Другое · 11 мин
Как провести выплаты умершему сотруднику в 1С Бухгалтерия
Как оформить в 1С прекращение трудового договора в связи со смертью сотрудника, начислить зарплату и компенсацию отпуска, удержать НДФЛ и выплатить деньги родственникам.
Смерть сотрудника — основание для прекращения трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ). Работодатель обязан начислить все причитающиеся суммы — зарплату за отработанные дни, компенсацию неиспользованного отпуска, премии — и выдать их членам семьи умершего. В 1С Бухгалтерия (и в 1С: ЗУП, если зарплата ведётся там) весь процесс оформляется стандартными документами, но есть особенности по НДФЛ, страховым взносам и порядку выдачи денег.
Ключевой нюанс: суммы, начисленные после смерти работника и выплачиваемые наследникам, не облагаются страховыми взносами, а НДФЛ с них удерживается по особым правилам — налог не удерживается с доходов, полученных наследниками в порядке наследования. На практике это означает, что в программе нужно корректно отразить дату получения дохода и порядок налогообложения, иначе отчётность 6-НДФЛ и РСВ сформируется с ошибками.
Ниже разобран полный цикл: от кадрового приказа до выдачи денег родственникам и проверки отчётности. Инструкция ориентирована на 1С Бухгалтерия 8.3 с включённым учётом зарплаты; в 1С: ЗУП действия аналогичны, отличаются только названия документов.
Какие документы нужны до начала работы в 1С
Прежде чем заводить документы в программе, бухгалтер должен получить пакет бумаг. Без них оформление в 1С преждевременно: программа позволит провести документы, но выплата без оснований создаст юридический риск для организации.
Минимальный комплект: копия свидетельства о смерти (оригинал предъявляется для сверки), паспорт получателя выплаты, документ, подтверждающий родство или факт совместного проживания (свидетельство о браке, о рождении), заявление на выплату в произвольной форме. Если за выплатой обращается наследник по нотариальному запросу — понадобится запрос нотариуса или свидетельство о праве на наследство.
По ст. 141 ТК РФ выплата производится члену семьи умершего или лицу, находившемуся на его иждивении, в течение недели со дня подачи заявления с документами. Если никто не обратился в течение четырёх месяцев, суммы включаются в состав наследства и выдаются уже наследнику по свидетельству о праве на наследство.
Шаг 1. Прекращение трудового договора в программе
В 1С Бухгалтерия откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». В поле «Основание увольнения» выберите пункт «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — «Смерть работника». Дата увольнения — дата смерти, указанная в свидетельстве.
Обратите внимание: датой прекращения договора является день смерти, даже если она наступила в выходной или в период отпуска/больничного. Программа сама подставит дату из документа, но ответственность за правильность — на пользователе. Запись в трудовую книжку (и сведения в ЕФС-1/СЗВ-ТД в зависимости от формы отчётности) делается на эту же дату.
После проведения увольнения проверьте, что сотрудник перестал попадать в плановые начисления следующих месяцев. Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что статус — «Уволен», а дата увольнения корректна.
Шаг 2. Начисление зарплаты и компенсации отпуска
Документ «Увольнение» в 1С Бухгалтерия автоматически рассчитывает: зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск с учётом стажа, а также отражает удержанный НДФЛ по стандартной схеме. Проверьте расчёт, открыв печатную форму «Записка-расчёт при увольнении» (Т-61) прямо из документа.
Если сотруднику полагались премии или иные начисления, не попавшие в расчёт автоматически, добавьте их документом «Начисление зарплаты» до проведения окончательного расчёта либо отдельной строкой. Все суммы должны быть начислены не позднее даты прекращения договора — это день смерти работника.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление родственника
- 2Создайте документ «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, дата — день смерти
- 3Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска, сформируйте Т-61
- 4Скорректируйте НДФЛ: суммы, выплачиваемые наследникам, налогом не облагаются
- 5Убедитесь, что страховые взносы на эти суммы не начислены
- 6Оформите выплату через кассу (РКО) или перечислением на счёт заявителя
- 7Проверьте отчёты 6-НДФЛ и РСВ на корректность отражения
Шаг 3. НДФЛ и страховые взносы: особенности налогообложения
Это самый тонкий участок. По п. 18 ст. 217 НК РФ доходы, полученные от физических лиц в порядке наследования, НДФЛ не облагаются. Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что зарплата, не полученная работником ко дню смерти и выплачиваемая членам семьи, НДФЛ не облагается — ни у работника, ни у получателя.
В 1С это отражается так: доход регистрируется, но налог по нему не удерживается. В типовых конфигурациях при корректной настройке документа увольнения и даты выплаты программа формирует записи регистров без исчисленного НДФЛ. Если программа всё же рассчитала налог, проверьте настройки вида начисления и дату фактического получения дохода — она не должна «привязываться» к периоду, когда работник был жив и доход считался полученным.
Страховые взносы на суммы, начисленные после смерти работника, не начисляются: трудовые отношения прекратились, объект обложения отсутствует. Проверьте в документе начисления, что колонки взносов по этим суммам пустые или равны нулю.
Шаг 4. Выплата денег родственникам
Выплату можно оформить двумя способами: наличными через кассу или перечислением на банковский счёт заявителя. Выбор зависит от того, что указал родственник в заявлении. Перевод на карту самого умершего — плохая практика: счёт может быть заблокирован после извещения банка о смерти клиента, и деньги «зависнут».
