Где в 1С найти и указать дату рождения

Вопрос «где в 1С дата рождения» чаще всего возникает в трёх ситуациях: кадровик заполняет личные данные сотрудника, бухгалтер проверяет сведения для отчётности в ПФР или ФНС, а пользователь ищет дату рождения контрагента или физического лица в справочниках. В зависимости от конфигурации — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей — путь к этому полю отличается.

Ключевой момент, который нужно понять сразу: в типовых конфигурациях 1С дата рождения хранится в справочнике «Физические лица», а не в карточке сотрудника. Карточка сотрудника только ссылается на физическое лицо. Поэтому одно и то же поле можно увидеть и отредактировать из разных мест, но изменится оно везде одновременно.

Ниже разобраны конкретные пути в популярных конфигурациях, способы массовой проверки дат рождения через отчёты, типичные ошибки при вводе и ограничения, о которых нужно знать перед редактированием.

Где дата рождения в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 основной путь выглядит так: раздел Кадры → Сотрудники. Откройте карточку нужного сотрудника двойным щелчком. В шапке карточки рядом с ФИО отображается ссылка на физическое лицо — обычно это то же ФИО, оформленное как гиперссылка. По ней открывается карточка физлица, где в поле «Дата рождения» указано нужное значение.

Быстрый альтернативный путь — ссылка «Личные данные» в карточке сотрудника (группа ссылок справа или в верхней части формы, зависит от релиза). Там собраны дата рождения, пол, гражданство, ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность. Это самый удобный экран для проверки всех персональных данных сразу перед сдачей отчётности.

Если дата рождения не заполнена, поле будет пустым, а при попытке сформировать СЗВ-ТД, ЕФС-1 или персонифицированные сведения программа выдаст предупреждение о незаполненных данных. Это удобный индикатор: отчётность сама «подсветит» сотрудников без даты рождения.

1. 1
   Откройте раздел Кадры → Сотрудники
2. 2
   Найдите сотрудника поиском по ФИО и откройте карточку
3. 3
   Перейдите по ссылке «Личные данные» или по ссылке на физическое лицо
4. 4
   Проверьте поле «Дата рождения» и при необходимости заполните его
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что изменение сохранилось

Где дата рождения в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8.3 дата рождения сотрудника также привязана к физическому лицу. Путь: Справочники → Физические лица (в некоторых релизах раздел называется «Зарплата и кадры → Физические лица»). Откройте элемент справочника — поле «Дата рождения» находится в основной форме, рядом с полом и датой рождения видны ИНН и СНИЛС.

Если вы работаете через карточку сотрудника (Зарплата и кадры → Сотрудники), то в форме сотрудника есть ссылка на физическое лицо. Откройте её — попадёте в ту же карточку физлица. Важно понимать: если один человек числится в двух организациях, дата рождения у него одна, и исправление отразится в обеих.

Для контрагентов-физических лиц в Бухгалтерии дата рождения обычно не является обязательным полем, но может храниться в карточке контрагента: Справочники → Контрагенты, вид контрагента «Физическое лицо». В зависимости от релиза поле может находиться в развернутом блоке с паспортными данными.

Дата рождения в Управлении торговлей и других конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация физические лица вынесены в справочник «Физические лица» (раздел НСИ и администрирование или CRM, в зависимости от настроек интерфейса). Дата рождения партнёров и контактных лиц хранится отдельно: у контактных лиц она находится в карточке контактного лица партнёра и используется, например, для поздравительных рассылок.

В 1С:Документооборот дата рождения сотрудника редактируется в карточке пользователя или физического лица через раздел настроек и справочников. В самописных и отраслевых конфигурациях расположение поля может отличаться — тогда помогает универсальный приём: открыть карточку объекта и нажать «Ещё → Изменить форму» либо воспользоваться глобальным поиском по справочнику «Физические лица».

Как проверить даты рождения массово через отчёты

Открывать каждую карточку по очереди неудобно, когда сотрудников десятки или сотни. В ЗУП есть типовой отчёт «Личные данные сотрудников» (раздел Кадры → Кадровые отчёты). В нём выводятся ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС и документ — удобно выгрузить в Excel и проверить пустые ячейки фильтром.

Второй вариант — универсальный отчёт. В разделе Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Универсальный отчёт выберите справочник «Физические лица» и добавьте поля «Наименование» и «Дата рождения». Этот способ работает практически в любой типовой конфигурации и не требует доработок.

