Как в 1С сформировать список дней рождений сотрудников

Список дней рождений сотрудников нужен кадровикам, руководителям и отделам корпоративной культуры: по нему готовят поздравления, планируют подарки и напоминания. В типовых конфигурациях 1С дата рождения хранится в карточке физического лица, поэтому задача сводится к тому, чтобы корректно извлечь эти данные и отсортировать их по дню и месяцу, игнорируя год рождения.

В зависимости от конфигурации задача решается по-разному. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть встроенные кадровые отчёты и механизм произвольных отчётов, в 1С:Бухгалтерии список сотрудников ограничен, а в самописных или сильно доработанных решениях часто проще всего использовать консоль запросов или универсальный отчёт. Ниже разобраны все рабочие способы — от типового отчёта до собственного запроса.

Главная техническая тонкость: сортировать и фильтровать дни рождения нужно по паре «месяц-день», а не по полной дате, иначе сотрудники выстроятся по году рождения, и список потеряет смысл. Все способы ниже учитывают эту особенность.

Где 1С хранит даты рождения сотрудников

В типовых конфигурациях дата рождения относится не к сотруднику как элементу справочника «Сотрудники», а к физическому лицу. В ЗУП это справочник «Физические лица» с реквизитом «Дата рождения», который заполняется при приёме на работу вместе с ФИО, полом и ИНН. Один человек может быть связан с несколькими сотрудниками (основное место работы и совместительство), поэтому при построении списка важно решить, выводить физлиц или сотрудников.

Проверить, где лежат данные, просто: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физическое лицо — там и находится поле «Дата рождения». Если поле пустое, сотрудник не попадёт ни в один отчёт по дням рождения, это самая частая причина «потерянных» людей в списке.

Перед формированием списка имеет смысл проверить полноту заполнения данных. В ЗУП для этого подходит отчёт «Штатная расстановка» с выведенным полем даты рождения или специализированные проверки персональных данных, если они включены в вашу релизную версию.

Способ 1: типовой отчёт в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом список дней рождений проще всего получить через кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» — «Отчеты, справки» — «Личные данные сотрудников» (в разных релизах название может отличаться: «Список сотрудников», «Дни рождения»). В некоторых версиях ЗУП есть отдельный отчёт «Дни рождения сотрудников», который сразу выводит именинников за выбранный период.

Если отдельного отчёта нет, используйте «Личные данные сотрудников»: в настройках добавьте поле «Дата рождения», задайте отбор по подразделению при необходимости и настройте сортировку. Стандартная сортировка по дате рождения выстроит людей по возрасту, поэтому дополнительно добавьте вычисляемые поля «Месяц рождения» и «День рождения» и сортируйте по ним.

Результат можно сохранить в Excel или распечатать. Для регулярного использования сохраните вариант отчёта под понятным именем, например «Дни рождения — текущий месяц», чтобы не настраивать отбор заново каждый раз.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Отчеты, справки».
2. 2
   Найдите отчёт «Дни рождения» или «Личные данные сотрудников».
3. 3
   Добавьте в настройках поле «Дата рождения» и при необходимости отбор по подразделению.
4. 4
   Настройте сортировку по месяцу и дню рождения, а не по полной дате.
5. 5
   Сформируйте отчёт и проверьте, что все сотрудники с заполненной датой присутствуют.
6. 6
   Сохраните вариант отчёта для повторного использования.

Способ 2: универсальный отчёт в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок минимален, но даты рождения в справочнике физических лиц всё равно хранятся. Здесь удобен «Универсальный отчёт»: откройте раздел «Отчеты» — «Универсальный отчет», выберите тип «Справочник», объект «Физические лица» и добавьте в показатели поле «Дата рождения».

Ограничение универсального отчёта — он не умеет из коробки сортировать по месяцу и дню без года. Обходной путь: выгрузите список в табличный документ или Excel и отсортируйте там по вычисленной колонке, либо используйте отбор с условием на конкретный месяц, формируя список помесячно.

