Другое · 9 мин
Как провести выплату родственникам умершего сотрудника в 1С:ЗУП
Как оформить в 1С:ЗУП прекращение трудового договора по смерти сотрудника и выплатить зарплату и компенсации родственникам: документы, НДФЛ, взносы, проводки.
Смерть сотрудника — основание прекращения трудового договора по пункту 6 части 1 статьи 83 ТК РФ. Невыплаченная зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и иные начисленные суммы не сгорают: по статье 141 ТК РФ они выплачиваются членам семьи умершего или лицам, находившимся на его иждивении. Ошибки в оформлении такой выплаты чреваты спорами с родственниками, претензиями налоговой и проблемами при сдаче отчётности.
В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) для этой ситуации предусмотрен штатный механизм: специальное основание увольнения, автоматический расчёт компенсации отпуска и отдельный порядок налогообложения — суммы, выплачиваемые наследникам, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Ниже разобран полный цикл: от кадрового документа до ведомости и проверки учёта.
Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. Названия пунктов меню в вашей базе могут незначительно отличаться в зависимости от настроек интерфейса и релиза, но логика документов сохраняется.
Шаг 1. Оформите прекращение трудового договора
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком», если умерших несколько, что бывает крайне редко). В поле «Сотрудник» выберите умершего работника, в поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству о смерти.
В поле «Основание увольнения» выберите пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (смерть работника). Именно это основание включает в программе особый налоговый режим выплат: ЗУП автоматически отключает исчисление НДФЛ и страховых взносов с сумм окончательного расчёта.
Документ заполнит остатки отпуска и рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по общим правилам. Проверьте дату приёма, стаж для отпуска и количество дней компенсации — при длительной работе сотрудника программа могла не учесть ручные корректировки стажа, внесённые ранее внештатными документами.
Шаг 2. Проверьте начисления в документе увольнения
На вкладке «Начисления и удержания» документа «Увольнение» программа покажет зарплату за отработанные дни месяца, компенсацию отпуска и другие положенные суммы. Если сотрудник умер в середине месяца, оклад рассчитается пропорционально отработанному времени до даты смерти.
Обратите внимание на поле «Выплатить»: по умолчанию стоит «С зарплатой» или «Межрасчёт». Для умершего сотрудника практичнее выбрать межрасчётную выплату — родственники обычно обращаются за деньгами до общего срока выплаты зарплаты. Это позволит создать отдельную ведомость сразу после проведения увольнения.
Если у сотрудника были непогашенные авансы, подотчётные суммы или удержания по исполнительным листам, проверьте их корректность. Удержания по исполнительным документам на алименты прекращаются со смертью плательщика, но уже удержанные и не перечисленные суммы нужно обработать отдельно по правилам вашей учётной политики.
Шаг 3. Убедитесь, что НДФЛ и взносы не начисляются
Ключевая особенность расчёта с умершим сотрудником: суммы, выплачиваемые членам семьи в порядке наследования, освобождаются от НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и от страховых взносов, поскольку трудовые отношения прекратились. В ЗУП при выборе основания увольнения «смерть сотрудника» вкладка с НДФЛ и взносами должна быть пустой или содержать нулевые суммы.
Если программа всё же рассчитала НДФЛ, проверьте: правильно ли выбрано основание увольнения, не были ли суммы начислены другими документами (например, премией, проведённой ранее в том же месяце с признаком обычного дохода). Премии, начисленные после смерти приказом, могут облагаться иначе — по этому вопросу имеет смысл свериться с разъяснениями Минфина и позицией вашего налогового консультанта.
Шаг 4. Зарегистрируйте получателя — родственника
Деньги выплачиваются не умершему сотруднику, а обратившемуся члену семьи. Он должен представить заявление, документ, подтверждающий родство или факт иждивения (свидетельство о браке, о рождении и т. п.), и документ, удостоверяющий личность. Срок обращения — четыре месяца со дня смерти; после этого суммы передаются в состав наследства и выплачиваются через нотариуса.
В ЗУП получателя можно указать двумя способами. Первый — в документе «Увольнение» на вкладке выплаты, если в вашем релизе доступно поле получателя. Второй, более универсальный — создать физическое лицо-получателя в справочнике и оформить ведомость на него через механизм выплаты бывшим сотрудникам.
