Другое · 12 мин
Как работать со штатным расписанием в 1С
Как включить, заполнить и изменить штатное расписание в 1С:ЗУП: создание позиций, утверждение, индексация, отчёты и типичные ошибки кадровиков.
Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не просто печатная форма Т-3, а основа всех кадровых документов: приёма на работу, перевода, увольнения и расчёта зарплаты. Если позиция в штатном расписании заполнена неверно, ошибка разойдётся по всем кадровым приказам и начислениям сотрудника. Поэтому работать с ним нужно системно: сначала настроить механизм, затем вести позиции и регулярно сверять данные с фактическими кадровыми документами.
Механизм штатного расписания доступен в типовых конфигурациях 1С:ЗУП (редакции 3.1) и в решениях на её основе. В зависимости от настроек программа может вести простое расписание без истории изменений или полноценный учёт с датами утверждения, индексацией и хранением прошлых версий. Ниже разобраны оба варианта, порядок создания и изменения позиций, контроль расхождений и типичные ошибки.
Как включить и настроить штатное расписание
По умолчанию в части баз механизм отключён, и кадровые документы заполняются вручную без привязки к позициям. Чтобы включить штатное расписание, откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учёт» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания»). Установите флаг «Ведётся штатное расписание».
Далее выберите режим ведения. Доступны ключевые опции: «История изменений штатного расписания» — включает документы утверждения и изменения вместо прямого редактирования справочника; «Используется индексация заработка» — позволяет менять оклады документом с коэффициентом; «Проверять соответствие штатному расписанию» — программа будет предупреждать, если приказ на приём не соответствует свободной ставке.
Как выбрать режим ведения
После включения проверьте, что в справочнике «Подразделения» и «Должности» нет дублей: при создании позиций программа комбинирует подразделение и должность, и дубли приведут к нескольким одинаковым строкам расписания. Также заранее заполните справочник начислений, которые будут назначаться позициям (оклад, надбавки, районный коэффициент).
Как создать позиции штатного расписания
Если история изменений отключена, позиции создаются прямо в справочнике: раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать». Укажите подразделение, должность, количество ставок (можно дробное, например 0,5), график работы, оклад или тарифную ставку и постоянные надбавки. Дата утверждения в этом режиме заполняется произвольно и ни на что не влияет.
Если история включена, позиции вводятся документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → ссылка «Утверждения штатного расписания» или журнал «Все кадровые документы»). В табличной части добавляйте строки: подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки. Дата документа — это дата, с которой позиции считаются действующими.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Утверждение штатного расписания»
- 2Укажите организацию, дату утверждения и месяц, с которого действует расписание
- 3Добавьте строки: подразделение, должность, количество ставок, оклад, надбавки
- 4Проверьте итоговый фонд оплаты труда в шапке документа
- 5Проведите документ и сформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» для печати
Обратите внимание на поле «Количество ставок»: именно по нему программа считает занятые и свободные вакансии. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, а в позиции указана 1 ставка, оставшиеся 0,5 будут числиться свободными. Для позиций с почасовой оплатой выбирайте соответствующий вид расчёта, иначе начисление зарплаты будет некорректным.
Как изменить штатное расписание: оклады, ставки, закрытие позиций
Любое изменение действующего расписания при включённой истории выполняется документом «Изменение штатного расписания». В нём можно изменить оклад или надбавки по позиции, увеличить или уменьшить количество ставок, добавить новые позиции и закрыть ненужные. Закрытая позиция перестаёт быть доступной для новых приказов с даты изменения, но история по ней сохраняется.
Для массовой индексации окладов в документе есть механизм умножения на коэффициент: выделите нужные позиции, нажмите «Изменить оклады» (или аналогичную команду в табличной части) и укажите коэффициент. Программа пересчитает оклады и надбавки, зависящие от оклада. После проведения документа новые размеры оплаты подтянутся в начисления сотрудников, занимающих эти позиции, — но только если в настройках включена автоматическая индексация заработка сотрудников либо создан соответствующий кадровый документ.
При уменьшении числа ставок проверьте, не заняты ли они сотрудниками. Программа покажет предупреждение, если занятых ставок больше, чем остаётся после изменения. Сначала оформите кадровые переводы или увольнения, и только затем сокращайте ставки в расписании — иначе получите отрицательные вакансии и ошибки в отчётах.
Как связать кадровые документы с позициями
При оформлении «Приёма на работу» или «Кадрового перевода» в документе выбирается не просто должность, а позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность». После выбора позиции программа автоматически подставляет оклад, надбавки, график работы и количество занимаемых ставок. Ручное изменение этих данных в приказе возможно, но тогда документ перестанет соответствовать расписанию.
Если включена проверка соответствия, при попытке принять сотрудника на позицию без свободной ставки программа выдаст предупреждение. Это не жёсткая блокировка — документ провести можно, но такие расхождения накапливаются и искажают отчётность по вакансиям. Правильный путь — сначала добавить ставку документом «Изменение штатного расписания», затем оформить приём.
