Другое · 11 мин
Как сделать корректировку в 1С ЗУП
Как сделать корректировку в 1С ЗУП: исправление начислений, сторно, документ «Перерасчет», корректировка выплаты и отчетности. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Ошибки в расчёте зарплаты случаются даже у опытных расчётчиков: неверно введён оклад, пропущен больничный, не учтён отпуск без сохранения. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены штатные механизмы корректировки — от простого исправления документа до специальных документов перерасчёта и сторнирования. Главное — выбрать правильный способ в зависимости от того, закрыт ли период, выплачены ли деньги и сдана ли отчётность.
Корректировка в 1С ЗУП — это не ручная правка цифр в ведомости, а отражение изменения через документы. Только так программа корректно пересчитает НДФЛ, страховые взносы и сформирует правильные уточнённые отчёты. Прямое редактирование проведённых документов закрытого периода — самая частая причина расхождений в учёте.
Ниже разобраны основные сценарии: исправление до выплаты, перерасчёт после закрытия месяца, сторнирование, корректировка отпускных и больничных, а также исправление прошлых периодов и отчётности.
Как определить, какой способ корректировки нужен
Прежде чем что-то менять, ответьте на три вопроса: закрыт ли расчётный период, была ли произведена выплата сотруднику и сдана ли отчётность (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения). От этого зависит весь механизм исправления.
Если месяц ещё открыт и зарплата не выплачена, достаточно отменить проведение ошибочного документа, исправить данные и провести заново. Если месяц закрыт, но деньги не ушли, используют механизм «Исправить» в документе. Если выплата прошла и отчётность сдана — потребуются документы перерасчёта, сторно и уточнённые декларации.
Как выбрать способ корректировки
Исправление документа в открытом периоде
Самый простой случай — ошибка найдена до закрытия месяца. Откройте документ (например, «Отсутствие», «Премия» или «Кадровый перевод»), отмените проведение, внесите правильные данные и проведите снова. После этого обязательно перепроведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц — программа пересчитает суммы с учётом изменений.
Если зарплата уже рассчитана, но ведомости на выплату ещё не проведены, удалите или отмените расчётные документы, исправьте первичные данные и рассчитайте зарплату заново. Проверьте результат по расчётному листку сотрудника: сумма начислено, удержано и к выплате должна соответствовать ожиданиям.
- 1Найдите ошибочный документ через журнал документов или по сотруднику
- 2Отмените проведение документа
- 3Внесите корректные данные и проведите документ
- 4Перепроведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц
- 5Проверьте результат в расчётном листке сотрудника
Исправление документа в закрытом периоде: кнопка «Исправить»
Когда месяц закрыт, напрямую редактировать документ нельзя — это нарушит последовательность расчётов. В 1С ЗУП в документах прошлых периодов доступна команда «Исправить» (обычно в форме документа или по ссылке внизу). Программа создаёт новый документ-исправление текущей датой, который сторнирует старые записи и вводит правильные.
Документ-исправление рассчитывается в текущем периоде: разница попадёт в ближайшее начисление зарплаты. Например, если в прошлом месяце не учли больничный, исправление отражения отсутствия приведёт к перерасчёту окладной части в текущем месяце. НДФЛ и взносы программа пересчитает автоматически.
Обратите внимание: команда «Исправить» доступна не во всех видах документов и зависит от настроек прав пользователя. Если кнопки нет, проверьте права или используйте документ «Перерасчет».
Перерасчёт и сторнирование начислений
Документ «Перерасчет» (раздел «Зарплата» — «Перерасчеты») применяется, когда нужно доначислить или скорректировать сумму без исправления исходного документа. Типичный случай — доначисление премии, индексация оклада задним числом, исправление ошибочно не начисленной доплаты. В документе указывается сотрудник, период, за который выполняется перерасчёт, и вид начисления.
Для отмены излишне начисленных сумм используется сторнирование. В актуальных версиях ЗУП сторно оформляется либо через исправление исходного документа, либо специализированными документами (например, «Сторнирование начислений» — в зависимости от версии конфигурации). Сторно создаёт отрицательные записи, которые уменьшают базу по НДФЛ и взносам.
Сложнее всего ситуация с переплатой, уже выплаченной сотруднику. Удержать излишне выплаченную зарплату можно только в строго ограниченных случаях (счётная ошибка, признание вины работника и т.п.). В программе возврат оформляется через сторно начислений и корректировку задолженности — механика зависит от того, возвращает сотрудник деньги или сумма зачитывается в счёт будущих выплат.
Корректировка отпускных, больничных и увольнений
Отпускные корректируются через исправление документа «Отпуск». Если отпуск уже оплачен, а период или средний заработок изменились (например, позже начислили премию, входящую в базу среднего), создайте исправление документа — программа доначислит разницу. При отзыве из отпуска или переносе дат исправление пересчитает и отпускные, и зарплату за пересекающиеся дни.