- 1Получите от родственника заявление и копии документов о родстве
- 2Оформите «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, датой — день смерти
- 3Проверьте начисления и отсутствие НДФЛ/взносов в документе
- 4Создайте ведомость на выплату, укажите получателем родственника
- 5Проведите выплату и сформируйте расходный кассовый ордер или платёжное поручение
- 6Сдайте отчётность: умерший не должен попасть в 6-НДФЛ с этими суммами
Шаг 5. Создайте ведомость на выплату
Перейдите в раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Способ зависит от того, как родственник получит деньги: наличными из кассы или перечислением на карту.
При заполнении по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед умершим сотрудником. Если выплата оформляется через перечисление на счёт родственника, убедитесь, что в данных получателя указаны корректные банковские реквизиты — ошибка в номере счёта приведёт к возврату платежа и повторному оформлению.
После проведения ведомости сформируйте подтверждающие документы: расходный кассовый ордер (при выплате наличными) или платёжное поручение в составе реестра (при перечислении). В кассовом ордере в строке «Выдать» указывается ФИО родственника с пояснением, что выплата производится за умершего сотрудника.
Шаг 6. Проверьте отражение в отчётности и учёте
После выплаты сверьте регистры. В отчёте «Расчётный листок» по умершему сотруднику должна быть видна задолженность, закрытая выплатой. В регистре «Взаиморасчёты с сотрудниками» остаток на конец периода должен быть нулевым.
Проверьте отчётность: суммы, выплаченные наследникам, не включаются в 6-НДФЛ и в расчёт по страховым взносам. Умерший сотрудник должен быть исключён из списка застрахованных лиц с даты смерти в персонифицированных сведениях. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией проверьте проводки: Дт 70 Кт 50 (51) — выплата родственнику, без проводок по НДФЛ и взносам с этих сумм.
Как проверить результат
Суммы налога и взносов равны нулю
Программа исчислила НДФЛ — проверьте основание увольнения
Ноль в расчётном листке и ведомости по зарплате
Остаток долга — ведомость не заполнилась полностью
Суммы умершему не отражены как облагаемый доход
Выплаты попали в приложение с доходами — требуется корректировка
Частые вопросы
Кто имеет право получить зарплату умершего сотрудника?
Члены семьи, совместно проживавшие с умершим, а также нетрудоспособные лица, находившиеся на его иждивении, независимо от совместного проживания (ст. 141 ТК РФ). При отсутствии таких лиц суммы включаются в наследственную массу и выплачиваются наследникам через нотариуса.
Что делать, если родственник обратился позже четырёх месяцев после смерти?
Работодатель больше не обязан выплачивать суммы напрямую. Невыплаченная зарплата переходит в состав наследства, и получить её можно через нотариуса в общем порядке наследования. В программе задолженность при этом остаётся на сотруднике до урегулирования.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска умершему?
Нет. Все суммы окончательного расчёта, включая компенсацию за неиспользованный отпуск, выплачиваемые в порядке наследования, освобождены от НДФЛ на основании п. 18 ст. 217 НК РФ. Страховые взносы также не начисляются.
Можно ли выплатить деньги на карту умершего сотрудника?
Технически ведомость позволяет это сделать, но делать так не следует: после извещения банка о смерти клиента счёт блокируется, и средства могут зависнуть. Правильный путь — выплата наличными родственнику или перечисление на его собственный счёт.
Как оформить, если за выплатой обратились несколько родственников?
Выплатите сумму первому обратившемуся с полным пакетом документов — закон не обязывает работодателя делить деньги между членами семьи. Распределение между родственниками — их внутренний вопрос. Все документы храните как подтверждение правомерности выплаты.
Что делать с неиспользованными днями отпуска, если сотрудник работал неполный год?
Компенсация рассчитывается пропорционально отработанному времени по стандартной формуле: за каждый полный отработанный месяц положена доля ежегодного отпуска. Программа в документе «Увольнение» вычислит количество дней автоматически по данным остатков отпусков.
Что важно запомнить
Увольняйте умершего сотрудника строго по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти — тогда ЗУП не начислит НДФЛ и взносы. Выплату оформляйте отдельной ведомостью на родственника по его заявлению и документам о родстве. После выплаты проверьте нулевой остаток задолженности и отсутствие сумм в 6-НДФЛ.