Другое · 11 мин
Что такое ФОТ в 1С и как работать с фондом оплаты труда
Что такое ФОТ в 1С, чем отличается от ФЗП, как настроить расчет фонда оплаты труда в 1С:ЗУП, какие отчеты использовать и каких ошибок избегать.
ФОТ — это фонд оплаты труда, то есть совокупность всех выплат сотрудникам организации за определённый период: оклады, премии, надбавки, доплаты, отпускные, компенсации и другие начисления. В программах 1С (прежде всего в 1С:Зарплата и управление персоналом) ФОТ используется для планирования расходов на персонал, формирования отчётности и контроля бюджета на зарплату.
Понятие ФОТ важно не только бухгалтерам. Руководители используют его при бюджетировании, кадровики — при планировании штатного расписания, а экономисты — при расчёте себестоимости продукции и анализе затрат. В 1С фонд оплаты труда формируется автоматически на основе введённых документов начислений, кадровых приказов и настроек видов расчёта.
Ошибки в настройке состава ФОТ приводят к некорректным плановым показателям, неверной аналитике и расхождениям между планом и фактом. Поэтому важно понимать, какие начисления входят в фонд оплаты труда, как программа его считает и где смотреть результат.
Что входит в состав ФОТ и чем он отличается от ФЗП
Фонд оплаты труда — более широкое понятие, чем фонд заработной платы (ФЗП). В ФЗП обычно включают только выплаты за отработанное время и результат труда: тарифные ставки, оклады, сдельную оплату, премии за производственные показатели, доплаты за условия труда. ФОТ дополнительно охватывает выплаты социального характера и компенсации: отпускные, оплату больничных за счёт работодателя, материальную помощь, компенсации питания и проезда, выходные пособия.
Граница между ФОТ и ФЗП законодательно не закреплена жёстко — состав выплат организация определяет сама и закрепляет в учётной политике или положении об оплате труда. От этого решения зависит, какие виды расчёта в 1С будут включены в плановый фонд и как будут строиться управленческие отчёты.
Не входят в ФОТ, как правило, дивиденды, разовая материальная помощь из чистой прибыли, займы сотрудникам и выплаты по договорам ГПХ, не связанные с трудовыми функциями. Однако на практике многие компании включают выплаты подрядчикам в расширенный показатель «затраты на персонал» — это уже управленческое решение, а не бухгалтерская норма.
Как 1С рассчитывает плановый ФОТ
Плановый ФОТ в 1С:ЗУП формируется из двух источников. Первый — штатное расписание: для каждой позиции задаются плановые начисления (оклад, надбавки) и их размеры. Второй — кадровые документы по сотрудникам: приёмы на работу, кадровые переводы, изменения оплаты труда. Программа суммирует плановые начисления всех действующих сотрудников с учётом занимаемых ставок и графиков работы.
Важно понимать, что плановый ФОТ — это расчётная величина «при идеальных условиях»: сотрудник отработал все дни по графику, получил все плановые начисления в полном объёме. Отсутствия (отпуска, больничные, прогулы) плановый ФОТ не уменьшает — для этого существует отдельный механизм планирования с учётом отклонений.
Если в программе включено ведение штатного расписания, посмотреть плановый ФОТ можно прямо из документа «Штатное расписание» или через отчёт «Штатное расписание» с настройкой вывода колонки ФОТ. При изменении окладов приказом об индексации программа пересчитывает плановый фонд автоматически с даты изменения.
Настройка видов начислений для корректного расчёта ФОТ
Корректность расчёта ФОТ в 1С на 90% зависит от правильной настройки видов расчёта. Каждое начисление (оклад, премия, надбавка) имеет назначение, способ расчёта и признаки, влияющие на включение в средний заработок, базу взносов и плановый ФОТ.
Для начислений, входящих в плановый фонд, проверьте: назначение начисления соответствует типу выплаты (повременная оплата, премия, надбавка); начисление назначается в кадровых документах как плановое; формула расчёта корректна и не содержит показателей, заполняемых вручную каждый месяц (такие начисления в плановом ФОТ будут учтены некорректно или не учтены вовсе).
Типичная ситуация: премия настроена как «разовое начисление» и вводится отдельным документом каждый месяц. В плановый ФОТ она не попадает, и плановый показатель занижен относительно реальных расходов. Решение — либо настроить ежемесячную премию как плановое начисление с процентом от оклада, либо учитывать такие выплаты отдельной строкой бюджета.
Где смотреть ФОТ: отчёты в 1С:ЗУП
Для анализа фактических начислений используются отчёты раздела «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате»: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Начисленная зарплата по организации». Эти отчёты показывают фактический ФОТ за выбранный период с детализацией по подразделениям, сотрудникам и видам начислений.
Плановый ФОТ анализируется через отчёты по штатному расписанию: «Штатное расписание», «Остатки отпусков» не подходит, а вот «Анализ штатного расписания» и специализированные отчёты по плановым начислениям позволяют увидеть фонд по подразделениям и позициям. В ряде конфигураций доступен отчёт «Анализ ФОТ», сопоставляющий плановые и фактические показатели.
