Как оформить отпускные при увольнении в 1С

При увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни отпуска. В программах 1С эта операция выполняется штатными документами, но ошибки в настройках или последовательности действий приводят к неверному расчёту дней, среднего заработка и налогов. Ниже — практический порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и отличия для 1С:Бухгалтерии 8.

Компенсация при увольнении рассчитывается за все накопленные и неиспользованные отпуска, включая дополнительные. Количество дней программа определяет автоматически по данным о фактических отпусках и датах приёма и увольнения, но корректность зависит от того, велся ли кадровый учёт в программе с начала работы сотрудника. Если история введена частично, остатки дней придётся указать вручную.

Определите, какой документ использовать в вашей конфигурации

В 1С:ЗУП 8 ред. 3.1 увольнение и начисление компенсации выполняются одним документом «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения»). В нём на вкладке «Компенсации отпуска» автоматически подтягивается остаток дней и предлагается начисление «Компенсация отпуска при увольнении».

В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 используется документ «Увольнение» из раздела «Зарплата и кадры» — «Все кадровые документы». Там есть флажок «Начислить компенсацию за неиспользованный отпуск». Расчёт среднего заработка в БП проще и не всегда учитывает сложные случаи (сезонные премии, индексации), поэтому для больших штатов рекомендуется ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 8 ред. 3.1

Полноценный расчёт остатков отпусков, среднего заработка, вычетов и взносов. Подходит для организаций любого размера, требует ведения кадрового учёта.

1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0

Упрощённый расчёт в одном документе. Подходит для небольших организаций со стандартными условиями оплаты труда; сложные премии и индексации могут потребовать ручной корректировки.

Проверьте остаток дней неиспользованного отпуска

Ключевой параметр расчёта — количество дней компенсации. В ЗУП остаток отпуска считается автоматически на дату увольнения по данным кадровых документов: приёмов, отпусков, отсутствий. Проверить остаток можно отчётом «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты») или справкой «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.

Если сотрудник работал в организации до того, как учёт начали вести в программе, автоматический остаток будет неверным. В этом случае введите начальные остатки: в ЗУП это документ «Начальная штатная расстановка» или ввод остатков отпусков через «Данные на начало эксплуатации» в карточке сотрудника (раздел «Отсутствия» — ссылка «Оформить отпуск» / «Остатки отпусков»).

Помните о правиле округления: отработанные месяцы считаются от даты приёма, а излишки менее половины месяца отбрасываются, половина и более — округляются до полного месяца. Программа учитывает это автоматически, но при ручном вводе остатков считайте по этому же правилу.

Создайте документ «Увольнение» и начислите компенсацию

Порядок действий в 1С:ЗУП 3.1:

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату увольнения и основание (статья ТК РФ).
3. 3
   Перейдите на вкладку «Компенсации отпуска» — программа покажет остаток дней и автоматически предложит начислить компенсацию.
4. 4
   На вкладке «Начисления и удержания» проверьте сумму компенсации, НДФЛ и взносы.
5. 5
   По кнопке с суммой среднего заработка откройте калькулятор и сверьте расчётный период и учтённые выплаты.
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок и записку-расчёт (Т-61).

В поле «Компенсировать» программа подставляет остаток дней на дату увольнения. Если у сотрудника несколько видов отпусков (основной и дополнительный), дни суммируются, но в расшифровке видно, из чего складывается итог. При необходимости количество дней можно скорректировать вручную — например, если есть судебное решение или соглашение сторон.

Средний дневной заработок считается по общим правилам: выплаты за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делятся на учтённое время. Если сотрудник увольняется в том же месяце, в котором был принят, расчёт идёт по фактически отработанным дням. Калькулятор среднего заработка открывается по ссылке с суммой — там видно, какие начисления вошли в базу.

Проверьте НДФЛ и страховые взносы

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это одна из немногих выплат при увольнении, которая не попадает под необлагаемый лимит выходного пособия. Программа исчисляет налог автоматически в документе «Увольнение» на вкладке «Начисления и удержания».

Особенность по срокам: НДФЛ с компенсации перечисляется в общие сроки, но важно, чтобы дата выплаты в ведомости совпадала с фактической. Компенсация должна быть выплачена в день увольнения — это требование ТК РФ. Если ведомость проведена позже, дата фактического получения дохода в учёте НДФЛ определится по дате выплаты, что отразится в отчёте 6-НДФЛ.

Проверьте применение вычетов: если сотруднику положены стандартные вычеты, они должны быть учтены в месяце увольнения. В ЗУП вычеты видны в расшифровке НДФЛ в документе увольнения.

Выплатите компенсацию и сформируйте документы

После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: «Выплаты» — «Ведомости в банк» (или в кассу). В поле «Выплатить» выберите «Увольнения» — программа подтянет сумму к выплате по уволенному сотруднику вместе с НДФЛ к перечислению.

