Другое · 12 мин
Как рассчитать увольнение в 1С:Предприятие
Как рассчитать увольнение в 1С:Предприятие: документ «Увольнение», компенсация отпуска, НДФЛ, взносы, проверка расчёта и типичные ошибки. Подробная инструкция.
Расчёт увольнения — одна из самых ответственных операций в учёте зарплаты: ошибка в компенсации отпуска или НДФЛ приводит к претензиям сотрудника, штрафам трудовой инспекции и доначислениям при проверке. В программах 1С (ЗУП, а также зарплатные модули «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление нашей фирмой») вся процедура автоматизирована, но корректность результата зависит от того, насколько правильно ведётся кадровый учёт и закрыты все «хвосты» по сотруднику.
Ниже разобран полный цикл: от кадрового приказа до выплаты и передачи сведений в СФР и ФНС. Инструкция ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом» (редакция 3.1) — самую распространённую конфигурацию для этой задачи; в других решениях логика аналогична, отличается только расположение документов.
Подготовка: что проверить до расчёта увольнения
Прежде чем создавать документ увольнения, убедитесь, что в программе отражены все кадровые события сотрудника. Если за период работы не введены отпуска, больничные или командировки, расчёт среднего заработка и остатка дней отпуска будет неверным, а исправление после выплаты потребует сторнирования и пересдачи отчётности.
Проверьте следующие моменты. Во-первых, все ли отпуска зарегистрированы документами «Отпуск», а не просто отмечены в табеле. Во-вторых, нет ли у сотрудника незакрытых авансов, подотчётных сумм или займов — их нужно удержать при расчёте отдельными документами. В-третьих, актуальны ли плановые начисления: если сотруднику забыли изменить оклад после повышения, средний заработок занизится.
Также сверьте остаток отпуска: откройте отчёт «Остатки отпусков» (Зарплата → Отчёты, анализы зарплаты) и сравните с данными личной карточки. Расхождения исправляют документом «Кадровый перевод» или специальной корректировкой остатков до увольнения, а не после.
Создание документа «Увольнение»
В ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника, именно за него программа начислит зарплату и определит период расчёта среднего заработка.
Если увольняется список сотрудников (например, при сокращении), используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчётные строки по каждому работнику и экономит время при массовых операциях. При сокращении штата дополнительно поставьте признак начисления выходного пособия: программа рассчитает его исходя из среднего заработка и количества оплачиваемых дней.
После заполнения шапки нажмите кнопку расчёта (или просто проведите документ — в типовых настройках расчёт выполняется автоматически). Программа сформирует на закладке «Начисления и удержания» строки: оплата по окладу за фактически отработанные дни, компенсация отпуска, при необходимости — выходное пособие и удержания по займам или исполнительным листам.
- 1Закройте все отсутствия сотрудника: отпуска, больничные, командировки
- 2Проверьте остаток отпуска отчётом «Остатки отпусков»
- 3Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание
- 4Проведите документ и проверьте начисления на закладке «Начисления и удержания»
- 5Сформируйте расчётный листок и сверьте суммы
- 6Создайте ведомость на выплату и проведите её
- 7Сформируйте уведомления по НДФЛ и сведения для СФР
Как 1С считает компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация рассчитывается как произведение остатка дней отпуска на средний дневной заработок. Остаток программа определяет автоматически по данным кадровых документов: за каждый отработанный месяц начисляется условная доля отпуска (обычно 2,33 дня при стандартном отпуске 28 дней), из которой вычитаются использованные дни.
Средний дневной заработок для компенсации считается по правилам постановления № 922: берётся начисленная зарплата за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делится на количество отработанных дней в пересчёте на среднемесячное число 29,3. Если сотрудник отработал меньше года, расчётный период — фактическое время работы.
Чтобы увидеть детализацию расчёта, откройте в документе увольнения строку компенсации и нажмите на сумму среднего заработка — программа покажет форму с расшифровкой по месяцам: какие начисления вошли в базу, сколько дней учтено. Это главный инструмент проверки: если какой-то месяц исключён (например, сотрудник был в отпуске за свой счёт), программа отразит это в расчёте.
Если остаток отпуска отрицательный
Отрицательный остаток означает, что сотрудник использовал отпуск авансом. В этом случае программа предложит не компенсацию, а удержание за неотработанные дни отпуска. Проверьте корректность такого удержания: по закону удержать можно не всю сумму, а в пределах ограничений по удержаниям из зарплаты, кроме отдельных оснований увольнения. Если лимита недостаточно, остаток долга оформляется отдельно и с согласия сотрудника.
НДФЛ и страховые взносы при увольнении
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это частая ошибка начинающих расчётчиков, которые по аналогии с выходным пособием считают её необлагаемой. Программа удерживает налог автоматически при проведении документа, но проверить результат нужно вручную.
Выходное пособие при сокращении и средний заработок на период трудоустройства не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера). В ЗУП необлагаемый лимит контролируется автоматически, сумма превышения попадёт в облагаемую базу отдельной строкой.
Дата получения дохода по компенсации и зарплате при увольнении — день выплаты. Уведомление по НДФЛ с этих сумм подаётся в составе обычной отчётности, сроки уплаты стандартные. Проверьте, чтобы налог по увольняемому сотруднику попал в правильный платёжный период, особенно если выплата проходит на границе квартала.
Выплата расчёта и формирование документов
После проведения документа увольнения создайте ведомость на выплату: «Зарплата → Ведомости в банк» (или в кассу, на счёт — в зависимости от способа выплаты в организации). При заполнении ведомости программа подтянет долг перед сотрудником, включая суммы по увольнению, и удержит НДФЛ к перечислению.
