Как формируется штатное расписание в 1С

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм кадрового планирования. От него зависят приёмы на работу, переводы, расчёт зарплаты и отчётность: если позиция заведена с ошибкой, проблема всплывёт при оформлении сотрудника или начислении оклада. Поэтому штатное расписание формируют до начала кадровых операций, а не «потом, когда понадобится распечатать».

Механизм доступен в конфигурациях 1С:ЗУП (редакция 3.1) и частично в 1С:Бухгалтерии, но логика у них разная. В ЗУП штатное расписание — самостоятельный документ с историей изменений, индексацией и связью с начислениями. В Бухгалтерии это скорее справочник позиций без полноценного учёта изменений. Ниже разобран полный цикл работы в 1С:ЗУП: от включения функциональности до проверки результата.

Что нужно настроить перед созданием штатного расписания

Прежде чем заводить позиции, убедитесь, что механизм включён. Откройте раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания». Здесь задаются ключевые параметры: ведётся ли штатное расписание вообще, используется ли история изменений, применяется ли индексация, нужны ли «вилки» окладов и надбавок.

Галочка «Ведется история изменений штатного расписания» принципиально важна: без неё программа хранит только актуальное состояние, и восстановить, какая ставка была у должности полгода назад, будет невозможно. Если организация периодически меняет оклады или перераспределяет ставки, историю включайте сразу — включить её задним числом технически можно, но прошлые изменения придётся вносить вручную.

Дополнительно проверьте настройку «Автоматическая проверка штатного расписания на соответствие кадровым приказам». Она заставит программу сигнализировать, если фактический приём сотрудника расходится с позицией штатки — например, по окладу или количеству ставок.

Как создать документ «Штатное расписание»

Переходите в раздел «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Создать». Если история изменений включена, первый документ будет называться «Утверждение штатного расписания» — именно он фиксирует начальное состояние на дату.

В шапке документа укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого расписание вступает в силу. Дата и месяц могут различаться: приказ подписан 25 декабря, а действует расписание с 1 января. Программа будет применять позиции именно с месяца вступления в силу.

Табличная часть заполняется позициями. Каждая позиция — это связка «подразделение + должность». Один и тот же должностной оклад в разных подразделениях — это разные позиции штатного расписания, и заводить их нужно отдельно.

1. 1
   Включите функциональность: Настройка — Кадровый учёт — Настройка штатного расписания
2. 2
   Создайте документ: Кадры — Штатное расписание — Создать — Утверждение штатного расписания
3. 3
   Укажите организацию, дату утверждения и месяц вступления в силу
4. 4
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, начисления
5. 5
   Проверьте итоговый фонд оплаты труда по кнопке с расчётом ФОТ
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для подписания

Как заполнить позицию: ставки, оклад и начисления

При добавлении позиции открывается форма с несколькими блоками. В верхней части — подразделение и должность из соответствующих справочников. Если нужное подразделение или должность отсутствуют, создайте их прямо из формы, не прерывая работу с документом.

Поле «Количество ставок» допускает дробные значения: 0,5 ставки, 1,25 и т.д. Это важно для совместителей и неполного рабочего времени. Программа контролирует занятость: при приёме сотрудника сверх свободных ставок выдаст предупреждение (или запрет, если настроена строгая проверка).

В блоке «Оплата труда» укажите основное начисление — обычно «Оплата по окладу» — и его размер. Если в настройках включены вилки, можно задать минимальное и максимальное значение вместо фиксированного оклада. Дополнительные начисления (надбавки за вредность, районные коэффициенты, премии) добавляются строками с указанием размера или процента.

После заполнения программа автоматически рассчитывает ФОТ по позиции с учётом количества ставок. Сверьте эту сумму с плановой — расхождение на этом этапе почти всегда означает ошибку в количестве ставок или в размере начисления.

Как изменить и проиндексировать штатное расписание

Действующее расписание не редактируется «задним числом» — изменения оформляются новыми документами. Для точечных правок (добавить позицию, закрыть ставку, поменять оклад отдельной должности) используйте «Изменение штатного расписания» из того же раздела «Кадры».

В документе изменения вы указываете, с какой позицией что происходит: изменить, добавить или закрыть. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для приёмов с даты изменения, но остаётся в истории. Удалить позицию, по которой были приёмы, программа не даст — только закрыть.

Для массового повышения окладов предназначен документ «Индексация штатного расписания». Он увеличивает размеры начислений на заданный коэффициент сразу по всем или выбранным позициям. После индексации штатки не забудьте оформить «Индексацию заработка» сотрудников — иначе оклады людей останутся прежними, а штатное расписание будет показывать новые суммы.

Как проверить результат и получить печатную форму

Основной инструмент проверки — отчёты раздела «Кадры» — «Кадровые отчёты». «Штатное расписание (Т-3)» формирует унифицированную печатную форму на любую дату с учётом истории изменений. «Штатная расстановка» показывает, кто из сотрудников занимает какие позиции, и сразу выявляет вакантные ставки.