Для проверки корректности ввода обратите внимание на аномалии: даты в будущем, даты, дающие возраст младше 14 лет (ограничение для трудового договора), или одинаковые даты у разных людей — частый признак копирования карточек «по образцу» без последующего исправления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сохранение даты

Норма

После «Записать и закрыть» дата видна в карточке физлица и в отчёте «Личные данные сотрудников»

Тревожный признак

Поле снова пустое — нет прав на редактирование или запись не выполнена

Отчётность

Норма

СЗВ-ТД и персонифицированные сведения формируются без предупреждений о личных данных

Тревожный признак

Программа выдаёт ошибку о незаполненной дате рождения

Возраст

Норма

Дата соответствует документу, удостоверяющему личность

Тревожный признак

Дата скопирована из чужой карточки или введена с опечаткой в годе

Типичные ошибки при вводе и поиске даты рождения

Самая частая проблема — дубли физических лиц. Пользователь ищет дату рождения в одной карточке, а сотрудник привязан к другой, и исправление «не видно» в кадровых документах. Перед вводом проверьте справочник «Физические лица» поиском по ФИО и дате рождения: если найдено два похожих элемента, сначала выполните объединение дублей (в ЗУП есть соответствующая обработка), и только потом редактируйте данные.

Вторая ошибка — попытка редактировать дату из формы документа, например из «Приёма на работу». Документы отображают данные физлица, но не всегда позволяют их менять; правильное место редактирования — карточка физического лица. Третья ошибка — ввод даты текстом в поле комментария вместо типового поля: такие данные не попадут ни в один регламентированный отчёт.

Права доступа и ограничения

Для просмотра и редактирования дат рождения у пользователя должны быть права на справочник «Физические лица». В типовых ролях это входит в профили «Кадровик», «Расчётчик зарплаты», «Бухгалтер». Обычный менеджер по продажам в УТ может видеть контрагентов, но не физлиц сотрудников — это нормальное ограничение, а не ошибка программы.

Если поле «Дата рождения» недоступно для редактирования (серое), причины две: недостаточно прав либо включён механизм дат запрета изменения данных. В первом случае обратитесь к администратору 1С за назначением роли, во втором — проверьте настройку Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных.

Что делать, если дата рождения не найдена или не сохраняется

Если вы уверены, что дата вводилась, но поле пустое, проверьте три вещи: тот ли это элемент справочника (нет ли дубля), не работаете ли вы в копии базы или другой информационной базе, и завершалась ли запись без сообщений об ошибках. Сообщение «Конфликт блокировок» означает, что карточку одновременно редактирует другой пользователь — дождитесь освобождения объекта и повторите запись.

Когда дата рождения нужна в печатной форме или отчёте, но не выводится, причина обычно в том, что форма берёт данные из другого источника — например, из регистра «Документы физических лиц» или из дополнительных сведений. В таком случае проверьте, откуда конкретная печатная форма читает данные, и заполните именно тот источник.

Частые вопросы

Почему я исправил дату рождения у сотрудника, а в отчёте старая?

Скорее всего, вы отредактировали одну карточку физического лица, а сотрудник привязан к другой — это типичная ситуация при дублях. Найдите в справочнике «Физические лица» все элементы с этим ФИО, проверьте, к какому привязан сотрудник, и выполните объединение дублей или исправьте нужную карточку.

Можно ли найти дату рождения через поиск по базе?

Глобальный поиск в 1С ищет по строковым данным, и дата рождения как поле даты напрямую через строку поиска обычно не находится. Надёжнее открыть справочник «Физические лица» и отсортировать или отфильтровать список по колонке «Дата рождения» — если колонки нет, добавьте её через «Ещё → Изменить форму».

Обязательно ли заполнять дату рождения у контрагента-физлица?

Для контрагентов это поле, как правило, необязательное и нужно только для внутреннего учёта или маркетинговых рассылок. А вот для сотрудников дата рождения обязательна фактически: без неё не сформировать СЗВ-ТД, персонифицированные сведения и ряд других отчётов.

Где дата рождения в 1С:Рознице или УНФ?

В 1С:Рознице и Управлении нашей фирмой логика та же: сотрудники ссылаются на физических лиц, а дата рождения покупателей может храниться в карточке физического лица или в данных дисконтной карты. Откройте справочник «Физические лица» через раздел настроек или НСИ — поле находится в основной форме карточки.

Что делать, если поле «Дата рождения» недоступно для редактирования?

Проверьте права: нужна роль с доступом к справочнику «Физические лица» (кадровик, расчётчик, бухгалтер или полные права). Если права есть, но поле всё равно заблокировано, посмотрите настройку дат запрета изменения данных и убедитесь, что карточку не редактирует в этот момент другой пользователь.

Можно ли выгрузить список всех сотрудников с датами рождения?

Да. В ЗУП откройте отчёт «Личные данные сотрудников» (Кадры → Кадровые отчёты) и сохраните его в Excel кнопкой сохранения табличного документа. В других конфигурациях используйте универсальный отчёт по справочнику «Физические лица» с выводом поля «Дата рождения».