Как работать в 1С Кадры: пошаговое руководство для кадровика

Кадровый учёт в 1С обычно ведут в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерии» с включённым кадровым блоком. Логика работы в обеих программах схожа: сначала создают сотрудника, затем оформляют приём на работу, в ходе работы регистрируют отпуска, больничные и переводы, а завершает цикл увольнение. Поняв эту цепочку, вы сможете выполнять большинство повседневных операций без посторонней помощи.

Главный принцип 1С — кадровые события оформляются документами, а не правкой карточки «вручную». Если сотруднику изменили оклад прямым редактированием, история потеряется, отчёты покажут неверные данные, а расчёт зарплаты может «сломаться». Поэтому любое изменение условий труда проводите соответствующим документом с датой и основанием.

Ниже разобран рабочий цикл кадровика: от первичной настройки до увольнения и отчётности, с проверками результата на каждом этапе.

Первичная настройка перед началом работы

До приёма первого сотрудника заполните организацию: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Укажите ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в налоговой и фондах — эти сведения попадут в отчётность и трудовые договоры. Ошибка в регистрационном номере приведёт к отказу при сдаче отчётов.

Затем проверьте учётную политику: «Настройка» → «Учётная политика» и «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка с настройками учёта зарплаты. Убедитесь, что указаны правильные даты выплаты аванса и зарплаты, применяемый тариф страховых взносов и способ отражения в учёте.

Создайте структуру компании: подразделения («Справочники» → «Подразделения») и должности («Справочники» → «Должности»). Штатное расписание в базовых версиях может быть отключено — тогда приём делается напрямую на должность и подразделение. Если планируете контролировать вакансии и ставки, включите штатное расписание в настройках кадрового учёта.

Как принять сотрудника на работу

Приём оформляется в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в Бухгалтерии). Сначала создайте физическое лицо: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Программа проверит дубли — если человек уже есть в базе, выберите существующую карточку, иначе отчётность раздвоится.

В документе приёма укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости (основное место или совместительство), график работы и условия оплаты: оклад или тарифную ставку, надбавки. Количество ставок указывается дробью — например, 0,5 для полставки.

После проведения документа распечатайте трудовой договор и приказ по форме Т-1 (или по самостоятельно утверждённой форме) кнопкой «Печать». Проверьте, что в печатных формах подтянулись актуальные реквизиты организации и правильные суммы оплаты.

1. 1
   Создайте физическое лицо и проверьте отсутствие дублей по ИНН или СНИЛС
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу», заполните подразделение, должность, график и оплату
3. 3
   Проведите документ и распечатайте приказ и трудовой договор
4. 4
   Проверьте сотрудника в списке: статус «работает», дата приёма и ставка корректны

Кадровые документы в процессе работы

Любые изменения условий труда оформляются отдельными документами из журнала «Кадры» → «Все кадровые документы». Перевод на другую должность или в другое подразделение — документом «Кадровый перевод», изменение оклада — «Изменение оплаты труда» (или переводом с изменением условий). В каждом документе есть поле «Дата» события и основание.

Документы можно редактировать, пока по ним не рассчитана зарплата и не сдана отчётность. Если расчёт уже выполнен, исправляйте через новый документ или отмену проведения с пересчётом — прямое удаление «задним числом» ломает последовательность расчётов.

Отпуска

Отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Кадры» или «Зарплата». Укажите вид отпуска (ежегодный основной, дополнительный, без сохранения), период и рабочий год. Программа автоматически рассчитает отпускные и покажет остаток дней отпуска. Если отпуск с середины месяца, в документе «Начисление зарплаты и взносов» программа разделит оплату между отработанными днями и отпуском.

Больничные и прочие отсутствия

Листок нетрудоспособности вводится документом «Больничный лист»: номер ЭЛН или бумажного больничного, период, причина нетрудоспособности. При работе с электронными больничными данные можно загрузить напрямую из СФР через встроенный обмен. Прогулы, командировки и отсутствия с сохранением оплаты оформляются соответствующими документами из того же раздела — каждый из них влияет на табель и расчёт.

Увольнение сотрудника

Увольнение оформляется документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Укажите дату увольнения, статью ТК и основание. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие, если оно предусмотрено. Проверьте остаток отпуска в карточке документа перед проведением.

После проведения распечатайте приказ об увольнении (форма Т-8), записку-расчёт (Т-61) и при необходимости справки для сотрудника. Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР отчётом ЕФС-1 (подраздел о приёме/увольнении) — сформируйте его в разделе отчётности.

Частая ошибка — увольнение «задним числом» после закрытия месяца. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, сначала отмените проведение начисления зарплаты, оформите увольнение, затем пересчитайте. Либо делайте все исправления в текущем периоде сторнирующими документами.

