Другое · 11 мин
Как настроить начисления в 1С 8.3
Пошаговая настройка начислений в 1С 8.3: виды расчёта, формулы, НДФЛ и взносы, отражение в учёте, типичные ошибки и проверка результата.
Начисления — это виды расчёта, по которым программа определяет суммы, положенные сотруднику: оклад, премии, доплаты, отпускные, больничные. От корректности их настройки зависит не только сумма «на руки», но и расчёт НДФЛ, страховых взносов, проводки в бухгалтерском учёте и отчётность в фонды. Ошибка в одном реквизите начисления способна исказить расчёт по всем сотрудникам, которым оно назначено.
В 1С 8.3 настройка начислений выполняется в конфигурациях «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «Бухгалтерия предприятия» (БП) с модулем зарплаты. Логика в обеих программах схожа: сначала создаётся или корректируется вид начисления, затем он назначается сотруднику как плановый или регистрируется разовым документом. Ниже разобран порядок действий, типовые параметры и контрольные точки.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учёта зарплаты, а база сохранена в архивной копии. Изменение формул и налогообложения уже используемых начислений влияет на расчёты за текущий период и может потребовать перерасчёта.
Где находятся начисления и что нужно подготовить
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» список начислений открывается через меню «Настройка — Начисления». В «1С:Бухгалтерии 8.3» путь другой: «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Расчёт зарплаты — Начисления». В обеих конфигурациях часть видов расчёта уже создана предопределённо: оплата по окладу, отпускные, больничный за счёт работодателя и другие.
Прежде чем создавать новое начисление, проверьте, нет ли подходящего предопределённого. Дублирование видов расчёта с похожим смыслом — частая причина путаницы в отчётах и расчётных листках. Если предопределённое начисление подходит по смыслу, но требует другой формулы, лучше создать копию и изменить её, оставив исходный вариант нетронутым.
Также заранее определите: как начисление будет рассчитываться (фиксированной суммой, процентом, по отработанному времени), облагается ли оно НДФЛ и взносами, к какой статье затрат относится и каким документом будет вводиться. От ответов зависят конкретные реквизиты в карточке начисления.
Создание нового вида начисления
В списке начислений нажмите «Создать». Заполните наименование так, чтобы бухгалтер и сотрудник понимали смысл выплаты по расчётному листку, например «Доплата за работу в ночное время» вместо «Доплата №3». Код начисления программа обычно присваивает автоматически; следите только за его уникальностью.
Ключевой реквизит — «Назначение начисления» или «Вид расчёта». От него зависит, как программа будет использовать начисление: как повременную оплату, премию, отпуск, материальную помощь и т.д. Например, для ежемесячной премии выбирается назначение «Премия», для доплаты за условия труда — «Повременная оплата труда и доплаты».
Далее установите признак «Начисление выполняется»: ежемесячно (плановое), по отдельному документу (разовое), только если введён вид учёта времени и другие варианты. От этого зависит, подтянется ли начисление в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически или потребуется отдельный документ — «Премия», «Разовое начисление», «Отпуск».
Настройка формулы расчёта
Формула определяет, как из показателей получается сумма начисления. Типовой пример для оклада: оплата пропорционально отработанным дням — программа делит оклад на норму дней по графику и умножает на фактически отработанные дни. Для премии процентом формула выглядит как произведение процента премии на расчётную базу.
Расчётная база — это состав начислений, от которых считается процент. На вкладке «Расчёт базы» отметьте, какие виды расчёта входят в базу: обычно это оклад и постоянные доплаты, но не разовые премии и не больничные. Неверно заполненная база — одна из самых частых причин «неправильной» суммы премии.
Показатели, используемые в формуле (оклад, процент премии, районный коэффициент), должны существовать в списке показателей расчёта зарплаты. Если нужного показателя нет, создайте его: «Настройка — Показатели расчёта зарплаты». Укажите назначение показателя — для сотрудника, подразделения или организации, — от этого зависит, где он будет вводиться.
- 1Откройте список начислений и создайте новый элемент или скопируйте похожий
- 2Задайте наименование и назначение начисления
- 3Настройте формулу и при необходимости расчётную базу
- 4Укажите налогообложение: НДФЛ, страховые взносы
- 5Задайте способ отражения в бухгалтерском учёте
- 6Назначьте начисление сотруднику или проверьте разовым документом
- 7Рассчитайте зарплату за тестовый месяц и сверьте сумму вручную
Налогообложение: НДФЛ и страховые взносы
На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода по НДФЛ. От кода зависит ставка налога, дата получения дохода и попадание суммы в отчётность. Для оплаты труда это код 2000, для отпускных — 2012, для материальной помощи — 2760 с вычетом 503. Выбор неверного кода искажает справки о доходах и расчёт 6-НДФЛ.
По страховым взносам выберите вид дохода: полностью облагаемый, не облагаемый, облагаемый частично. Большинство выплат за труд облагается взносами, а, например, государственные пособия — нет. Если сомневаетесь в статусе конкретной выплаты, сверьтесь с действующим законодательством о взносах — ошибка здесь ведёт к доначислениям при проверке.