По больничным типовая ситуация — сотрудник принёс листок нетрудоспособности после расчёта зарплаты. Введите документ «Больничный лист» в текущем периоде с фактическими датами: программа автоматически сторнирует начисления за дни болезни и рассчитает пособие. Если больничный электронный, проверьте корректность загрузки данных из ФСС (СФР).
При увольнении ошибки критичнее всего: неверный расчёт компенсации отпуска тянет за собой перерасчёт НДФЛ, взносов и персональных сведений. Если ошибка обнаружена после выплаты, исправьте документ «Увольнение», пересчитайте налоги и подготовьте уточнённые сведения по сотруднику.
Как проверить результат корректировки
Суммы начислено, удержано и к выплате соответствуют ожидаемым, разница отражена в текущем периоде
Появились непонятные долги, отрицательное сальдо без сторно-документа
Налог пересчитан, излишне удержанный или недоудержанный НДФЛ виден в отчётах
НДФЛ не изменился после корректировки налогооблагаемого дохода
База и взносы пересчитаны за период ошибки
Взносы остались прежними при изменённой базе
Задолженность организации или сотрудника соответствует фактическим выплатам
Висит долг, которого нет по расчётным документам
Корректировка отчётности после исправлений
Любая корректировка, затрагивающая НДФЛ или взносы за период, по которому отчётность сдана, требует уточнённых расчётов. Для 6-НДФЛ сформируйте корректирующий расчёт за соответствующий период с номером корректировки. Для РСВ — уточнённый расчёт с пересчитанными базами. Персонифицированные сведения о физических лицах также подаются повторно с исправленными данными.
Порядок действий стандартный: сначала полностью завершите корректировку в учёте (все документы-исправления и перерасчёты проведены), затем сформируйте отчёт заново и сверьте показатели с данными учёта. Только после совпадения выгружайте уточнёнку.
Типичные ошибки и ограничения
Наиболее разрушительная практика — прямое редактирование цифр в проведённых документах или ручные операции по регистрам. Даже если сумма в ведомости стала «правильной», регистры НДФЛ и взносов останутся старыми, и расхождения всплывут при сдаче отчётности или проверке. Любая корректировка должна идти через документы.
Учитывайте и ограничения прав: пользователю с ролью расчётчика могут быть недоступны исправления закрытых периодов. Если кнопки «Исправить» нет или документ не проводится, проверьте дату запрета редактирования данных (раздел «Администрирование») — её может потребоваться временно изменить администратору.
Перед массовыми исправлениями сделайте копию информационной базы или хотя бы выгрузите отчёты по сотруднику до корректировки. Это позволит быстро сравнить «было — стало» и откатиться, если что-то пошло не так.
Что важно запомнить
В открытом периоде исправляйте документ напрямую, в закрытом — через кнопку «Исправить», для доначислений используйте «Перерасчет», для отмены сумм — сторнирование. После любой корректировки перепроведите расчёт зарплаты, проверьте НДФЛ, взносы и взаиморасчёты, а при сданной отчётности — подайте уточнённые формы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто изменить сумму в проведённом документе начисления зарплаты?
Технически программа может позволить перепровести документ с изменёнными суммами, но делать этого не стоит: регистры НДФЛ, взносов и взаиморасчётов могут пересчитаться некорректно или частично. Правильный путь — отменить расчёт, исправить первичные документы (кадровые, отсутствия, премии) и рассчитать зарплату заново.
Что делать, если кнопка «Исправить» в документе недоступна?
Проверьте три вещи: права пользователя (нужны права на исправление документов), дату запрета редактирования данных в разделе «Администрирование» и поддерживает ли данный вид документа механизм исправления. Если исправление недоступно, используйте документ «Перерасчет» или сторнирующий документ в текущем периоде.
Как исправить ошибку, если зарплата уже выплачена и отчётность сдана?
Оформите документ-исправление или перерасчёт текущим периодом, пересчитайте НДФЛ и взносы, урегулируйте разницу с сотрудником (доплата или возврат). Затем сформируйте уточнённые 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения за период ошибки и сдайте их в ФНС.
Как в ЗУП отразить больничный, принесённый после расчёта зарплаты?
Введите документ «Больничный лист» в текущем периоде с фактическими датами нетрудоспособности. Программа автоматически сторнирует начисления за дни болезни и рассчитает пособие. Проверьте результат по расчётному листку: за дни болезни не должно быть одновременно окладной оплаты и пособия.
Нужно ли сдавать уточнённый 6-НДФЛ при любой корректировке?
Нет, только если корректировка изменила данные, отражённые в сданном расчёте: суммы дохода, вычетов, исчисленного или удержанного налога за прошлый отчётный период. Если исправление попало целиком в текущий период и не затронуло уже сданные показатели, уточнёнка не требуется.
Как проверить, что корректировка прошла правильно?
Сформируйте расчётный листок сотрудника, свод начислений и отчёты по НДФЛ и взносам за затронутые периоды. Суммы должны совпадать между собой, взаиморасчёты — не содержать необъяснимых долгов, а пересчитанные налоги — отражать изменение базы. Любое расхождение — признак незавершённой корректировки.