Для наличной выплаты создайте документ «Ведомость в кассу» или сразу «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). В поле получателя укажите ФИО родственника и реквизиты его паспорта — в РКО есть соответствующие поля «Выдать» и «По документу». Для безналичной выплаты используйте «Ведомость в банк» с указанием счёта заявителя или платёжное поручение на физическое лицо.
Срок — не позднее недели со дня подачи заявления с полным комплектом документов. Нарушение срока даёт заявителю право требовать выплату с процентами по ст. 236 ТК РФ.
Способы выплаты
Подходит при небольшой сумме и личном визите родственника. Обязательно укажите паспортные данные получателя и возьмите расписку.
Удобно при удалённом получателе. Реквизиты счёта должны принадлежать именно заявителю, приложите их к заявлению.
Если получателей несколько или никто не обратился в срок — суммы можно депонировать и передать в наследственную массу.
Проверка результата и отчётность
После проведения всех документов сверьте результат по нескольким контрольным точкам. Откройте отчёт «Расчётный листок» по сотруднику: в нём должны быть начисления за последний период, компенсация отпуска, нулевой или корректно скорректированный НДФЛ и итоговая сумма к выплате, совпадающая с выплаченной.
Сформируйте 6-НДФЛ за период выплаты: суммы, не облагаемые налогом, в расчёт не включаются либо отражаются без исчисленного налога — в зависимости от методики конфигурации. В РСВ выплаченные наследникам суммы в облагаемую базу попадать не должны. Ошибка здесь приведёт к расхождению контрольных соотношений и требованиям из инспекции.
Также не забудьте подать сведения о прекращении трудовых отношений (ЕФС-1 с соответствующим событием) в Социальный фонд России — срок подачи регламентирован, просрочка влечёт штраф.
Как проверить результат
«Уволен», дата = день смерти по свидетельству
Сотрудник активен или дата увольнения не совпадает со свидетельством
С сумм, выплачиваемых наследникам, налог не исчислен
НДФЛ рассчитан и удержан с полной суммы
Взносы на выплаты после смерти не начислены
Взносы начислены и попали в базу РСВ
Выплачено = начислено к выдаче по Т-61, есть РКО или платёжка на заявителя
Расхождение сумм или выплата на счёт умершего
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — удержание НДФЛ «по привычке». Бухгалтер проводит стандартное увольнение, программа считает налог, деньги уходят родственникам за минусом 13 %. Возврат излишне удержанного налога в такой ситуации — отдельная процедура, которую проще не допускать.
Вторая ошибка — неверная дата увольнения. Некоторые ставят дату оформления документов или день обращения родственников. Это искажает расчёт компенсации отпуска, кадровую отчётность и сведения в СФР. Дата прекращения договора — всегда день смерти.
Третья группа ошибок — выплата без документов или не тому лицу. Организация отвечает перед законными получателями, поэтому заявление, паспорт и подтверждение родства обязательны. При спорной ситуации (несколько претендентов, отсутствие документов) безопаснее депонировать сумму и дождаться решения нотариуса или суда.
FAQ
Нужно ли удерживать НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника?
Нет, если сумма выплачивается членам семьи или наследникам. Такие доходы освобождаются от НДФЛ в порядке наследования. Если же налог уже был удержан при жизни работника с начисленной, но не выплаченной зарплаты, механизм возврата зависит от того, перечислен ли налог в бюджет — проверьте регистры НДФЛ.
Кому именно выплачивать деньги, если обратились несколько родственников?
Выплата производится члену семьи или иждивенцу, первым подавшему заявление с документами. Если претендентов несколько и между ними спор, организация вправе депонировать сумму и дождаться решения суда или распределения через нотариуса.
Что делать, если никто не обратился за выплатой?
Если в течение установленного срока заявления нет, суммы депонируются и включаются в состав наследства. В 1С оформите депонирование стандартным документом, а выплату произведёте позже наследнику по свидетельству о праве на наследство.
Можно ли перечислить деньги на зарплатную карту умершего?
Технически платёж пройдёт, но после извещения банка о смерти клиента счёт блокируется, и родственники не смогут получить деньги без нотариальной процедуры. Правильный вариант — выплата на счёт заявителя или наличными через кассу.
Нужно ли подавать отчётность в СФР при смерти сотрудника?
Да. Сведения о прекращении трудовых отношений подаются в Социальный фонд России в составе ЕФС-1 в установленный срок. Пропуск отчёта грозит штрафом даже при корректно проведённых выплатах.
Облагаются ли страховыми взносами выплаты умершему работнику?
Нет. Суммы, начисленные после смерти работника и выплачиваемые членам семьи, не являются объектом обложения страховыми взносами, так как трудовые отношения прекратились. В базе РСВ они отражаться не должны.
Что важно запомнить
Дата прекращения договора — день смерти по свидетельству. НДФЛ и страховые взносы с выплат наследникам не начисляются. Деньги выдаются только по заявлению с подтверждающими документами, в течение недели — наличными с паспортными данными в РКО или на счёт заявителя. После выплаты сверьте расчётный листок, 6-НДФЛ, РСВ и подайте сведения в СФР.