Убедитесь, что в ведомость попала именно полная сумма расчёта. Если сотруднику ранее был выплачен аванс за месяц увольнения, в ведомости отразится только остаток. Проверьте также, что по сотруднику не осталось невыплаченных сумм прошлых периодов — их видно в отчёте «Расчёты с сотрудниками» или «Задолженность по зарплате».
После выплаты сформируйте кадровые документы: приказ об увольнении (форма Т-8), записку-расчёт (Т-61) и запись в личной карточке. Все печатные формы доступны из документа увольнения по кнопке «Печать». Не забудьте передать сведения о расторжении договора в СФР (электронный трудовой стаж) в установленный срок — в ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ в разделе отчётности.
Как проверить результат
Видны зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ; итог к выплате совпадает с ведомостью
Пустые строки начислений, компенсация отсутствует при положительном остатке отпуска
В отчёте «Остатки отпусков» по сотруднику нулевой остаток или снят авансовый минус
Остаток не изменился — документ увольнения не проведён или дата неверна
После выплаты по сотруднику нет долгов ни у организации, ни у работника
Осталась кредиторская задолженность — ведомость не проведена или сумма неполная
Налог исчислен с компенсации и зарплаты, удержан при выплате
Налог исчислен, но не удержан — ведомость проведена с ошибкой даты
Особые сценарии увольнения
Увольнение в середине месяца при суммированном учёте
Если сотрудник работает по графику суммированного учёта, оплата за отработанное время считается по фактически отработанным часам до даты увольнения. Проверьте, что все смены по графику введены и табель закрыт: иначе программа рассчитает оклад по плановому времени, а не по факту.
Увольнение после больничного или в отпуске
Если сотрудник увольняется сразу после отпуска с последующим увольнением, используйте документ «Отпуск» с включённым признаком увольнения — программа рассчитает отпускные и окончательный расчёт одним документом. При увольнении после длительного больничного проверьте, что расчётный период для среднего заработка корректно смещён: месяцы без начислений заменяются предыдущими по правилам расчёта среднего.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При переводе в другую организацию компенсация отпуска выплачивается в общем порядке — остаток не переносится автоматически. При увольнении по соглашению сторон с выплатой компенсации, предусмотренной соглашением, создайте дополнительное разовое начисление документом «Разовое начисление» или настройте отдельный вид расчёта с нужным налогообложением.
Проверка расчёта и закрытие периода
Финальный контроль выполните по расчётному листку сотрудника: в нём должны быть видны все начисления за месяц увольнения, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте её с ведомостью и с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 (при синхронизации с «1С:Бухгалтерией»).
Если учёт ведётся в связке ЗУП + Бухгалтерия, после расчёта выполните синхронизацию и проверьте, что документ увольнения и ведомость выгрузились с корректными проводками. Компенсация отпуска отражается на тех же счетах затрат, что и обычная зарплата сотрудника; выходное пособие может требовать отдельной настройки способа отражения.
Закройте месяц стандартной процедурой: начисление зарплаты по остальным сотрудникам, расчёт взносов, формирование отчётности. Уволенный сотрудник попадёт в расчёт страховых взносов и персонифицированные сведения за период увольнения — проверьте его наличие в отчётах до отправки.
Что важно запомнить
Корректный расчёт увольнения в 1С строится на трёх условиях: актуальные кадровые данные и остаток отпуска до создания документа, проверка среднего заработка и НДФЛ внутри документа «Увольнение», полная выплата и передача сведений в СФР в день увольнения. Ошибку проще предотвратить сверкой остатков, чем исправлять сторнированием.
Частые вопросы
Почему в документе увольнения не рассчиталась компенсация отпуска?
Чаще всего причина в нулевом или отрицательном остатке отпуска: программа не начисляет компенсацию, если дней не осталось. Проверьте отчёт «Остатки отпусков». Вторая причина — в документе не заполнен вид компенсации или снят флажок начисления. Третья — сотрудник принят в текущем месяце и не отработал половины месяца, тогда права на компенсацию ещё нет.
Как исправить ошибку, если увольнение уже проведено и выплачено?
Прямое редактирование проведённого документа после выплаты нежелательно. Используйте документы-корректировки: «Сторнирование начислений» для отмены неверных сумм, затем новый расчёт. Если изменился НДФЛ, сформируйте уточнённые уведомления и при необходимости корректировку расчёта по взносам. До выплаты достаточно отменить проведение, исправить данные и пересчитать.
Можно ли уволить сотрудника, у которого есть незакрытый больничный?
По инициативе работодателя уволить сотрудника в период болезни нельзя, а по собственному желанию — можно. В 1С это технически возможно в обоих случаях: программа не блокирует документ. Больничный, пришедший после увольнения, в отдельных случаях подлежит оплате — его вводят обычным документом «Больничный лист» с привязкой к уволенному сотруднику.
Как рассчитать увольнение, если сотрудник не работал и дохода не было?
Когда в расчётном периоде нет начислений (например, длительный отпуск без сохранения или простой), средний заработок определяется по правилам замещения периода, а при полном отсутствии базы — исходя из оклада или тарифной ставки. В ЗУП такие ситуации обрабатываются автоматически, но результат стоит проверить вручную через расшифровку среднего заработка в документе.
Чем расчёт увольнения в 1С:Бухгалтерии отличается от ЗУП?
В «1С:Бухгалтерии» расчёт увольнения урезан: остаток отпуска и средний заработок часто приходится указывать вручную, нет полноценного кадрового учёта отпусков и автоматического контроля лимитов пособий. Для организаций с десятками сотрудников и сложными графиками корректнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.