Как в 1С принять на работу ранее уволенного сотрудника

Повторный найм бывшего работника — частая ситуация: сотрудник уволился, а через некоторое время возвращается в компанию. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии не нужно создавать новую карточку физического лица «с нуля»: программа хранит все данные уволенного сотрудника, и правильный приём позволяет сохранить непрерывность кадрового учёта, стаж, налоговые вычеты и историю начислений.

Главная ошибка кадровиков — заведение дубликата физического лица. Из-за этого раздваиваются данные по НДФЛ, страховым взносам и стажу, отчёты СЗВ и 6-НДФЛ расходятся, а исправление занимает часы. Ниже разобран правильный порядок действий: от поиска старой карточки до проверки результата.

Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8.3, но логика применима и к 1С:Бухгалтерии с кадровым учётом — отличаются только названия разделов меню.

Почему нельзя создавать новую карточку физического лица

В 1С различают два объекта: «Физическое лицо» (справочник с ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортными данными) и «Сотрудник» (запись о трудовых отношениях с конкретной организацией). Одно физлицо может иметь несколько карточек сотрудника — например, при работе по совместительству или при повторном приёме.

Если при повторном приёме создать новое физическое лицо, программа будет считать этого человека другим налогоплательщиком. Практические последствия: обнуляется накопленный доход для НДФЛ с начала года, теряются предоставленные вычеты, в отчётах появляются два человека с одинаковым ИНН, что вызывает ошибки при сдаче 6-НДФЛ и персонифицированной отчётности.

Шаг 1. Найдите карточку уволенного сотрудника

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию список часто отфильтрован по действующим работникам, поэтому уволенный может не отображаться. Снимите отбор или установите фильтр «Уволенные», затем найдите человека по фамилии через строку поиска.

Проверьте карточку: откройте её и убедитесь, что совпадают ФИО, дата рождения, ИНН и СНИЛС. Заодно посмотрите дату и основание увольнения — эти сведения понадобятся, чтобы корректно оформить новый приём и не допустить пересечения периодов.

Если карточка не находится, проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» → «Физические лица»). Возможно, сотрудник был заведён в другой организации внутри той же базы — тогда физлицо уже существует, и его нужно использовать.

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Есть два способа создать приказ о приёме. Первый — из списка сотрудников: выделите карточку уволенного и нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу» (в некоторых релизах — кнопка «Приём на работу» прямо в карточке). Программа подставит существующее физическое лицо автоматически.

Второй способ — через журнал документов: «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит выбрать из найденных, включая уволенных. Выберите нужную запись.

1. 1
   Найдите уволенного сотрудника в справочнике и сверьте ИНН и СНИЛС
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу» из карточки или журнала кадровых документов
3. 3
   Заполните дату приёма, подразделение, должность и условия оплаты труда
4. 4
   Проверьте график работы и вид занятости (основное место или совместительство)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости

Заполните обязательные поля: дату приёма, подразделение, должность, график работы, размер оклада или тарифной ставки. Если условия отличаются от прежних — это нормально: новый приём фиксирует новые условия трудового договора, старые данные при этом не изменяются.

Шаг 3. Выберите: восстановить сотрудника или создать нового

При приёме ранее уволенного программа может предложить варианты в зависимости от релиза и настроек. В ряде конфигураций создаётся новая карточка сотрудника, привязанная к тому же физическому лицу — это корректное поведение, а не дубль. Обе карточки будут ссылаться на одно физлицо, и налоговый учёт останется целостным.

Новая карточка сотрудника особенно уместна, если человек принимается на другую должность, в другое подразделение или по новому трудовому договору с существенно иными условиями. Старая карточка остаётся в архиве с историей прежнего периода работы.

Шаг 4. Проверьте налоговые и персональные данные

После проведения приёма откройте карточку физического лица и проверьте актуальность данных: ИНН, СНИЛС, паспорт, адрес регистрации. Если человек менял фамилию или паспорт за время отсутствия, внесите изменения через ссылку «История» рядом с соответствующим полем — так сохранятся старые значения для прошлых периодов.

Проверьте заявления на вычеты НДФЛ. Стандартные вычеты на детей действуют только при наличии заявления: если сотрудник приносит новое заявление, внесите его через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» или из карточки сотрудника. Старое заявление могло быть отозвано при увольнении.

Убедитесь, что статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и льготы по взносам соответствуют текущей ситуации. Эти данные влияют на расчёт уже с первой зарплаты после возвращения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Физическое лицо в документе приёма

Норма

Подставлено существующее физлицо с тем же ИНН и СНИЛС

Тревожный признак

Создана новая запись физлица с дублирующимся ИНН

Накопленный доход по НДФЛ

Норма

В отчёте «Анализ НДФЛ» доход за год суммируется по обоим периодам работы

Тревожный признак

Доход после повторного приёма считается с нуля

Список сотрудников

Норма

Сотрудник отображается как работающий с новой датой приёма

Тревожный признак

Сотрудник остался в статусе уволенного или появился дубликат

Особые сценарии повторного приёма

Приём в течение того же месяца, что и увольнение

Если увольнение и новый приём попадают в один месяц, проверьте, чтобы даты не пересекались: дата приёма должна быть позже даты увольнения. При совпадении месяца расчёт зарплаты выполняется по обоим периодам, а НДФЛ считается нарастающим итогом — ошибок это не вызовет, если физлицо одно.

Возврат после отмены увольнения

Если сотрудник передумал увольняться до даты увольнения, повторный приём не нужен — достаточно отменить (пометить на удаление или распровести) документ увольнения. Не оформляйте новый приём вместо отмены: это создаст лишний кадровый документ и исказит стаж.

Приём в другую организацию той же базы

Если в одной базе ведётся несколько организаций, а человек переходит из одной в другую, оформляется обычный приём в новую организацию с выбором существующего физического лица. Учёт НДФЛ ведётся по каждой организации раздельно, но физлицо остаётся единым.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заводить новое физическое лицо при повторном приёме?

Нет. Следует выбирать существующее физическое лицо из справочника — тогда сохраняются накопленные данные по НДФЛ, взносам и стажу. Новое физлицо создаётся только если человек раньше в этой базе никогда не работал.

Программа создала вторую карточку сотрудника — это ошибка?

Нет, если обе карточки привязаны к одному физическому лицу. Несколько сотрудников на одно физлицо — штатный механизм для повторных приёмов и совместительства. Проверьте совпадение ИНН в обеих карточках.

Что делать, если дубль физического лица уже создан?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или вручную переназначьте документы на правильное физлицо, а лишнее пометьте на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.

Сохранятся ли вычеты на детей после повторного приёма?

Заявления на вычеты привязаны к физическому лицу, но при увольнении они могли быть прекращены. Проверьте действующие заявления в карточке сотрудника и при необходимости внесите новое на основании заявления работника.

Как оформить возврат, если увольнение было ошибочным?

Если трудовые отношения фактически не прерывались, правильнее отменить документ увольнения, а не создавать новый приём. Это сохранит непрерывность стажа и не создаст лишних записей в трудовой истории.

Влияет ли повторный приём на отчётность СЗВ и ЕФС-1?

Да: новый приём — это кадровое событие, которое подаётся в СФР в установленные сроки. Оформите отчёт по кадровому событию «Приём» из раздела отчётности по персонифицированному учёту, как при обычном найме.