Как произвести окончательный расчет при увольнении в 1С

Окончательный расчет — это полный расчет с сотрудником при увольнении: зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие (если положено), удержание НДФЛ и начисление страховых взносов. По Трудовому кодексу все суммы должны быть выплачены в день увольнения, поэтому ошибка в расчете или задержка выплаты грозит компенсацией за задержку и претензиями трудовой инспекции.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчет выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически считает остаток отпуска, средний заработок и налоги. В 1С:Бухгалтерии часть операций приходится делать вручную через «Начисление зарплаты» и отдельные начисления. Ниже разобраны оба сценария, проверка результатов и типичные ошибки.

Подготовка: что проверить до расчета

До создания документа увольнения убедитесь, что в базе отражены все кадровые события сотрудника: прием, переводы, отпуска, больничные, командировки и отсутствия. Если какой-то больничный или отпуск не проведен, средний заработок и остаток дней отпуска посчитаются неверно, и компенсация будет искажена.

Проверьте остаток отпуска через отчет «Остатки отпусков» (в ЗУП: Кадры → Отчеты → Остатки отпусков, или из карточки сотрудника). Если сотрудник брал отпуск авансом и не доработал до конца рабочего года, при увольнении потребуется удержание за неотработанные дни — программа это учитывает, но только при корректных данных.

Также убедитесь, что начислена зарплата за предыдущие месяцы и нет незакрытых долгов по прошлым периодам. Если предыдущий месяц не закрыт, документ увольнения может рассчитаться с неполными данными по НДФЛ и взносам.

Окончательный расчет в 1С:ЗУП документом «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение»: раздел Кадры → Приемы, переводы, увольнения → кнопка «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте «Увольнение списком», но для окончательного расчета удобнее отдельный документ по каждому сотруднику.

Заполните поля: организация, сотрудник, дата увольнения, основание (статья ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию). После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитывает: зарплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом), НДФЛ и страховые взносы.

На вкладке «Начисления и удержания» проверьте состав сумм. Компенсация отпуска считается по среднему заработку за последние 12 календарных месяцев. Если сотрудник отработал меньше — берется фактический период. Откройте расшифровку среднего заработка (ссылка рядом с суммой) и сверьте включенные месяцы и суммы с реальными начислениями.

1. 1
   Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные зарплату и компенсацию отпуска
4. 4
   Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте периоды
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и сформируйте записку-расчет Т-61
7. 7
   Оформите выплату: Выплаты → Ведомости в банк/кассу с характером «Увольнение»

Выходное пособие при сокращении

Если увольнение происходит по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или ликвидации, сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка. В документе «Увольнение» на вкладке «Условия увольнения» укажите количество дней или месяцев пособия — программа рассчитает его отдельной строкой. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами; превышение облагается. Проверьте, что программа корректно разделила облагаемую и необлагаемую части.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если остаток отпуска отрицательный, программа предложит удержание. Обратите внимание: удержание за неотработанные дни отпуска уменьшает базу НДФЛ, но есть ограничение — общий размер удержаний при увольнении не может превышать 20% от суммы выплаты (ст. 138 ТК РФ). Если долг больше, взыскать остаток можно только через суд или по добровольному соглашению с сотрудником.

Окончательный расчет в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (базовые и ПРОФ-версии) нет полноценного документа «Увольнение» как в ЗУП. Увольнение оформляется кадровым документом (Зарплата и кадры → Кадровые документы → Увольнение или через карточку сотрудника), после чего сотрудник перестает попадать в плановые начисления.

Зарплата за отработанные дни начисляется документом «Начисление зарплаты» за месяц увольнения — программа учтет сотрудника пропорционально отработанным дням по производственному календарю. Компенсацию отпуска нужно добавить вручную: в документе начисления выделите сотрудника, нажмите «Начислить» и выберите вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» (если его нет — создайте новое начисление с кодом дохода НДФЛ 2013 и обложением взносами).

Сумму компенсации в бухгалтерской конфигурации часто приходится считать самостоятельно: средний дневной заработок × количество неиспользованных дней. Если штат большой и увольнения регулярны, ручной расчет — весомый аргумент в пользу перехода на ЗУП.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП, документ «Увольнение»

Полный автоматический расчет: зарплата, компенсация, пособие, НДФЛ, взносы, печать Т-61. Подходит любым организациям, требует корректных кадровых данных.

1С:Бухгалтерия

Зарплата считается автоматически, компенсацию отпуска нужно вводить вручную. Подходит микробизнесу с редкими увольнениями.

