Другое · 12 мин
Как проводится учебный отпуск в 1С
Как оформить учебный отпуск в 1С:ЗУП: настройка вида отпуска, документ «Отсутствие», расчёт оплаты по среднему заработку, отражение в табеле и типичные ошибки.
Учебный отпуск оформляется в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) как отдельный вид отсутствия с оплатой по среднему заработку или без сохранения зарплаты — в зависимости от основания. Основанием служит справка-вызов из учебного заведения, в которой указаны период и цель отпуска: сессия, защита диплома, вступительные экзамены. Программа позволяет провести такой отпуск документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» или через кадровый приказ, автоматически рассчитать оплату и отразить дни в табеле.
Главная сложность — корректно выбрать вид расчёта: оплачиваемый учебный отпуск считается по среднему заработку за 12 месяцев, а неоплачиваемый просто фиксирует отсутствие. Ошибка на этом этапе приводит к неверным начислениям, искажению среднего заработка в будущем и нарушениям трудового законодательства.
Ниже разобран полный цикл: от настройки вида отпуска до проверки расчёта и отражения в отчётности. Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1, но общая логика применима и к 1С:КАМИН, а в базовых конфигурациях действия аналогичны с небольшими отличиями в названиях документов.
Какие виды учебного отпуска бывают и как их различить
Трудовой кодекс предусматривает несколько ситуаций, когда работнику положен учебный отпуск. Оплачиваемый отпуск предоставляется при успешном обучении по заочной или очно-заочной форме в организации с государственной аккредитацией: для сдачи сессий, подготовки и защиты диплома, сдачи итоговых экзаменов. Продолжительность ограничена нормами главы 26 ТК РФ и зависит от уровня образования и курса.
Неоплачиваемый учебный отпуск положен для вступительных испытаний, обучения по очной форме, а также в случаях, когда работник получает второе высшее образование по своей инициативе без направления работодателя. Здесь отпуск оформляется, но оплата не начисляется.
Перед оформлением в 1С уточните три вещи: форму обучения, наличие аккредитации у учебного заведения и то, получает ли работник образование этого уровня впервые. От этого зависит выбор вида расчёта в программе. Справка-вызов — обязательный документ, без неё оплачиваемый отпуск оформлять нельзя.
Настройка вида отпуска и начисления перед первым оформлением
В типовой поставке 1С:ЗУП виды учебных отпусков уже предопределены, но стоит проверить их настройки. Откройте «Настройка → Начисления» и найдите начисления «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный неоплачиваемый». Убедитесь, что оплачиваемый вид рассчитывается по среднему заработку, а неоплачиваемый настроен как отсутствие без оплаты.
Дополнительно проверьте настройки расчёта зарплаты: «Настройка → Реквизиты и настройки → Расчет зарплаты». Оплата учебного отпуска должна входить в базу для страховых взносов и облагаться НДФЛ — в типовой конфигурации это учтено, но при доработках конфигурации настройки могли быть изменены.
Если в вашей организации используются нестандартные ситуации — например, оплата проезда к месту учёбы для заочников (она положена один раз в учебный год для работников из районов Крайнего Севера и в иных случаях по коллективному договору) — такое начисление создаётся отдельно как прочий доход с соответствующими налоговыми настройками.
Пошаговое оформление документа «Отсутствие»
Основной рабочий инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Зарплата» или «Кадры». Создайте новый документ, укажите сотрудника и период отсутствия по справке-вызову. В поле «Вид отсутствия» выберите «Отпуск учебный оплачиваемый» либо «Отпуск учебный неоплачиваемый».
После выбора оплачиваемого вида программа автоматически рассчитает сумму по среднему заработку. Расчёт можно посмотреть по кнопке с изображением калькулятора или на вкладке с начислениями: отобразятся среднедневной заработок, количество оплачиваемых дней и итоговая сумма. Учебный отпуск оплачивается за календарные дни, включая выходные, — в отличие от отпуска без сохранения, который обычно считается по рабочим дням графика.
