в пределах ограничений трудового законодательства. Автоматически «минус» из зарплаты не списывается без соответствующего оформления.
Перерасчет в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:БП нет развитого механизма автоматических перерасчетов, поэтому корректировки делают вручную. Стандартный способ — создать документ «Начисление зарплаты» текущим месяцем, добавить сотрудника и ввести доначисление отдельной строкой с комментарием о периоде, за который она выполняется. Либо используйте документ «Операция, введенная вручную» для проводок, но тогда данные в регистрах по НДФЛ придется контролировать особенно внимательно.
При ручном вводе пересчитайте НДФЛ самостоятельно: программа не всегда корректно связывает ручную строку с налоговым учетом прошлого периода. Проверьте регистр расчетов и справку 2-НДФЛ по сотруднику после проведения — суммы дохода и налога должны соответствовать исправленным значениям.
Влияние на НДФЛ, взносы и отчетность
Доначисление за прошлый период увеличивает базу по страховым взносам того месяца, за который выполнено начисление. Если расчет по взносам (РСВ) за этот период уже сдан, потребуется уточненный расчет с исправленными суммами по сотруднику.
По НДФЛ логика другая: доход отражается по дате его фактического получения. Доначисленная зарплата попадет в 6-НДФЛ того периода, когда она фактически выплачена (для зарплаты — по последнему дню месяца начисления). Если перерасчет затронул уже сданный 6-НДФЛ, подайте уточнение. Персонифицированные сведения о физлицах также могут потребовать корректировки, если изменилась база за отчетный месяц.
Как проверить результат
Видны доначисление за прошлый период, пересчитанный НДФЛ, корректная сумма к выплате
Перерасчет отсутствует или сумма не совпадает с ручным расчетом
Доход и налог отражены в правильных периодах
Доначисление попало не в тот месяц или налог не пересчитан
Определено, нужна ли уточненка по РСВ и 6-НДФЛ
Базы в программе изменились, а уточненные расчеты не поданы
Сумма к выплате учитывает перерасчет
Выплачена старая сумма без учета доначисления
Частые вопросы
Можно ли просто исправить старый документ начисления, если отчетность еще не сдана?
Да, если месяц не закрыт, выплаты по нему не проведены и отчетность не сдана, проще отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Как только по периоду есть выплаты или сданные отчеты — переходите на документы перерасчета текущим периодом.
Почему в «Начислении зарплаты и взносов» не появились строки перерасчета?
Проверьте список перерасчетов: возможно, запись о необходимости перерасчета была удалена ранее или документ-основание не проведен. Также перерасчет не появится, если дата документа начисления раньше даты регистрации перерасчета. Зарегистрируйте перерасчет вручную или используйте «Доначисление, перерасчет».
Нужно ли подавать уточненный РСВ после доначисления за прошлый квартал?
Да, если изменилась база по страховым взносам за период, по которому расчет уже сдан. В уточненном расчете исправляются разделы по соответствующему сотруднику и итоговые суммы взносов. Если доначисление относится к периоду, отчетность за который еще не сдана, уточнение не требуется.
Как отразить перерасчет, если сотрудник уже уволен?
Доначисление оформляется теми же документами: «Доначисление, перерасчет» или «Сторнирование начислений» по уволенному сотруднику. Выплату проведите отдельной ведомостью. Не забудьте про уточненные расчеты по взносам и 6-НДФЛ, а также выдачу сотруднику обновленной справки о доходах.
Что делать, если в результате сторно сотрудник остался должен организации?
Сумма задолженности фиксируется в учете, но удержать ее из будущих выплат можно только в пределах, установленных трудовым законодательством, и как правило с согласия сотрудника. Оформите согласие на удержание или соглашение о возврате, затем зарегистрируйте удержание соответствующим документом.
Перерасчет касается нескольких сотрудников сразу — есть ли групповой способ?
Да. При массовом изменении (например, индексация окладов задним числом) введите документ изменения оплаты на список сотрудников — программа зарегистрирует перерасчеты по всем, и доначисления попадут в следующее общее «Начисление зарплаты и взносов» автоматически.
Что важно запомнить
Перерасчет за прошлый период делается документами текущего периода, а не правкой старых начислений. В ЗУП используйте автоматические перерасчеты, «Доначисление, перерасчет» и «Сторнирование начислений», в БП — ручные доначисления с обязательным контролем НДФЛ. После перерасчета проверьте расчетный листок, налоговые регистры и необходимость уточненной отчетности.