Другое · 11 мин
Расчёт умершего сотрудника в 1С ЗУП и выплата родственникам
Пошаговая инструкция по расчёту умершего сотрудника в 1С ЗУП: прекращение трудового договора, начисление зарплаты и компенсации, выплата родственникам, НДФЛ и взносы.
Смерть сотрудника — основание прекращения трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. В 1С:ЗУП это оформляется документом «Увольнение», а все причитающиеся суммы — зарплата за отработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, пособия — выплачиваются членам семьи умершего. Порядок отличается от стандартного увольнения: меняются получатели денег, налогообложение и набор документов-оснований.
Ключевая особенность ситуации — суммы, начисленные после смерти работника и выплачиваемые родственникам, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Это следует из статьи 217 НК РФ и статьи 422 НК РФ. Однако программа не всегда корректно определяет налоговый статус автоматически, поэтому бухгалтеру нужно контролировать регистрацию доходов вручную.
Ниже разобран полный цикл: от регистрации факта смерти до выдачи денег родственникам и отражения операций в отчётности. Инструкция актуальна для конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1.
Какие документы нужны до начала расчёта
До внесения данных в программу работодатель должен получить подтверждающие документы. Без них оформлять увольнение и тем более выплачивать деньги нельзя — это создаёт риск споров с другими наследниками и претензий со стороны проверяющих.
Минимальный пакет включает копию свидетельства о смерти (для оформления прекращения трудового договора) и заявление от члена семьи о выдаче причитающихся сумм. К заявлению прикладывают документы, подтверждающие родство или факт совместного проживания: свидетельство о браке, свидетельство о рождении, справку о составе семьи.
Выплата производится на основании статьи 141 ТК РФ: зарплату, не полученную ко дню смерти работника, выдают члену его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего. Закон отводит работодателю семь дней на выдачу после обращения с соответствующими документами. Если обратилось несколько претендентов, сумма выдаётся тому, кто обратился первым, либо делится по соглашению между ними.
Как оформить прекращение трудового договора в 1С ЗУП
Основание увольнения в данном случае не инициатива сторон, а независящее от них обстоятельство. В программе это отражается стандартным документом, но с особым выбором причины.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника и дату увольнения — ею считается дата смерти, указанная в свидетельстве
- 3В поле основания выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» (смерть работника)
- 4На вкладке начислений проверьте автоматически рассчитанную зарплату и компенсацию отпуска
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 или самостоятельно разработанной форме
Датой прекращения трудового договора является день смерти работника, а не день вынесения приказа. Это важно для расчёта зарплаты: начисления выполняются по дату смерти включительно, если сотрудник находился на рабочем месте или на больничном.
Приказ об увольнении издаётся после получения свидетельства о смерти. Знакомить сотрудника с приказом не требуется — в табеле и личной карточке делается запись об основании прекращения договора со ссылкой на реквизиты свидетельства.
Что начислить: зарплата, компенсация отпуска, пособия
Документ «Увольнение» в ЗУП 3.1 автоматически рассчитывает основные начисления: оплату по окладу за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Остаток отпуска программа определяет по кадровым данным — проверьте его в отчёте «Остатки отпусков», чтобы исключить ошибки из-за незакрытых отпускных периодов.
Если сотрудник умер во время болезни, листок нетрудоспособности закрывается датой смерти, и пособие начисляется по этот день документом «Больничный лист». Это пособие также выплачивается родственникам и также не облагается НДФЛ и взносами, поскольку выплачивается уже не самому работнику, а членам семьи.
Отдельно проверьте наличие других задолженностей: премии, районные коэффициенты, доплаты, материальная помощь, предусмотренная локальными актами. Если коллективным или трудовым договором предусмотрена матпомощь семье в связи со смертью работника, начислите её документом «Разовое начисление» с соответствующим видом расчёта — она тоже не облагается НДФЛ и взносами в пределах, установленных законодательством.
Как настроить НДФЛ и страховые взносы
Это самый ответственный этап: именно здесь допускается большинство ошибок. Доходы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке статьи 141 ТК РФ, освобождаются от НДФЛ на основании пункта 18 статьи 217 НК РФ и от страховых взносов на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 422 НК РФ.
В ЗУП 3.1 начисления в документе «Увольнение» по умолчанию могут попасть в облагаемую базу. Проверьте результат на вкладке «Начисления и удержания»: колонки НДФЛ и взносов должны быть пустыми или нулевыми. Если программа рассчитала налог, скорректируйте регистрацию дохода вручную — например, через документ «Операция учёта НДФЛ» или путём корректировки вида расчёта с кодом дохода, не облагаемого налогом.
Исключение — суммы, начисленные и выплаченные самому работнику до смерти, но не выданные. На практике чаще встречается другая ситуация: окончательный расчёт производится уже после смерти, и тогда вся сумма считается выплатой родственникам и налогами не облагается целиком.