Проведите документ. Если отпуск переходит на следующий месяц, программа распределит сумму по месяцам автоматически — проверьте это в расчётном листке. При необходимости сформируйте печатную форму приказа (типовая форма Т-6 или самостоятельно разработанная форма, утверждённая в организации).
- 1Получите от сотрудника заявление и справку-вызов, сверьте даты и основание
- 2Проверьте настройки начисления «Отпуск учебный оплачиваемый/неоплачиваемый»
- 3Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», укажите сотрудника и период
- 4Выберите корректный вид отсутствия и проверьте автоматический расчёт по среднему
- 5Проведите документ, сформируйте приказ и проверьте отражение в табеле
- 6Сверьте сумму в расчётном листке сотрудника за месяц начисления
Оформление через кадровый отпуск с последующим расчётом
В некоторых организациях принято сначала оформлять кадровый приказ, а расчёт выполнять отдельно. В ЗУП 3.1 для этого используется документ «Отпуск» с видом «Учебный отпуск», если он включён в функциональности («Настройка → Реквизиты и настройки → Кадровый учёт»). Документ «Отпуск» совмещает кадровый приказ и расчёт, что удобно при большом потоке отпусков.
Отпуск без сохранения зарплаты для учёбы
Для неоплачиваемого учебного отпуска подойдёт тот же документ «Отсутствие» с видом «Отпуск учебный неоплачиваемый». Расчёт среднего не выполняется, документ только фиксирует отсутствие и исключает эти дни из оплачиваемого времени. Сумма за месяц уменьшится пропорционально пропущенным рабочим дням.
Как проверяется расчёт среднего заработка
Оплата учебного отпуска считается по правилам, общим для всех «средних» случаев: берётся заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, делится на количество календарных дней расчётного периода с учётом исключаемых периодов (болезни, отпуска, командировки и т.п.). Полученный среднедневной заработок умножается на число календарных дней отпуска.
В документе «Отсутствие» откройте расшифровку расчёта среднего заработка. Программа покажет помесячно, какие суммы и дни вошли в базу. Если сотрудник отработал меньше года, расчётный период — фактически отработанное время с даты приёма.
Ручное изменение суммы в документе возможно, но нежелательно: при следующем перерасчёте программа опирается на данные учёта, и ручная правка может быть потеряна или создать расхождения. Если расчёт кажется неверным, сначала проверьте исходные данные — не закрыт ли расчёт за прошлые месяцы, нет ли непроведённых документов отсутствий.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по справке-расчёту и базой за 12 месяцев
Сумма резко отличается от обычного дохода без видимой причины
Дни отпуска отмечены кодом «У» (оплачиваемый) или «УД» (неоплачиваемый)
Дни стоят как рабочие или как неявки по невыясненным причинам
Есть строка «Оплата учебного отпуска» с корректной суммой
Начисление отсутствует или продублировано
Отражение в табеле, НДФЛ и страховых взносах
После проведения документа дни учебного отпуска автоматически попадают в табель учёта рабочего времени. Оплачиваемый учебный отпуск обозначается буквенным кодом «У» (или цифровым 14), неоплачиваемый — «УД» (или 15). Проверьте табель перед закрытием месяца: если отпуск оформлен задним числом после расчёта зарплаты, потребуется перерасчёт.
Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — это доход работника. В отчётах 6-НДФЛ и РСВ сумма отразится вместе с остальной зарплатой периода. Дата фактического получения дохода для отпускных — день выплаты, поэтому если отпускные выплачены отдельно от зарплаты, они попадут в соответствующий раздел 6-НДФЛ по дате выплаты.
Учебный отпуск не прерывает стаж для ежегодного основного отпуска: оплачиваемый учебный отпуск входит в отпускной стаж полностью. Неоплачиваемые отпуска учитываются в стаже в пределах 14 календарных дней в рабочем году — это правило программа применяет автоматически при расчёте остатков отпусков.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — выбор неправильного вида отсутствия: вместо оплачиваемого учебного отпуска оформляют отпуск без сохранения зарплаты или наоборот. Результат — недоплата работнику или излишняя выплата, которую потом приходится удерживать. Всегда сверяйтесь со справкой-вызовом и условиями главы 26 ТК РФ.
