Как изменить график работы в 1С ЗУП

График работы в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это основа расчёта отработанного времени, оплаты по окладу, учёта отсутствий и переработок. Если перевести сотрудника на другой режим работы формально «на бумаге», но не изменить данные в программе, зарплата будет рассчитываться по старому графику, а табель покажет неверные часы. Поэтому любое изменение режима труда должно быть отражено в ЗУП корректным документом.

Изменить график можно двумя путями: отредактировать сам график работы (когда меняется режим для всех, кто на нём работает) или перевести конкретного сотрудника на другой график кадровым документом. Выбор зависит от ситуации: массовое изменение расписания подразделения — это правка графика, а индивидуальный перевод работника на сменный режим или неполное время — это кадровый перевод или специализированный документ изменения графика.

Ниже разобраны оба сценария по шагам: где находятся графики, как их создать и отредактировать, какими документами оформляется перевод сотрудников, как проверить результат через табель и расчёт зарплаты, а также какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С ЗУП хранятся графики работы и какие они бывают

Все графики работы находятся в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Это справочник, в котором хранятся шаблоны режимов: пятидневка, шестидневка, сменные графики «два через два», сутки через трое, гибкие режимы. Один и тот же график назначается сразу нескольким сотрудникам — правка графика затронет всех, кому он назначен.

При создании графика задаются ключевые параметры: способ заполнения (по дням недели, по циклам произвольной длины или по шаблону), длительность рабочего дня, перерывы, дата отсчёта цикла и учёт праздников. От этих настроек зависит расчёт нормы времени за месяц, поэтому ошибку в цикле сменного графика сложно заметить сразу, но она исказит зарплату в каждом расчётном периоде.

Перед любыми изменениями определите, что именно вы хотите сделать: скорректировать расписание для группы (например, сдвинуть начало рабочего дня у всего подразделения) или перевести конкретного человека на другой режим. От этого зависит выбор инструмента и документов.

Как отредактировать существующий график работы

Откройте Настройка → Графики работы сотрудников, выберите нужный график и нажмите «Изменить». В форме графика доступны настройки шаблона: вид графика (пятидневка, сменный, по циклам), расписание по дням, время начала и окончания работы, перерывы. Для сменных графиков важно проверить дату отсчёта цикла — от неё зависит, какая смена выпадет на конкретный календарный день.

Изменение графика действует на периоды, которые ещё не рассчитаны. Если зарплата за прошлый месяц уже начислена и выплачена, правка графика не пересчитает её автоматически — для корректировки прошлых периодов потребуются документы перерасчёта. Поэтому редактировать график лучше до начала расчётного периода, в котором новый режим вступает в силу.

Обратите внимание: если график назначен многим сотрудникам, а изменить режим нужно только части из них, править существующий график нельзя — создайте новый график и переведите на него нужных работников.

Как создать новый график работы

В списке графиков нажмите «Создать». Укажите наименование (лучше говорящее: «Сменный 2/2 по 12 часов», а не «График 5»), выберите способ заполнения и задайте расписание. Для сменных графиков используется цикл произвольной длины: например, четырёхдневный цикл «день, день, выходной, выходной» с указанием длительности каждой смены.

Обязательно проверьте настройку учёта праздничных дней и предпраздничных сокращений, если они применяются к данному режиму. Для сменных графиков также укажите дату отсчёта — первый день цикла, от которого программа будет раскладывать смены на календарь.

После сохранения откройте график повторно и сверьте норму времени за ближайшие месяцы с производственным календарём или ожидаемой сеткой смен. Проверка до назначения графика сотрудникам избавит от массовых перерасчётов.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать»
2. 2
   Задайте наименование и способ заполнения (по дням недели или по циклу)
3. 3
   Укажите расписание: длительность смен, перерывы, дату отсчёта цикла
4. 4
   Настройте учёт праздничных дней и сокращённых предпраздничных дней
5. 5
   Сохраните график и проверьте норму времени за 2–3 ближайших месяца
6. 6
   Назначьте график сотрудникам кадровым документом

Как перевести сотрудника на другой график

Смена графика у конкретного работника оформляется кадровым документом, а не правкой личной карточки. В ЗУП для этого есть два основных инструмента, и выбор зависит от масштаба изменения.

Кадровый перевод для одного сотрудника

Откройте Кадры → Кадровые переводы и создайте документ. Выберите сотрудника, установите дату перевода и на закладке условий труда измените поле «График работы» на нужный. Если меняется только график, а должность и оплата остаются прежними, отметьте изменением только это условие. Проведите документ — с указанной даты программа будет считать время по новому графику.

