Другое · 11 мин
Как разделить начисление зарплаты на 20 и 26 счет по сотрудникам в 1С
Как настроить в 1С распределение начисленной зарплаты между счетами 20 и 26 по сотрудникам: способы учета, отражение в учете, проводки и проверка результата.
Разделение начисленной зарплаты между счетом 20 «Основное производство» и счетом 26 «Общехозяйственные расходы» — типовая задача для организаций, где часть персонала занята в производстве, а часть относится к управленческому аппарату. В 1С это настраивается не ручной правкой проводок, а через способы отражения зарплаты в учете, привязанные к сотруднику, подразделению или конкретному начислению.
Логика во всех актуальных конфигурациях (1С:ЗУП в связке с 1С:Бухгалтерией или зарплатный блок внутри самой Бухгалтерии) одинакова: программа при формировании документа «Отражение зарплаты в бухучете» берет способ отражения из заданного источника и формирует проводки по дебету нужного счета. Если сотруднику назначен способ с 20 счетом — затраты уйдут в производство, если с 26 — в общехозяйственные расходы.
Ключевой момент: счет затрат определяется не должностью и не фамилией, а настройкой способа отражения. Поэтому задача сводится к трем шагам — создать два способа отражения (на 20 и на 26 счет), правильно назначить их сотрудникам и проверить результат в проводках после синхронизации или отражения зарплаты.
Как 1С определяет счет затрат по сотруднику
Программа выбирает счет учета затрат по иерархии приоритетов. Наивысший приоритет обычно имеет способ отражения, указанный непосредственно в начислении или в документе-основании (например, в отдельном документе простоя или командировки). Далее идет способ, заданный для конкретного сотрудника, затем — для подразделения, затем — для организации в целом. Если ничего не заполнено, используется способ отражения «по умолчанию» из настроек учета зарплаты.
Это означает, что для разделения на 20 и 26 счет не нужно вручную формировать проводки: достаточно назначить производственным сотрудникам способ с 20 счетом, а административно-управленческому персоналу — с 26 счетом. Страховые взносы при этом распределяются пропорционально следом за основным начислением автоматически.
Шаг 1. Создайте способы отражения для 20 и 26 счета
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Способы учета зарплаты». В 1С:ЗУП справочник называется «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете» и находится в разделе «Настройка» или «Зарплата» в зависимости от версии. Создайте два элемента.
Для производственного персонала укажите счет дебета 20, заполните аналитику: подразделение, статью затрат (обычно «Оплата труда») и номенклатурную группу, если ведется учет по видам продукции. Для управленческого персонала создайте способ с дебетом 26 счета и соответствующей статьей затрат. Наименования давайте понятные, например «Зарплата производство (20)» и «Зарплата АУП (26)» — это упростит проверку и исключит ошибки при назначении.
Если учет ведется в связке ЗУП + Бухгалтерия, способы создаются в ЗУП, а счета и аналитика подтянутся при синхронизации. Убедитесь, что в обеих программах справочник сопоставлен корректно, иначе при переносе данных появятся незаполненные счета.
- 1Откройте справочник способов отражения зарплаты в учете
- 2Создайте элемент с дебетом 20 счета и аналитикой производства
- 3Создайте второй элемент с дебетом 26 счета для АУП
- 4Заполните статью затрат и подразделение в каждом способе
- 5Сохраните и проверьте, что оба способа доступны для выбора
Шаг 2. Назначьте способы отражения сотрудникам
Самый надежный вариант — задать способ отражения на уровне подразделения. Если производственный цех и офис — разные подразделения в штатном расписании, назначьте подразделению цеха способ с 20 счетом, а подразделению «Администрация» — с 26. Новые сотрудники, принятые в эти подразделения, автоматически унаследуют настройку.
Если внутри одного подразделения работают сотрудники с разным учетом затрат, назначайте способ индивидуально. В 1С:Бухгалтерии это делается в карточке сотрудника или в кадровом документе «Прием на работу» / «Кадровый перевод» — поле «Способ отражения зарплаты в учете». В ЗУП аналогично: настройка указывается в кадровых документах на вкладке учета затрат.
Если сотрудник работает и на 20, и на 26 счет
Когда один сотрудник часть времени занят в производстве, а часть — в управлении, одного способа недостаточно. Варианты решения: распределение пропорционально через документ «Распределение основного заработка» (в ЗУП), разбивка вручную в документе «Отражение зарплаты в бухучете» по строкам сотрудника либо оформление внутреннего совместительства с двумя записями, у каждой свой способ отражения.
Ручная правка строк в «Отражении зарплаты в бухучете» подходит для разовых случаев, но при регулярном распределении лучше использовать штатный механизм пропорций — иначе каждый месяц придется повторять правку и легко забыть об этом.
Варианты назначения счета затрат
Подходит при четком делении на производство и офис; минимум ручной работы, но не решает случаи смешанной занятости
Точная настройка для конкретного человека; требует контроля при переводах и приемах
Для сотрудников с долевой занятостью на 20 и 26 счете; нужно регулярно задавать или хранить пропорции
Только как разовая корректировка; высокий риск ошибок и забытых правок
Шаг 3. Сформируйте отражение зарплаты и проверьте проводки
После начисления зарплаты создайте документ «Отражение зарплаты в бухучете» (в ЗУП) или «Начисление зарплаты» с автоматическим формированием проводок (в Бухгалтерии). Заполните документ за месяц и проверьте табличную часть: у производственных сотрудников в колонке способа отражения должен стоять способ с 20 счетом, у административных — с 26.