Вторая распространённая проблема — оформление отпуска после расчёта зарплаты за месяц. Документ «Отсутствие» вытесняет оплату по окладу за дни отпуска, и если зарплата уже рассчитана, возникают отрицательные суммы или переплаты. Оформляйте отсутствия до окончательного расчёта месяца либо выполняйте перерасчёт документом «Перерасчёт» или повторным расчётом зарплаты.
Третья ошибка — ручная корректировка табеля вместо проведения документа. Табель в ЗУП формируется по данным учёта, и ручные правки «затрутся» при следующем обновлении. Любое отсутствие должно быть зафиксировано первичным документом.
Особые сценарии: совместители, длительные отпуска, отзыв
Внешнему совместителю учебный отпуск оформляется в общем порядке по месту совместительства, но оплачивается он только по основному месту работы. В ЗУП для совместителя выбирайте неоплачиваемый вид отсутствия, если оплата ему не положена. Внутренний совместитель — отдельный сотрудник в программе, поэтому отсутствие оформляется по каждой позиции отдельно.
Если учебный отпуск длится несколько месяцев (например, защита диплома до 4 месяцев), оформляйте один документ на весь период — программа сама распределит начисление по месяцам. Прерывать отпуск искусственно несколькими документами не нужно.
Досрочный выход из учебного отпуска законодательством прямо не урегулирован. На практике оформляют корректировку: сторнируют первоначальный документ и создают новый на фактический период, либо используют документ «Сторнирование начислений». Не оставляйте в учёте «лишние» оплаченные дни, если сотрудник фактически работал.
Храните скан справки-вызова в карточке документа через механизм присоединённых файлов — при проверке или споре с сотрудником подтверждение основания отпуска будет под рукой, а не в бумажной папке кадровика.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии с включённым кадровым учётом отсутствия оформляются документом «Отсутствие с сохранением оплаты» или через начисление отпуска в документе «Начисление зарплаты», но функциональность ограничена. Для регулярного учёта учебных отпусков с расчётом среднего заработка удобнее использовать ЗУП.
Оплачиваются ли выходные дни внутри учебного отпуска?
Да. Учебный отпуск предоставляется в календарных днях, и оплате подлежат все дни периода, включая выходные. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на учебный отпуск, не продлевают его, но и не исключаются из оплаты в рамках указанного в справке-вызове периода.
Что делать, если справка-вызов пришла после начала отпуска?
Оформите документ фактическими датами, указанными в справке. Если зарплата за месяц уже рассчитана, выполните перерасчёт: проведите документ «Отсутствие» и пересчитайте зарплату сотрудника за затронутый период, чтобы суммы по окладу и отпускным выровнялись.
Как оформить оплату проезда к месту учёбы для заочника?
Оплата проезда оформляется отдельным разовым начислением (документ «Разовое начисление» или «Премия» с соответствующим видом расчёта). Такое начисление должно быть предусмотрено коллективным или трудовым договором и облагается НДФЛ и взносами по общим правилам, если иное не установлено нормами.
Студент работает меньше трёх месяцев — как считать средний заработок?
Если расчётный период отработан не полностью, средний заработок считается исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанных дней. Если отработанных дней нет вовсе, расчёт ведётся исходя из оклада (тарифной ставки) — программа применяет этот порядок автоматически.
Входит ли учебный отпуск в стаж для основного ежегодного отпуска?
Оплачиваемый учебный отпуск входит в отпускной стаж полностью. Неоплачиваемые отпуска (включая учебные без сохранения зарплаты) учитываются в стаже в пределах 14 календарных дней за рабочий год; превышение сдвигает дату окончания рабочего года, что ЗУП отслеживает автоматически.
Что важно запомнить
Учебный отпуск в 1С:ЗУП оформляется документом «Отсутствие» с корректным видом — оплачиваемым или неоплачиваемым — строго по справке-вызову. Оплата считается по среднему заработку за 12 месяцев, дни отражаются в табеле кодами «У»/«УД». Проводите документ до окончательного расчёта месяца и проверяйте расшифровку среднего заработка, чтобы избежать перерасчётов и нарушений.