Из документа «Увольнение» печатается записка-расчёт по форме Т-61 (или по самостоятельно утверждённой форме), где видны дни компенсации, средний заработок, начисления, удержания и итог к выплате. Расчётный листок сотруднику выдаётся в день увольнения.

При обмене с 1С:Бухгалтерией увольнение и ведомость переносятся синхронизацией; проверьте, что проводки по компенсации сформировались на те же счета затрат, что и обычная зарплата сотрудника, а НДФЛ и взносы — на стандартные счета расчётов с бюджетом и фондами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток дней в документе увольнения

Норма

Совпадает с отчётом «Остатки отпусков» на дату увольнения

Тревожный признак

Расходится — значит, не введены начальные остатки или есть непроведённые отпуска

Средний дневной заработок

Норма

Расчётный период — 12 месяцев, все премии и индексации учтены

Тревожный признак

Период неполный без причины или выплаты отсутствуют в базе

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна начислено минус НДФЛ, дата — день увольнения

Тревожный признак

Сумма не сходится с расчётным листком или дата позже дня увольнения

НДФЛ и взносы

Норма

Исчислены с полной суммы компенсации, видны в расчётном листке

Тревожный признак

Компенсация ошибочно попала в необлагаемые выплаты

Типичные ошибки при оформлении

Большинство проблем связано не с самим документом, а с состоянием учёта до него. Ниже — ошибки, которые чаще всего приводят к перерасчётам.

Ещё одна ситуация — увольнение переводом или увольнение в последний день месяца. В последнем случае месяц увольнения может входить в расчётный период среднего заработка; программа учитывает это по настройке, и при сомнениях стоит сверить расчёт с методикой, закреплённой в учётной политике.

Перед массовыми увольнениями (сокращение, ликвидация) удобно сначала сформировать отчёт «Остатки отпусков» по всему подразделению и разнести ручные корректировки остатков заранее. Тогда документы увольнения заполнятся автоматически, и проверять придётся только средний заработок.

Как исправить ошибку, если увольнение уже проведено

Если ошибка обнаружена до выплаты, достаточно отменить проведение ведомости, исправить документ «Увольнение» (дни, средний заработок) и провести его заново — взаиморасчёты пересчитаются.

Если выплата уже прошла и сумма занижена, доначисление оформляется документом «Начисление зарплаты и взносов» или разовым начислением в следующем периоде с пересчётом НДФЛ и взносов. Если сумма завышена, удержать излишне выплаченное с уволенного сотрудника можно только в ограниченных случаях (счётная ошибка, согласие сотрудника) — поэтому завышение лучше не допускать проверкой до выплаты.

При перерасчёте после сдачи отчётности потребуется уточнённый 6-НДФЛ и, при изменении базы взносов, корректировка РСВ. В ЗУП корректировки отражаются автоматически при пересчёте документов, но период должен быть открыт для редактирования.

Частые вопросы

Можно ли оформить компенсацию отдельным документом, а не в «Увольнении»?

Да, технически можно начислить компенсацию документом «Разовое начисление» или в «Начислении зарплаты и взносов», но это неудобно: придётся вручную считать дни и следить за кодом дохода. Штатный расчёт в документе «Увольнение» надёжнее и автоматически формирует записку-расчёт Т-61.

Что делать, если программа показывает отрицательный остаток отпуска?

Это значит, что сотрудник использовал отпуск авансом. В документе увольнения вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни. Удержать можно не более установленной доли от суммы выплаты, а если удержание невозможно (например, при определённых основаниях увольнения) — оно не производится вовсе.

Входит ли компенсация при увольнении в необлагаемый лимит выходного пособия?

Нет. Необлагаемый лимит (трёхкратный средний месячный заработок) относится к выходному пособию и сохраняемому заработку на период трудоустройства. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами полностью, независимо от суммы.

Сотрудник принят и уволен в одном месяце — как считается средний заработок?

Расчётный период отсутствует, поэтому средний заработок определяется по фактически начисленной зарплате и отработанным дням в месяце увольнения. Программа делает это автоматически, но стоит открыть калькулятор среднего и убедиться, что в базу попали все начисления.

Почему в 1С:Бухгалтерии сумма компенсации отличается от расчёта в ЗУП?

В БП упрощённый алгоритм среднего заработка: он может не учитывать отдельные виды премий, повышение окладов и особые графики. Для сотрудников со сложной системой оплаты рассчитайте компенсацию вручную или в ЗУП и скорректируйте сумму в документе увольнения в БП.

Нужно ли пересчитывать отчётность, если ошибку в компенсации нашли после сдачи 6-НДФЛ?

Да. Если изменилась сумма дохода или налога, сдаётся уточнённый расчёт 6-НДФЛ за период выплаты. При изменении базы страховых взносов дополнительно подаётся уточнённый РСВ. В программе перерасчёт выполняется исправлением исходного документа, после чего формируются корректирующие отчёты.