Штатное расписание и справочники

Если штатное расписание включено, приёмы и переводы делаются строго на позиции штатки: документ не проведётся, если ставка занята или позиция не утверждена. Утверждение расписания выполняется документом «Утверждение штатного расписания», изменения — «Изменение штатного расписания». Это удобно для контроля вакансий и фонда оплаты труда.

Для небольших компаний штатное расписание часто избыточно: его можно отключить в «Настройка» → «Кадровый учёт». Тогда приём идёт напрямую на должность и подразделение, а контроль ставок ведётся вручную. Решение зависит от размера компании и требований учёта.

Справочники «Должности», «Подразделения», «Графики работы сотрудников» заполняются один раз и переиспользуются. График работы влияет на табель и расчёт — для сменных сотрудников создайте отдельный сменный график, а не используйте пятидневку «для всех».

Вести кадры в ЗУП или в Бухгалтерии

1С:Зарплата и управление персоналом

Полный кадровый учёт: штатка, воинский учёт, охрана труда, сложные графики. Подходит, если сотрудников больше нескольких десятков или есть кадровик

1С:Бухгалтерия (кадровый блок)

Базовые приёмы, отпуска, больничные, увольнения. Достаточно для микробизнеса, где кадры ведёт бухгалтер

Внешний учёт + выгрузка

Кадры в специализированной системе, в 1С только расчёт. Требует настройки обмена и контроля дублей

Отчёты и проверка данных

Кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты»: списки сотрудников, штатная расстановка, остатки отпусков, табель (Т-13), личная карточка Т-2. Регламентированная отчётность (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения) формируется в «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».

Перед сдачей отчётности сверьте численность: отчёт «Список сотрудников организации» на конец периода должен совпадать с вашими данными. Проверьте, что все уволенные имеют дату увольнения, а работающие — актуальные ИНН и СНИЛС: пустые реквизиты — типичная причина отказа при сдаче.

Контрольные точки

Как проверить результат работы

Сотрудник в списке после приёма

Норма

Статус «работает», указаны подразделение, должность, дата приёма

Тревожный признак

Сотрудник есть, но без приёма — расчёт зарплаты невозможен

Печатная форма приказа

Норма

Верные реквизиты организации, даты и суммы оплаты

Тревожный признак

Пустые поля или старые реквизиты — не заполнена карточка организации

Табель за месяц

Норма

Все отпуска и больничные отражены, нет «висячих» рабочих дней у отсутствующих

Тревожный признак

У сотрудника в отпуске стоят рабочие дни — документ отпуска не проведён

Остаток отпуска при увольнении

Норма

Компенсация рассчитана за фактически неиспользованные дни

Тревожный признак

Остаток нулевой при явно неиспользованном отпуске — не введены начальные остатки

FAQ: частые вопросы о работе в 1С Кадры

Как исправить ошибку в ФИО или дате рождения сотрудника?

Откройте карточку физического лица и нажмите ссылку с ФИО — откроется история изменения. Введите новое значение с даты, когда оно стало актуальным. Для отчётности за прошлые периоды программа подставит старые данные автоматически, поэтому исправляйте через историю, а не простую перезапись.

Сотрудник принят дважды — как объединить дубли?

Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») или «Совмещение данных о сотрудниках» в ЗУП. Перед объединением сделайте копию базы: операция переносит документы на одну карточку и необратима.

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически да, если период не закрыт расчётом зарплаты и отчётностью. Укажите фактическую дату приёма в документе. Если месяц уже рассчитан, приём задним числом потребует пересчёта начислений за прошлый период и, возможно, уточнённой отчётности.

Почему отпускные не считаются или считаются неправильно?

Чаще всего не заполнены начальные остатки отпусков или средний заработок при переходе в программу в середине года. Проверьте «Начальная штатная расстановка» и документ «Данные для расчёта зарплаты» на начало ведения учёта. Также убедитесь, что документ отпуска проведён, а не сохранён черновиком.

Как посмотреть, кто из сотрудников находится в отпуске на конкретную дату?

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Остатки отпусков» или «Отсутствия сотрудников» и установите нужную дату. Также удобен механизм «Отсутствия» в разделе «Зарплата» — он показывает все виды отсутствий списком с отбором по периоду.

Нужно ли вести воинский учёт и персональные данные в 1С?

В ЗУП эти блоки встроены: воинский учёт заполняется в карточке физлица на вкладке «Воинский учёт», согласия на обработку персональных данных — в одноимённом журнале. В Бухгалтерии функционал ограничен, и воинский учёт обычно ведут отдельно.