Материальная помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия: на какой счет отнести и как провести

Материальная помощь сотруднику в 1С 8.3 Бухгалтерия отражается по-разному в зависимости от вида выплаты и того, как она настроена в программе. Чаще всего путают счета 70, 73 и 91.2: от корректного выбора зависит не только бухгалтерский, но и налоговый учет — НДФЛ, страховые взносы и признание расхода в налоге на прибыль.

Ключевой принцип: материальная помощь — это не оплата труда, поэтому она не относится на счета затрат (20, 25, 26, 44), а проводится через счет 91.2 «Прочие расходы». При этом расчеты с работником могут идти как через счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», так и через 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — выбор определяется настройкой вида начисления.

Ниже разберем, какие счета используются, как настроить вид начисления, как выплатить помощь и проверить результат по отчетам, а также типичные ошибки, из-за которых искажается отчетность.

На какой счет относить материальную помощь в бухучете

По правилам бухгалтерского учета материальная помощь относится к прочим расходам организации. Стандартная проводка выглядит так: Дт 91.2 — Кт 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (или Кт 70, если начисление настроено через расчеты по оплате труда). Выплата отражается как Дт 73 (70) — Кт 50 или 51.

Отнесение материальной помощи на счета 20, 25, 26 или 44 — грубая ошибка. Эти счета предназначены для расходов по обычным видам деятельности, а матпомощь не связана с производством или продажами. Такая ошибка завысит себестоимость и исказит финансовый результат.

В налоговом учете материальная помощь не признается расходом при расчете налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ). Поэтому в 1С у вида начисления должен быть установлен признак, исключающий выплату из налоговых расходов, — иначе программа автоматически отнесет сумму на затраты в налоговом учете, и возникнет расхождение.

Настройка вида начисления в 1С 8.3

Чтобы программа сама формировала корректные проводки, нужно создать или проверить вид начисления. Перейдите: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчет зарплаты» → «Начисления». В типовой конфигурации обычно уже есть предопределенный элемент «Материальная помощь».

Откройте элемент и проверьте ключевые параметры:

• раздел «НДФЛ» — код дохода 2760 «Материальная помощь» с вычетом 503 (не облагается в пределах 4000 руб. в год);
• раздел «Страховые взносы» — вид дохода «Материальная помощь, частично облагаемая страховыми взносами»;
• раздел «Налог на прибыль» — пункт «не учитывается в расходах» (п. 23 ст. 270 НК РФ);
• способ отражения в бухучете — проводка Дт 91.2 Кт 73 (или 70).

Если материальная помощь выплачивается при рождении ребенка, вступлении в брак или в связи со смертью члена семьи, для таких выплат действуют свои правила обложения. В этом случае создайте отдельный вид начисления с соответствующим кодом дохода по НДФЛ и видом дохода по взносам — в типовой конфигурации есть готовые варианты.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»
2. 2
   Найдите или создайте «Материальная помощь»
3. 3
   Укажите код дохода НДФЛ 2760 и вычет 503
4. 4
   Установите вид дохода по страховым взносам «частично облагаемая»
5. 5
   В разделе налога на прибыль выберите «не учитывается в расходах»
6. 6
   Проверьте способ отражения в бухучете: Дт 91.2
7. 7
   Сохраните и проверьте на тестовом начислении

Как начислить и выплатить материальную помощь

Начисление выполняется документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры»). Добавьте сотрудника, выберите вид начисления «Материальная помощь» и укажите сумму. Программа автоматически рассчитает НДФЛ с учетом необлагаемого лимита 4000 руб. в год и страховые взносы с суммы превышения.

Выплата оформляется ведомостью: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через распределителя». При заполнении ведомости материальная помощь подтягивается вместе с зарплатой или отдельной строкой, если выплачивается в межрасчетный период.

После проведения документов проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» в документе начисления. Должны быть сформированы записи: Дт 91.2 Кт 73 (70) — начисление, Дт 73 (70) Кт 68.01 — удержанный НДФЛ с суммы сверх лимита, Дт 91.2 Кт 69 — взносы, Дт 73 (70) Кт 51 (50) — выплата.

Особые виды материальной помощи

Помощь при рождении ребенка

Материальная помощь при рождении (усыновлении) ребенка не облагается НДФЛ и взносами в пределах 50 000 руб. на каждого ребенка при выплате в течение первого года. Для нее используется отдельный код дохода и свой вид начисления. Обязательно запросите у сотрудника свидетельство о рождении — без подтверждающего документа льгота применяться не должна.

Помощь в связи со смертью члена семьи

Выплата в связи со смертью члена семьи работника полностью не облагается НДФЛ и взносами. В учете это тоже прочий расход (Дт 91.2), но вид начисления должен быть настроен как полностью необлагаемый. Потребуется копия свидетельства о смерти и документ, подтверждающий родство.

Помощь бывшим работникам

Если помощь выплачивается бывшему сотруднику (например, пенсионеру, ранее работавшему в организации), расчеты ведутся через счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а не через 70/73. В 1С 8.3 Бухгалтерия такие операции иногда проще отразить документом «Операция, введенная вручную», но тогда НДФЛ и взносы придется контролировать отдельно.

Сравнение вариантов отражения

Дт 91.2 — Кт 73

Стандартный вариант для действующих сотрудников. Помощь не связана с оплатой труда, расчеты идут по прочим операциям.