Изменение графика работы списком сотрудников

Для группового перевода используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел Кадры, журнал «Изменения графиков» либо «Все кадровые документы»). Укажите дату начала действия нового режима, выберите график и добавьте сотрудников списком — вручную или подбором по подразделению. Документ удобен, когда целый отдел переходит, например, с пятидневки на сменный режим.

В обоих документах критична дата начала действия: если поставить её задним числом в уже рассчитанном периоде, программа потребует перерасчёта. Если новый режим временный (например, на месяц), проверьте в документе возможность указать дату окончания — тогда по её наступлении сотрудник автоматически вернётся на прежний график.

Сравнение вариантов

Правка графика в справочнике

Подходит, когда режим меняется для всех, кто работает по этому графику. Ограничение: затрагивает всех назначенных сотрудников и не создаёт кадрового документа-основания.

Кадровый перевод

Подходит для перевода одного сотрудника, особенно если вместе с графиком меняются должность, подразделение или оплата. Ограничение: неудобен для массовых переводов.

Изменение графика работы списком сотрудников

Подходит для массового перевода группы на новый режим, поддерживает указание периода действия. Ограничение: меняет только график, без прочих условий труда.

Как проверить результат после изменения

После проведения документов откройте Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени (Т-13) за период, в котором начал действовать новый график. Сверьте, что рабочие и выходные дни сотрудника соответствуют новому режиму, а часы за день совпадают с длительностью смены.

Затем сформируйте расчётный листок или черновой документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц. При оплате по окладу проверьте норму времени: она должна соответствовать новому графику. Если сотрудник отработал неполный месяц из-за перехода в середине периода, программа делит месяц на части по старому и новому графику — убедитесь, что обе части посчитаны корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц перехода

Норма

Рабочие дни и часы соответствуют новому графику с даты перевода

Тревожный признак

Табель показывает старое расписание или пустые дни

Норма времени в расчётном листке

Норма

Норма часов совпадает с новым графиком за период

Тревожный признак

Норма посчитана по старому графику, оклад рассчитан неверно

Дата начала действия графика

Норма

Новый режим действует с плановой даты

Тревожный признак

График применился раньше или позже, чем указано в приказе

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — правка графика «вживую» вместо создания кадрового документа. Если администратор просто переназначил график в карточке сотрудника без документа, программа не зафиксирует дату перехода и посчитает весь месяц по новому режиму, включая дни до фактического перевода.

Вторая распространённая проблема — неверная дата отсчёта цикла в сменном графике. Из-за этого смены сдвигаются на день-два, табель не совпадает с реальным расписанием, а работа в выходные по графику ошибочно считается переработкой или наоборот. Лечится корректировкой даты отсчёта до назначения графика сотрудникам.

Также учитывайте ограничение: изменение графика — это изменение условий трудового договора, и в реальном кадровом учёте оно требует согласования с работником и оформления дополнительного соглашения. Программа фиксирует факт, но юридическое оформление остаётся на кадровой службе.

Частые вопросы

Можно ли изменить график задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но если период уже рассчитан и зарплата выплачена, программа зарегистрирует необходимость перерасчёта. Перерасчёт выполняется отдельными документами в следующем периоде. Избегайте задних дат без реальной необходимости — это усложняет сверку и может повлиять на отчётность.

Как перевести сотрудника на график временно, например на один месяц?

Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» и укажите период действия нового графика — даты начала и окончания. По окончании срока сотрудник автоматически вернётся на прежний график, оформлять обратный перевод не потребуется.

Почему после смены графика табель не перезаполнился?

Если табель вводился вручную документом «Табель» или данные фактического времени уже внесены, программа отдаёт приоритет введённым данным, а не графику. Перепроведите или очистите ручные документы учёта времени за период, либо скорректируйте их в соответствии с новым режимом.

Что делать, если нужного графика нет в списке?

Создайте новый график в разделе Настройка → Графики работы сотрудников: задайте расписание, цикл и дату отсчёта, проверьте норму времени и только после этого назначайте его сотрудникам кадровым документом. Не приспосабливайте похожий чужой график, если он назначен другим работникам.

Нужно ли менять график при переходе на неполное рабочее время?

Да. Неполное время оформляется либо отдельным графиком с сокращённой длительностью дня или недели, либо установкой доли ставки, если оплата пропорциональна. Перевод оформляется кадровым документом с указанием нового графика и при необходимости изменения условий оплаты.

Кто может менять графики в ЗУП — нужны ли специальные права?

Для создания и редактирования графиков нужны права настройки учёта времени, а для проведения кадровых документов — права кадровика. В типовой поставке это роли «Настройка и администрирование» и «Кадровик». Если кнопки недоступны, обратитесь к администратору базы за назначением профиля доступа.