Для начислений, учитываемых при расчёте среднего заработка, проверьте соответствующие признаки. Премии, не включённые в состав среднего заработка, занизят отпускные и командировочные сотрудника — это типовая претензия при трудовых спорах.
Отражение в бухгалтерском учёте
Способ отражения определяет, на какие счета и статьи затрат попадёт начисление при синхронизации с бухгалтерией или при формировании документа «Отражение зарплаты в бухучёте». Способы отражения создаются в одноимённом справочнике: указывается счёт дебета (например, 26 или 44) и аналитика затрат.
В карточке начисления способ отражения можно оставить пустым — тогда будет использован способ, заданный для сотрудника, подразделения или организации в целом. Заполнять его в начислении имеет смысл для выплат, которые всегда относятся на конкретный счёт независимо от того, кому начислены, например пособия за счёт ФСС.
Если учёт ведётся в связке ЗУП + БП, проверьте, что способы отражения синхронизируются между базами и в бухгалтерии заполнены счета. Незаполненный способ отражения — типичная причина того, что проводки по зарплате формируются с пустой аналитикой или документ не проводится.
Назначение начисления сотрудникам
Плановые начисления назначаются кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда». В табличной части документа укажите вид начисления и значения показателей — оклад, процент премии. С даты документа начисление будет автоматически подтягиваться в «Начисление зарплаты и взносов».
Для разовых выплат используйте специализированные документы: «Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь». Начисление при этом должно быть настроено с признаком «по отдельному документу», иначе оно не появится в списке выбора.
Чтобы прекратить действие планового начисления, не редактируйте задним числом старый кадровый документ — введите новый документ изменения условий оплаты или увольнение. Правка «задним числом» ломает историю расчётов и уже сданную отчётность.
Как выбрать способ ввода начисления
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки рассчитайте зарплату за тестовый месяц по одному сотруднику и сверьте сумму с ручным расчётом. Откройте расчётный листок: в нём видно, какие начисления сработали, из каких показателей и за какое время. Если начисление не появилось в расчёте — проверьте, назначено ли оно сотруднику на дату расчёта и не требует ли оно отдельного документа.
Дополнительно сформируйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и отчёт по взносам: убедитесь, что новое начисление попало в облагаемую базу (или обоснованно не попало) и отразилось на правильных счетах в «Отражении зарплаты в бухучёте».
Как проверить результат
Строка появилась с ожидаемой суммой пропорционально отработанному времени
Строки нет или сумма не совпадает с ручным расчётом
Начисление вошло в налоговую базу согласно настройке
Сумма не облагается, хотя должна, или наоборот
Проводка сформирована на нужный счёт затрат с аналитикой
Пустой счёт или статья затрат, документ не проводится
Часто задаваемые вопросы
Почему новое начисление не появляется в расчёте зарплаты?
Чаще всего начисление не назначено сотруднику плановым кадровым документом либо в его настройках указано «по отдельному документу» — тогда сумму нужно ввести через «Премию» или «Разовое начисление». Также проверьте дату начала действия назначения: расчёт берёт начисления, действующие на первое число расчётного месяца.
Как изменить оклад сотруднику, не ломая историю?
Введите документ «Изменение оплаты труда» (или «Кадровый перевод») с новой даты и укажите в нём новое значение оклада. Не редактируйте старый приём на работу — это исказит расчёты прошлых периодов и средний заработок.
Чем отличается начисление от показателя расчёта?
Начисление — это правило расчёта суммы (формула, налоги, учёт). Показатель — числовое значение, которое подставляется в формулу: оклад, процент премии, коэффициент. Одно начисление может использовать несколько показателей, а один показатель — участвовать в разных начислениях.
Нужно ли настраивать начисления заново после обновления программы?
Нет, пользовательские начисления сохраняются при обновлении. Но после обновления стоит проверить предопределённые виды расчёта и настройки налогообложения: при изменении законодательства разработчик может скорректировать типовые коды доходов и параметры.
Как сделать премию, не облагаемую НДФЛ?
Практически все премии в пользу сотрудников облагаются НДФЛ; необлагаемые случаи строго ограничены законодательством. Настройка «не облагается» для обычной премии приведёт к недоимке при проверке. Если выплата действительно относится к необлагаемым, выберите корректный код дохода и убедитесь, что основание документально подтверждено.
Можно ли скопировать начисление из другой базы?
Да, через обработку выгрузки-загрузки данных в формате XML в типовых конфигурациях. После переноса проверьте, что в новой базе существуют все используемые показатели, способы отражения и связанные настройки — иначе начисление будет считаться с ошибками.
Что важно запомнить
Начисление настраивается один раз как вид расчёта: формула, налоги, учёт — и затем назначается сотрудникам кадровыми документами или вводится разовыми документами. Проверяйте результат на тестовом расчёте одного сотрудника, не правьте документы задним числом и делайте копию базы перед изменением налогообложения действующих начислений.