Дт 91.2 — Кт 70

Допустим, если вид начисления настроен через расчеты по оплате труда. Упрощает выплату вместе с зарплатой, но требует аккуратной настройки.

Дт 91.2 — Кт 76

Для бывших работников и третьих лиц. Не используется в типовых зарплатных документах.

Дт 84 — Кт 73

Выплата за счет нераспределенной прибыли по решению учредителей. Требуется соответствующее решение собрания.

НДФЛ и страховые взносы: что проверить

Стандартная материальная помощь облагается НДФЛ только с суммы, превышающей 4000 руб. за налоговый период. Программа отслеживает лимит автоматически по коду вычета 503, но только если все выплаты оформлены одним видом начисления с корректным кодом. Если бухгалтер создавал несколько самодельных видов начисления, лимит может считаться неправильно.

По страховым взносам действует аналогичный лимит 4000 руб. в год. Проверьте, что в виде начисления выбран именно облагаемый «частично» вид дохода, а не «полностью облагаемая» или «не облагаемая» выплата — от этого зависят база взносов и данные расчета РСВ.

Ошибки в этих настройках всплывают при формировании 6-НДФЛ и РСВ: суммы либо не попадают в отчет, либо попадают не в те разделы. Перед сдачей отчетности сверьте регистры учета доходов с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 70 и 73.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — неверный способ отражения в бухучете. Если в настройках начисления указан счет 26 или 44, программа послушно сформирует неправильные проводки, и ошибку заметят только при сверке. Всегда проверяйте проводки первого документа с новым видом начисления.

Вторая распространенная ошибка — дублирование видов начисления. Когда под каждую ситуацию создают новый элемент с кодом 2760, необлагаемый лимит 4000 руб. применяется к каждому виду отдельно или, наоборот, теряется. Держите один-два корректно настроенных вида начисления и используйте их во всех документах.

Третья ошибка — выплата материальной помощи без начисления, напрямую через «Списание с расчетного счета» с проводкой на 70 или 73. В этом случае выплата не попадет в регистры учета НДФЛ и взносов, отчетность будет неверной, а расчеты с сотрудником «повиснут».

Как проверить результат

После начисления и выплаты сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 91.2 — там должна отразиться сумма помощи по субконто «Прочие доходы и расходы» со статьей, не принимаемой к налоговому учету. По счетам 70 и 73 после выплаты не должно остаться «висящих» остатков по этой операции.

Для контроля НДФЛ используйте отчет «Анализ НДФЛ по документам основаниям» или карточку учета доходов сотрудника: сумма помощи должна отражаться с кодом 2760 и вычетом 503 в пределах лимита. По взносам сверьтесь с отчетом «Анализ взносов в фонды».

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки в документе начисления (Дт/Кт)

Норма

Дт 91.2 — Кт 73 (70), НДФЛ и взносы рассчитаны

Тревожный признак

Дебет на 20/26/44 или отсутствие проводок по НДФЛ

ОСВ по счету 91.2

Норма

Сумма по статье, не принимаемой в НУ

Тревожный признак

Сумма уменьшила налоговую базу по прибыли

Карточка учета доходов сотрудника

Норма

Код 2760 с вычетом 503 до 4000 руб.

Тревожный признак

Вычет не применен или применен повторно

Остатки по 70/73 после выплаты

Норма

Задолженности по выплате нет

Тревожный признак

Остаток «висит» — выплата не связана с начислением

Частые вопросы

Можно ли отнести материальную помощь на счет 44 у торговой организации?

Нет. Счет 44 предназначен для расходов на продажу, а материальная помощь не связана с реализацией товаров. Независимо от вида деятельности организации помощь отражается по дебету 91.2 как прочий расход.

Чем отличается счет 70 от 73 при выплате материальной помощи?

Счет 70 — расчеты по оплате труда, счет 73 — прочие расчеты с персоналом. Матпомощь не является оплатой труда, поэтому методологически корректнее 73. На практике допустим и 70, если так настроен вид начисления, — главное, чтобы настройка была единообразной и учетная политика это допускала.

Уменьшает ли материальная помощь налог на прибыль?

Нет, по п. 23 ст. 270 НК РФ материальная помощь не учитывается в расходах. В 1С проверьте, что в виде начисления в разделе налога на прибыль выбран вариант «не учитывается в расходах» — иначе программа включит сумму в налоговые расходы автоматически.

Как отразить помощь, выплачиваемую за счет чистой прибыли?

При решении учредителей о выплате за счет нераспределенной прибыли используется проводка Дт 84 — Кт 73 (70). Такое решение должно быть оформлено протоколом собрания. Без решения собрания применяйте стандартную схему через 91.2.

Что делать, если помощь выплатили, но забыли начислить в программе?

Введите документ «Начисление зарплаты» тем же периодом, что и выплата, затем свяжите выплату с начислением через ведомость или скорректируйте банковский документ. Проверьте, что НДФЛ и взносы попали в регистры, и при необходимости подайте уточненные 6-НДФЛ и РСВ.

Облагается ли помощь при рождении ребенка, если выплачена обоим родителям?

Лимит 50 000 руб. установлен на каждого ребенка суммарно, поэтому если оба родителя получают помощь у своих работодателей, льгота делится между ними. Работодателю стоит запросить справку с места работы второго родителя о сумме полученной помощи.