Проведите документ и откройте движения по регистру бухгалтерии. Корректный результат выглядит так: Дт 20 Кт 70 — суммы производственного персонала, Дт 26 Кт 70 — суммы АУП, Дт 20/26 Кт 69 — страховые взносы с соответствующих сумм. Если какая-то строка попала не на тот счет, вернитесь к настройке способа отражения у сотрудника, а не правьте проводку вручную.
Как проверить результат
Дт 20 и Дт 26 заполнены по разным группам сотрудников, Кт 70/69
Вся зарплата ушла на один счет или счет пустой
Обороты по Дт 20 и 26 соответствуют фонду оплаты труда групп
На одном из счетов нулевые обороты при наличии персонала
У каждого сотрудника заполнен способ отражения
Строки с пустым способом или способом «по умолчанию»
Перенос данных между ЗУП и Бухгалтерией
При раздельном ведении учета документ «Отражение зарплаты в бухучете» формируется в ЗУП, а проводки появляются в Бухгалтерии после синхронизации. Чтобы разделение на 20 и 26 счет сохранилось, способы отражения должны корректно сопоставляться между базами — обычно по наименованию или по ссылке при настроенном обмене.
Перед первой синхронизацией месяца проверьте, что в ЗУП у всех сотрудников заполнены способы отражения, а в Бухгалтерии созданы аналогичные элементы с правильными счетами. Если после переноса в проводках пустой счет дебета — причина почти всегда в несопоставленном способе отражения.
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее частая ситуация — вся зарплата уходит на один счет, потому что способ отражения задан только «по умолчанию» для организации, а сотрудникам и подразделениям не назначен. Вторая распространенная ошибка — сотрудник переведен из цеха в офис, но кадровый перевод оформлен без смены способа отражения, и затраты продолжают падать на 20 счет.
Еще одна проблема — дубли способов отражения с одинаковыми наименованиями, но разными счетами после обмена между базами. Периодически сверяйте справочник и помечайте лишние элементы на удаление, предварительно убедившись, что они не используются в документах.
Ограничения и границы самостоятельной настройки
Описанная схема закрывает стандартные случаи: деление персонала на производство и управление, простое пропорциональное распределение. Не пытайтесь решать ею сложный распределенный учет — например, распределение зарплаты по долям выручки нескольких направлений с ежемесячно меняющимися коэффициентами или учет по нескольким проектам с ГПХ-смешением. Там потребуется доработка или отдельные механизмы распределения затрат.
Перед массовым изменением способов отражения сделайте резервную копию базы и сначала проверьте результат на одном месяце и нескольких сотрудниках. Перепроведение прошлых периодов затрагивает закрытие месяца и себестоимость, поэтому исправления за закрытые периоды выполняйте только после согласования с главным бухгалтером.
Что важно запомнить
Счет затрат в 1С задается способом отражения зарплаты, а не ручными проводками. Создайте способы с 20 и 26 счетом, назначьте их подразделениям или сотрудникам, сформируйте отражение зарплаты и сверьте проводки с ОСВ. Ошибки исправляйте через настройку, а не через правку движений документа.
Частые вопросы
Можно ли разделить зарплату одного сотрудника между 20 и 26 счетом в фиксированной пропорции?
Да. В 1С:ЗУП для этого используется механизм распределения основного заработка, где задаются доли по способам отражения. В Бухгалтерии без ЗУП проще оформить распределение вручную в документе отражения зарплаты, разбив строку сотрудника на две части с разными способами.
Куда попадут страховые взносы при разделении зарплаты?
Взносы распределяются автоматически пропорционально базе начисления: если часть зарплаты ушла на 20 счет, а часть на 26, взносы разделятся в той же пропорции с проводками Дт 20 Кт 69 и Дт 26 Кт 69. Отдельно настраивать счета для взносов не требуется.
Что делать, если зарплата уже отражена на неправильном счете?
Отмените проведение документа «Отражение зарплаты в бухучете», исправьте способ отражения у сотрудника или подразделения, затем перезаполните и проведите документ заново. Ручную правку проводок использовать не следует — она нарушит связь с регистрами учета зарплаты.
Нужно ли создавать отдельный способ отражения для отпускных и больничных?
Как правило, нет: отпускные и больничные за счет работодателя наследуют способ отражения основного начисления сотрудника. Отдельные способы нужны только если учетная политика требует относить эти выплаты на иные счета или другую аналитику.
Почему после синхронизации ЗУП с Бухгалтерией в проводках пустой счет дебета?
Причина почти всегда в том, что способ отражения из ЗУП не сопоставлен с элементом справочника в Бухгалтерии. Откройте в Бухгалтерии справочник способов учета зарплаты, найдите элемент, созданный обменом, заполните в нем счет и аналитику, затем перепроведите документ отражения.
Влияет ли выбор 20 или 26 счета на расчет налога на прибыль?
И 20, и 26 счета в итоге формируют расходы, но по-разному: 26 счет может списываться напрямую в расходы периода (метод директ-костинга) или распределяться в себестоимость, а 20 — через выпуск продукции и незавершенное производство. Выбор счета влияет на момент признания расхода, поэтому он должен соответствовать учетной политике организации.