Внешние расчеты + ручной ввод

Расчет в калькуляторе или Excel с вводом готовых сумм. Допустимо как разовый вариант, но высок риск арифметических ошибок и неверных кодов дохода.

НДФЛ и страховые взносы при увольнении

НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска удерживается в полном объеме по ставке, применяемой к доходам сотрудника. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ — это частая ошибка, ее нельзя выплачивать «без налога». Не облагаются НДФЛ выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства в пределах трех средних месячных заработков (шести — для работников Крайнего Севера).

Страховые взносы начисляются на те же суммы, что и обычно: зарплата и компенсация отпуска облагаются в полном объеме, выходное пособие — только в части превышения необлагаемого лимита. В ЗУП взносы по уволенному сотруднику рассчитываются документом увольнения или при окончательном расчете взносов за месяц — проверьте вкладку «Взносы».

НДФЛ с окончательного расчета перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Дата фактического получения дохода по компенсации и зарплате при увольнении — день выплаты, что важно для корректного заполнения отчета 6-НДФЛ.

Выплата и документы сотруднику

После проведения расчета оформите выплату. В ЗУП: Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу), при заполнении выберите характер выплаты «Увольнение» — тогда ведомость подтянет именно суммы окончательного расчета, а не плановую зарплату. Дата ведомости должна совпадать с датой увольнения.

Из документа увольнения в ЗУП можно напечатать записку-расчет по форме Т-61 (или по собственной утвержденной форме), приказ об увольнении Т-8. Сотруднику в день увольнения выдаются: трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р), справка о заработке за два года (форма 182н отменена, но данные для пособий предоставляются через СФР), выписки из отчетов СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М (за месяц увольнения), раздел 2 справки о доходах и РСВ.

В день увольнения также подайте в СФР отчет СЗВ-ТД с кадровым событием «Увольнение» — не позднее следующего рабочего дня. Просрочка карается штрафом за каждого сотрудника.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения всех документов сформируйте расчетный листок сотрудника (Зарплата → Отчеты → Расчетный листок) и сверьте: начислено, удержано, к выплате. Сумма «к выплате» должна совпадать с ведомостью. Затем проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 — после выплаты остатка по уволенному сотруднику быть не должно.

Проверьте регистр взаиморасчетов: в отчете «Задолженность по зарплате» уволенный сотрудник должен отсутствовать или иметь нулевое сальдо. Если осталась задолженность за организацией — выплата не проведена полностью; если за сотрудником — лишнее удержание или невыданный аванс.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок уволенного

Норма

Начисления совпадают с документом увольнения, НДФЛ удержан, сумма к выплате равна ведомости

Тревожный признак

Разница между расчетом и ведомостью, пустые строки начислений

Сальдо по счету 70 / регистру взаиморасчетов

Норма

Нулевой остаток по сотруднику после выплаты

Тревожный признак

Остаток долга за организацией или сотрудником

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Остаток обнулен компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток остался, компенсация не начислена

СЗВ-ТД

Норма

Отправлен в день увольнения или на следующий рабочий день, принят СФР

Тревожный признак

Отчет не отправлен или получен отказ

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчиталась компенсация отпуска?

Чаще всего сотруднику уже начислена компенсация ранее, остаток отпуска нулевой (проверьте отчет «Остатки отпусков») или в настройках вида начисления снят признак использования при увольнении. Также проверьте, что дата увольнения позже даты приема и документ заполнен полностью.

Как исправить расчет, если увольнение уже проведено с ошибкой?

Отмените проведение документа «Увольнение», исправьте исходные данные (больничные, отпуска, дату), затем проведите документ заново. Если зарплата периода уже выплачена и отчеты сданы, используйте документ «Перерасчет» или сторнирующие начисления и подайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ.

Облагается ли компенсация отпуска при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, полностью: компенсация за неиспользованный отпуск облагается и НДФЛ, и страховыми взносами на общих основаниях. Исключение — выплата родственникам умершего работника, она налогом и взносами не облагается.

Что делать, если сотрудник увольняется в середине месяца до расчета зарплаты?

Это штатная ситуация: документ «Увольнение» сам начислит зарплату за отработанные дни текущего месяца, отдельное «Начисление зарплаты» за этот месяц по сотруднику не требуется. Главное — чтобы предыдущий месяц был закрыт корректно.

Как выплатить расчет, если сотрудник в день увольнения отсутствует?

Если сотрудник не работал в день увольнения (например, был в отпуске с последующим увольнением или отсутствовал), выплату нужно произвести не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете. Оформите ведомость датой фактической выплаты и задепонируйте сумму при выплате через кассу.