Отчёт «Остатки штатных единиц» удобен для контроля: он показывает по каждой позиции количество ставок, занято, свободно. Если по факту людей больше, чем ставок, — значит, кто-то принят в обход штатки или позиция заведена с меньшим количеством ставок, чем нужно.

Полезная контрольная практика — сверить итоговый ФОТ по штатному расписанию с плановым бюджетом на оплату труда. Расхождение без объяснимых причин (вакансии, неполные ставки) — сигнал искать ошибку в позициях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Все принятые сотрудники занимают позиции, вакансии видны явно

Тревожный признак

Сотрудники есть, а позиций нет — приёмы оформлены в обход штатки

Остатки штатных единиц

Норма

Занято не больше, чем предусмотрено ставок

Тревожный признак

Отрицательные свободные остатки — ставок заведено меньше, чем принято людей

ФОТ по штатному расписанию

Норма

Совпадает с плановым фондом с учётом вакансий

Тревожный признак

Необъяснимое расхождение — ошибка в ставках или начислениях

Печатная форма Т-3 на прошлую дату

Норма

Показывает состояние именно на ту дату

Тревожный признак

Показывает текущее состояние — не включена история изменений

Типичные ошибки при работе со штатным расписанием

Самая частая проблема — включение штатного расписания после того, как сотрудники уже приняты. Позиции создают вручную, приёмы к ним не привязываются, и отчёты показывают одновременно «лишних» людей и «пустые» ставки. Решение — помощник перехода или перепроведение кадровых документов с указанием позиций.

Вторая типичная ошибка — редактирование оклада прямо в позиции вместо документа изменения. Если история включена, такая правка не сохранится корректно; если выключена — вы потеряете данные о прежнем окладе, и расчёт среднего заработка за прошлые периоды может стать недостоверным.

Третья группа ошибок связана с дробными ставками: заводят позицию на 1 ставку, а принимают двух совместителей по 0,5. Формально остаток сходится, но при увольнении одного из них контроль ставок начинает вести себя неочевидно. Корректнее заводить отдельные позиции под разные условия занятости, если они различаются по графику или начислениям.

Особенности штатного расписания в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного документооборота штатного расписания нет. Там работает справочник «Штатное расписание» (раздел «Зарплата и кадры»), где позиция — это запись с подразделением, должностью, окладом и количеством ставок. История изменений хранится ограниченно: программа запоминает период действия записи, но механизмов индексации и массовых изменений нет.

Для небольшой организации с редкими изменениями этого достаточно: позиция создаётся один раз, оклад корректируется новой записью с новой датой. Но если у вас регулярные индексации, вилки окладов, сложная структура надбавок или десятки ставок — функциональности Бухгалтерии не хватит, и правильным решением будет 1С:ЗУП.

Где вести штатное расписание

1С:ЗУП 3.1

Полный механизм: история, индексация, вилки, контроль ставок, связь с начислениями. Подходит организациям с регулярными кадровыми изменениями

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый справочник позиций без индексации и развитой истории. Достаточно для микробизнеса со стабильным штатом

Без штатного расписания

Приёмы оформляются напрямую. Допустимо в ЗУП, но теряется контроль ставок и плановый ФОТ — подходит только для очень маленьких компаний

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание для нескольких организаций в одной базе?

Да. Каждый документ «Утверждение штатного расписания» создаётся по конкретной организации, и программа ведёт отдельные расписания с собственной историей. В отчётах организация выбирается в настройках; сводную форму по всем организациям строят через отбор.

Что делать, если сотрудник принят, а позиции в штатке нет?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» с добавлением нужной позиции, затем откройте кадровый приказ о приёме и укажите в нём эту позицию. После перепроведения приказа контроль ставок и отчёты придут в норму.

Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?

Используйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» из раздела «Кадры» — «Кадровые отчёты» и укажите нужную дату в параметрах. Форма построится с учётом истории изменений. Если история не включалась, отчёт покажет только текущее состояние.

Нужно ли штатное расписание, если в компании три человека?

Формально штатное расписание как локальный документ организации нужно независимо от численности. В программе механизм можно не включать и оформлять приёмы напрямую, но тогда печатную форму Т-3 придётся формировать вручную вне 1С, а контроля ставок и планового ФОТ не будет.

Почему после индексации штатки зарплата сотрудников не изменилась?

Документ «Индексация штатного расписания» меняет только плановые размеры начислений в позициях. Чтобы изменить фактические оклады людей, нужен отдельный документ «Изменение оплаты труда» или «Индексация заработка» по сотрудникам с той же даты и тем же коэффициентом.

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию?

Если по позиции не было приёмов и документ ещё не вступил в силу — отмените проведение документа и удалите строку. Если позиция уже использовалась, удалить её нельзя: оформите «Изменение штатного расписания» с закрытием позиции, чтобы она перестала предлагаться при приёмах, но сохранилась в истории.