Какие отчёты использовать для контроля
Для печати официальной формы используется отчёт «Штатное расписание (Т-3)» из раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Он формируется на выбранную дату и показывает действующую редакцию расписания: должности, количество ставок, оклады, надбавки и примечания. Если в организации несколько обособленных подразделений, отчёт можно отфильтровать по подразделению.
Для управленческого контроля полезны отчёты «Остатки штатных единиц» (или «Занятые и свободные ставки») и «Штатная расстановка». Первый показывает, сколько ставок по каждой позиции свободно, занято полностью или частично. Второй — кто именно занимает каждую ставку, с окладами и датами приёма. Расхождение между этими отчётами и фактическим положением дел — сигнал искать ошибки в кадровых документах.
Как проверить результат
Занятое количество ставок не превышает утверждённое, свободные ставки соответствуют реальным вакансиям
Отрицательные остатки или «зависшие» свободные ставки, которых фактически нет
Все действующие должности и оклады совпадают с приказами сотрудников
В форме отсутствуют реально работающие должности или указаны устаревшие оклады
Оклад и надбавки подставились из позиции автоматически
Оклад пришлось вводить вручную — позиция не заполнена или не выбрана
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — работа без штатного расписания «по старинке»: кадровик вручную вбивает должность и оклад в каждый приказ. При десятках сотрудников это приводит к разночтениям: в одном приказе «менеджер по продажам» с окладом 50000, в другом «менеджер по продажам» с окладом 52000, хотя по расписанию должно быть одинаково. Включение механизма и перевод приказов на позиции устраняет такие расхождения.
Вторая частая ошибка — дубли позиций. Если при включённой истории создать новую позицию с тем же подразделением и должностью, не закрыв старую, программа будет считать их разными ставками. Перед добавлением позиции проверьте справочник: возможно, нужная строка уже существует и достаточно изменить количество ставок.
Третья группа ошибок связана с дробными ставками и совместителями. Если ставка 0,5 оформлена как отдельная позиция, а не как доля общей ставки, фонд оплаты труда в отчётах может задваиваться. Определитесь с методикой ведения дробных ставок на старте и придерживайтесь её во всех подразделениях.
Перед включением истории штатного расписания в рабочей базе сделайте копию и прогоните сценарий на ней: создайте утверждение, приём, изменение оклада и постройте Т-3. Это занимает меньше часа, но позволяет заранее увидеть, как настройки влияют на отчёты, и не переделывать учёт в боевой базе.
Частые вопросы о штатном расписании в 1С
Можно ли работать в 1С:ЗУП вообще без штатного расписания?
Да, механизм опционален. Без него приказы о приёме и переводе заполняются вручную: должность, подразделение и оклад вводятся в каждом документе. Такой вариант допустим для очень маленьких организаций, но лишает контроля вакансий, автоматического формирования Т-3 и защиты от разночтений в окладах.
Как посмотреть, каким было штатное расписание на прошлую дату?
Если включена история изменений, сформируйте отчёт «Штатное расписание (Т-3)» и укажите нужную дату — программа покажет редакцию, действовавшую на тот момент. Без истории прошлые версии не хранятся: восстановить старое расписание можно только по архивным печатным формам или копиям базы.
Почему в форме Т-3 не выводится новая должность?
Чаще всего позиция создана справочником без документа утверждения при включённой истории изменений, либо дата утверждения позже даты формирования отчёта. Проверьте, что позиция введена документом «Утверждение штатного расписания» с датой не позже отчётной, и что документ проведён.
Как изменить оклад одному сотруднику, а не всей позиции?
Изменение штатного расписания меняет оклад для всех, кто занимает позицию. Если оклад нужен индивидуальный, оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение условий труда» для конкретного сотрудника и укажите новый размер оплаты в нём. Учтите: тогда фактический оклад перестанет совпадать с позицией, и в отчётах это будет видно как расхождение.
Что делать, если в отчёте по вакансиям отрицательное количество свободных ставок?
Это значит, что на позицию принято больше сотрудников, чем предусмотрено ставок. Найдите лишние приказы через отчёт «Штатная расстановка», затем либо увеличьте количество ставок документом «Изменение штатного расписания», либо оформите переводы/увольнения лишних сотрудников — в зависимости от реальной ситуации.
Нужно ли заводить штатное расписание заново при смене года?
Нет. Штатное расписание в 1С не привязано к календарному году: позиции действуют с даты утверждения и до закрытия или изменения. Новый документ «Утверждение» требуется только при существенной перестройке структуры; точечные правки оформляются документами «Изменение штатного расписания» в течение всего времени.
Что важно запомнить
Включите штатное расписание в настройках кадрового учёта и выберите режим с историей изменений, если нужны прошлые версии и индексация. Все изменения оформляйте документами, а не правкой старых данных, кадровые приказы привязывайте к позициям, а результат контролируйте отчётами Т-3 и «Остатки штатных единиц».