Для управленческого анализа удобно выводить отчёты с группировкой по подразделениям и месяцам — так видно динамику расходов и отклонения от плана. Настройки отчётов сохраняются как варианты, чтобы не перестраивать их каждый раз.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки по зарплате»
- 2Запустите отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
- 3Установите период отчёта и при необходимости отбор по подразделению
- 4Сформируйте отчёт и найдите строку итоговых начислений — это фактический ФОТ до удержания НДФЛ
- 5Сверьте сумму с данными расчётных ведомостей и документов начисления зарплаты
План-фактный анализ и контроль расходов на персонал
Главная практическая ценность ФОТ — возможность сравнивать план с фактом. Отклонения возникают по предсказуемым причинам: незапланированные премии, сверхурочная работа, вакансии (план есть, факта нет), изменения окладов в середине периода, выплаты при увольнении.
Для регулярного контроля настройте помесячное сравнение планового ФОТ из штатного расписания с фактическими начислениями из свода. Отклонение в пределах нескольких процентов обычно объясняется отсутствиями и вакансиями; существенные расхождения требуют разбора по видам начислений.
При бюджетировании на будущий период плановый ФОТ из 1С используется как база, к которой добавляют резерв на премии, предполагаемую индексацию и планируемые изменения численности. Механически переносить текущий плановый фонд на следующий год без корректировок — распространённая ошибка, приводящая к дефициту бюджета.
Как проверить корректность расчёта ФОТ
Совпадает с суммой окладов и плановых надбавок действующих сотрудников
Отсутствуют сотрудники или начисления, нулевые значения по отдельным позициям
Равен итогу начислений в расчётных ведомостях
Расхождения со сводом начислений, пропущенные виды расчёта
Изменения объяснимы: приёмы, увольнения, индексация, премии
Резкие скачки без кадровых и зарплатных оснований
ФОТ в других конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии понятие ФОТ как отдельный аналитический объект не выделено — зарплатные расходы отражаются проводками на счетах затрат (20, 25, 26, 44 и другие) в корреспонденции со счётом 70. Фактический фонд оплаты труда можно получить, сформировав оборотно-сальдовую ведомость или анализ счёта 70 по кредиту за период, либо через отчёт «Анализ затрат на оплату труда», если он доступен в вашей версии.
В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация механизмы ближе к ЗУП: есть штатное расписание, плановые начисления и бюджетирование, где ФОТ выступает статьёй бюджета. В этих решениях план-фактный анализ затрат на персонал встроен в подсистему бюджетирования.
Если учёт зарплаты ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в 1С:Бухгалтерии, данные о начислениях передаются синхронизацией сводными проводками. В этом случае детальный анализ ФОТ выполняется на стороне ЗУП, а в бухгалтерской программе контролируются только итоговые суммы по счетам.
Где анализировать ФОТ
Ограничения и когда нужны доработки
Типовые отчёты по ФОТ не всегда закрывают управленческие задачи. Частые ограничения: нет готового сопоставления планового ФОТ с фактом в одном отчёте, сложно учесть незапланированные выплаты в прогнозе, аналитика по проектам или заказам требует дополнительной настройки распределения затрат.
Простые задачи решаются настройкой вариантов отчётов и добавлением группировок. Если требуется специфическая аналитика — например, ФОТ в разрезе проектов с распределением времени сотрудников — потребуется доработка конфигурации или внешний отчёт. Такие работы выполняет специалист по 1С с опытом зарплатных конфигураций; самостоятельно изменять типовые механизмы расчёта не рекомендуется, это усложняет обновления.
Часто задаваемые вопросы
ФОТ считается до или после удержания НДФЛ?
Фонд оплаты труда всегда считается по начисленным суммам, то есть до удержания НДФЛ и других удержаний. Сумма «на руки» — это результат вычитания налога и удержаний из ФОТ, а не сам фонд.
Входят ли страховые взносы в ФОТ?
Нет, страховые взносы не входят в фонд оплаты труда — это отдельная статья расходов работодателя, начисляемая сверх ФОТ. При бюджетировании полной стоимости персонала взносы учитывают отдельной строкой.
Почему плановый ФОТ в 1С не совпадает с фактическим?
Основные причины: отсутствия сотрудников, вакантные ставки, разовые премии и доплаты, которых нет в плановых начислениях, изменения окладов в середине периода. Небольшие отклонения — норма; большие требуют разбора по видам начислений и сотрудникам.
Как включить ежемесячную премию в плановый ФОТ?
Настройте премию как плановое начисление (например, процентом от оклада) и назначьте её сотрудникам в кадровых документах. Если премия вводится разовым документом каждый месяц, в плановый ФОТ она не попадёт.
Можно ли посмотреть ФОТ по подразделениям?
Да. В отчётах по начислениям и штатному расписанию добавьте группировку или отбор по подразделению — программа покажет фонд оплаты труда в разрезе структуры организации. Настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта.
Учитываются ли выплаты по договорам ГПХ в ФОТ?
По общему правилу — нет, выплаты подрядчикам не являются оплатой труда штатных сотрудников. Однако для управленческого анализа полной стоимости персонала их иногда показывают рядом с ФОТ отдельной строкой, закрепив такой порядок во внутренних регламентах.
Что важно запомнить
ФОТ в 1С — это сумма плановых или фактических начислений сотрудникам до удержания НДФЛ. Плановый фонд формируется из штатного расписания и плановых начислений, фактический — из документов расчёта зарплаты. Корректность показателя зависит от настройки видов расчёта, а анализ ведётся через отчёты по начислениям и штатному расписанию.