Если в базе ведётся и зарплата (ЗУП в составе КАМИН или комплексная автоматизация), ориентируйтесь на кадровые отчёты соответствующего подраздела — они функциональнее бухгалтерских.

Способ 3: отчёт на СКД с правильной сортировкой

Когда типовых средств не хватает — например, нужен список «именинники ближайших 14 дней» или вывод руководителей подразделений рядом с датами, — создают собственный отчёт на системе компоновки данных. Это работа для программиста или продвинутого пользователя с доступом к конфигуратору.

Ключевой момент запроса — извлечение месяца и дня через функции языка запросов МЕСЯЦ() и ДЕНЬ() и сортировка именно по этим выражениям. Для отбора «ближайшие N дней» сравнивают день и месяц с текущей датой, аккуратно обрабатывая переход через конец года, когда декабрьские даты должны соседствовать с январскими.

ВЫБРАТЬ
	ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,
	ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения,
	МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) КАК МесяцРождения,
	ДЕНЬ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) КАК ДеньРождения
ИЗ
	Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
	НЕ ФизическиеЛица.ПометкаУдаления
	И ФизическиеЛица.ДатаРождения <> ДАТАВРЕМЯ(1,1,1)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
	МесяцРождения, ДеньРождения

Такой запрос легко проверить в консоли запросов (для управляемых форм подойдёт консоль из состава инструментов разработчика или типовая обработка, если она есть в базе). После отладки запрос переносится в СКД, где добавляются отборы по подразделению и периоду.

Отбор именинников за конкретный период

Чаще всего нужен не полный годовой список, а выборка: кто родился в этом месяце или на этой неделе. В отчёте на СКД это реализуется параметром отбора по месяцу рождения: условие МЕСЯЦ(ДатаРождения) = &Месяц. Для недельного интервала сравнивают и месяц, и день с границами периода.

Сложное место — переход через год. Если сегодня 28 декабря, а период — 7 дней, в список должны попасть и родившиеся 2 января. Простое условие «день больше текущего» здесь не сработает: нужно либо строить условие ИЛИ для декабря и января, либо сравнивать порядковый номер дня в году с учётом сдвига.

В типовых отчётах ЗУП периодический отбор обычно уже реализован — достаточно указать даты начала и окончания в шапке отчёта. Проверьте на границе года, корректно ли отрабатывает ваш релиз: сформируйте список за период с 25 декабря по 10 января и убедитесь, что январские именинники присутствуют.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — сортировка по полной дате рождения. Список получается формально корректным, но бесполезным: вверху оказываются самые старшие сотрудники. Второй типичный промах — забыть исключить уволенных. В ЗУП для этого в запросе соединяются данные с регистром кадровой истории или используется отбор «Работает на дату» в типовом отчёте.

Ещё одна проблема — дубли. Если у одного физлица несколько сотрудников (основная работа и внутреннее совместительство), человек появится в списке дважды. Решается группировкой по физическому лицу или свёрткой в запросе.

Ограничение прав: пользователь без доступа к персональным данным физических лиц не сможет сформировать такой список, и это нормально. Не запрашивайте расширение прав ради разовой задачи — попросите сформировать список того, у кого доступ уже есть.

Автоматические напоминания о днях рождения

Если список нужен регулярно, разумнее автоматизировать процесс. Варианты: регламентное задание, которое еженедельно формирует отчёт и рассылает его ответственному сотруднику по почте; рассылка отчётов — штатный механизм управляемых конфигураций, позволяющий отправлять сохранённый вариант отчёта по расписанию без доработок.

В ЗУП рассылка настраивается через «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Рассылка отчетов». Указывается сохранённый вариант отчёта, расписание и получатель. Убедитесь, что в базе настроена учётная запись электронной почты для системных рассылок, иначе отправка не сработает.

FAQ