Как проверить результат
Сумма налога равна нулю, доход не попадает в 6-НДФЛ
Программа исчислила НДФЛ — требуется корректировка учёта
Начисления не включены в базу для взносов
Суммы попали в расчёт взносов — проверьте вид расчёта и регистрацию дохода
Указан родственник-получатель с реквизитами его документа
Ведомость оформлена на умершего сотрудника без получателя
Как оформить выплату родственникам
Выплата оформляется ведомостью — «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа расчётов в организации. Нюанс в том, что фактическим получателем денег является не сотрудник, а член его семьи.
В ЗУП 3.1 для этого предусмотрен механизм выплаты уволенным с указанием получателя. При выплате через кассу в ведомости укажите сотрудника, а в комментарии или расходном кассовом ордере зафиксируйте данные лица, получившего деньги: ФИО, паспортные данные, основание (заявление, документ о родстве). При перечислении на карту деньги переводятся на счёт родственника — реквизиты берутся из его заявления.
Если родственник не обратился за выплатой в течение установленного срока, суммы депонируются. В программе депонирование оформляется документом «Депонирование зарплаты». В дальнейшем задолженность может быть востребована наследниками в порядке наследственного правопреемства — по нотариальному запросу или свидетельству о праве на наследство.
Как выбрать действие
Отражение в отчётности и типичные ошибки
Выплаты родственникам умершего работника не включаются в расчёт 6-НДФЛ, поскольку не являются объектом обложения НДФЛ. В расчёте по страховым взносам эти суммы также не отражаются в облагаемой базе. В персонифицированных сведениях умерший сотрудник отражается с датой прекращения трудовых отношений по общим правилам.
Наиболее частые ошибки бухгалтеров при таком расчёте:
Ещё одна проблемная зона — удержания. Алименты и другие исполнительные удержания с окончательного расчёта умершего не производятся: обязательства работника прекращаются смертью. Однако задолженность по исполнительным документам, сформировавшаяся ранее, передаётся приставам — по ним нужно уведомить взыскателя и службу судебных приставов о смерти должника.
Особые сценарии: командировка, аванс, удержания
Если сотрудник умер в командировке
Суточные и компенсация расходов по командировке, не выплаченные ко дню смерти, включаются в окончательный расчёт и передаются родственникам. Авансовый отчёт закрывается на основании имеющихся документов; расходы на погребение, связанные с транспортировкой тела, могут компенсироваться работодателем, если это предусмотрено локальными актами.
Если был выдан аванс или займ
Невозвращённый подотчётный аванс или задолженность по займу не удерживается из сумм, выплачиваемых родственникам, — они не являются доходом умершего в момент выплаты. Такая задолженность взыскивается с наследников в рамках наследственного имущества через претензионный или судебный порядок, то есть уже за пределами зарплатного учёта.
Если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве
Это отдельная сложная процедура: расследование, акт формы Н-1, страховые выплаты по обязательному соцстрахованию от несчастных случаев. Расчёт в ЗУП выполняется по общей схеме, но дополнительно оформляются документы по несчастному случаю, а семье могут полагаться страховые обеспечения. В этой ситуации целесообразно привлечь специалиста по охране труда и юриста.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Все начисления выплачиваются членам семьи по заявлению в течение 7 дней и не облагаются НДФЛ и взносами — это нужно проверить в документе вручную. При отсутствии обращений суммы депонируются.
Частые вопросы
Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?
Члены семьи умершего, проживавшие совместно с ним, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении, независимо от совместного проживания. Право подтверждается документами о родстве, браке или иждивении. Если таких лиц нет, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по свидетельству о праве на наследство.
Облагается ли НДФЛ компенсация отпуска, выплачиваемая родственникам?
Нет. Выплаты членам семьи умершего работника, включая зарплату и компенсацию за неиспользованный отпуск, освобождаются от НДФЛ на основании пункта 18 статьи 217 НК РФ. Страховые взносы на эти суммы также не начисляются.
В какой срок нужно выплатить деньги родственникам?
Работодатель обязан выдать причитающиеся суммы не позднее семи дней со дня подачи соответствующих документов — заявления и подтверждения родства или иждивения. Сам окончательный расчёт оформляется после получения свидетельства о смерти.
Что делать, если за выплатой никто не обратился?
Суммы депонируются документом «Депонирование зарплаты» и сохраняются на счёте организации. В дальнейшем их могут востребовать наследники в составе наследственной массы — по запросу нотариуса или после получения свидетельства о праве на наследство.
Нужно ли удерживать алименты из расчёта умершего сотрудника?
Нет, обязательства по алиментам прекращаются смертью плательщика. Из сумм, выплачиваемых родственникам, удержания не производятся. О смерти должника следует уведомить службу судебных приставов и взыскателя, вернув исполнительный документ с сопроводительным письмом.
Можно ли перечислить выплату на карту умершего сотрудника?
Не рекомендуется: после смерти владельца банк блокирует счёт, и деньги могут зависнуть до завершения наследственных процедур. Правильный способ — выплатить наличными из кассы под расписку родственника или перечислить на банковский счёт, указанный получателем в заявлении.