Другое · 11 мин
Где в 1С:ЗУП находятся физические лица и как с ними работать
Где в 1С:ЗУП находится справочник физических лиц, как найти, создать и отредактировать физлицо, чем он отличается от сотрудников и как исправить дубли.
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) физические лица хранятся в отдельном справочнике «Физические лица», который открывается через раздел «Настройка» → «Физические лица» либо через раздел «Кадры» в зависимости от версии и настроек интерфейса. Это базовый справочник программы: на него ссылаются сотрудники, кандидаты, подписанты, получатели доходов и другие объекты, поэтому корректное ведение физлиц напрямую влияет на отчётность по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту.
Главная особенность, которую нужно понять сразу: физическое лицо и сотрудник — это разные объекты. Физлицо описывает человека как такового (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документы), а сотрудник — это связь физлица с организацией: приём на работу, должность, график, начисления. Один человек может быть сотрудником в нескольких организациях или иметь несколько трудовых договоров, но карточка физлица при этом одна.
Ниже разобрано, где именно искать справочник в разных интерфейсах ЗУП, как создавать и редактировать карточки, как обрабатывать дубли и какие ошибки приводят к проблемам в отчётности.
Где находится справочник физических лиц в интерфейсе ЗУП
В типовой поставке ЗУП 3.1 справочник доступен по пути «Настройка» → «Физические лица». Если в панели раздела «Настройка» пункта нет, проверьте раздел «Кадры»: во многих конфигурациях меню ссылка на физлица продублирована там рядом с сотрудниками и кандидатами. Также справочник всегда можно найти через стандартный поиск в правом верхнем углу окна программы — достаточно начать вводить «Физические лица».
Если у вас полный интерфейс с панелью «Все функции» (доступна пользователям с правами администратора), справочник открывается через «Все функции» → «Справочники» → «Физические лица». Этот способ работает независимо от настроек командного интерфейса конкретной базы.
Учтите: видимость пункта меню зависит от прав пользователя и настроек ролей. Если бухгалтер или кадровик не видит справочник, а сотрудники доступны — скорее всего, у учётной записи ограничен профиль доступа. В этом случае карточку физлица можно открыть опосредованно — из карточки сотрудника.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека в списке.
- 2Откройте карточку сотрудника двойным щелчком.
- 3Нажмите на ссылку в поле «Физическое лицо» в шапке карточки — откроется карточка физлица.
- 4Для просмотра всего справочника перейдите в «Настройка» → «Физические лица».
Чем физическое лицо отличается от сотрудника
Путаница между этими объектами — самая частая причина ошибок в ЗУП. Справочник «Сотрудники» содержит записи о трудовых отношениях: организация, подразделение, должность, табельный номер. Справочник «Физические лица» содержит персональные данные человека: ФИО, пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство, документы удостоверяющие личность, адреса и контакты.
Практическое следствие: персональные данные нужно править в карточке физлица, а не в карточке сотрудника. Если исправить ФИО только у сотрудника, в отчётах по взносам и НДФЛ данные могут разойтись, потому что регламентированная отчётность берёт сведения именно из карточки физического лица.
Ещё одно следствие: при приёме на работу человека, который уже работал в базе (например, в другой организации той же информационной базы), нужно выбирать существующее физлицо, а не создавать новое. Программа сама подсказывает похожих людей по ФИО и дате рождения — игнорировать эту подсказку не стоит.
Физическое лицо и сотрудник
ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, документы, адреса. Один на человека во всей базе. Используется в отчётности по НДФЛ и взносам.
Организация, подразделение, должность, график, начисления. Может быть несколько у одного физлица (основное место, совместительство, разные организации).
Как создать физическое лицо
Обычно физлицо создаётся автоматически при оформлении приёма на работу: в документе «Приём на работу» вы вводите данные нового человека, и программа заводит и физлицо, и сотрудника. Отдельное ручное создание требуется реже — например, для кандидатов, получателей доходов по ГПХ до оформления договора или для подписантов.
Для ручного создания откройте «Настройка» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Заполните ФИО через специальную форму (ссылка «Изменить» рядом с полем ФИО) — она фиксирует историю изменения фамилии, что важно для корректного заполнения отчётов за прошлые периоды. Затем укажите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС, если они известны.
Документы, адреса и контактные данные вводятся по ссылкам внутри карточки: «Паспортные данные», «Адреса и телефоны», «Семья» и другие. Каждый документ удостоверяющий личность вводится с датой выдачи — программа использует актуальный документ на дату формирования отчёта.
Как редактировать данные физлица и что где хранится
Карточка физического лица собрана из ссылок на отдельные формы. Основные группы данных: личные (ФИО, пол, дата и место рождения), регистрационные (ИНН, СНИЛС), документы удостоверяющие личность, адреса (регистрация и фактическое проживание), контактная информация, семейное положение и состав семьи, образование, воинский учёт, инвалидность и статусы налогоплательщика.
Данные, влияющие на налоги и взносы, хранятся с периодичностью. Например, статус налогоплательщика НДФЛ (резидент/нерезидент) и право на вычеты фиксируются на дату. Поэтому при изменении статуса не редактируйте старую запись задним числом без необходимости — добавляйте новую с корректной датой, иначе перерасчёт налога за прошлые периоды может дать неожиданный результат.
После редактирования карточки проверьте, что изменения отразились в связанных объектах: откройте карточку сотрудника и убедитесь, что там подтянулись актуальные данные. Если в базе ведётся несколько организаций, изменения физлица применятся ко всем — это нормально, ведь человек один и тот же.
Как найти и устранить дубли физических лиц
Дубли физлиц возникают, когда при повторном приёме человека создают новую карточку вместо выбора существующей, либо при загрузке данных из других программ без сверки. Признаки проблемы: в отчётах по НДФЛ или взносам один человек фигурирует дважды, суммы «разваливаются» между двумя записями, справки 2-НДФЛ формируются неполными.
Найти дубли можно в списке справочника, отсортировав по наименованию и просмотрев совпадающие ФИО. Для автоматизации используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» — она находится в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» (в ряде версий путь отличается). Обработка сравнивает записи по заданным правилам и позволяет объединить дубли с заменой ссылок во всех документах.
Перед объединением обязательно сделайте резервную копию базы. Операция замены ссылок необратима в пользовательском режиме, и если объединить разных людей (например, полных тёсок с разными датами рождения), разделить их обратно будет крайне сложно. Сверяйте ИНН, СНИЛС и даты рождения до подтверждения объединения.
Права доступа и типичные проблемы
Доступ к справочнику физлиц регулируется профилями групп доступа. Кадровику обычно достаточно профиля с правами на кадровый учёт, бухгалтеру — на расчёт зарплаты. Если пользователь видит сотрудников, но не может открыть карточку физлица, администратору нужно проверить его профиль в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Ещё одна типичная ситуация — пользователь не находит нужного человека в списке, хотя сотрудник в базе есть. Причины: включён отбор в списке справочника, у пользователя ограничен доступ на уровне записей (RLS) по организациям, либо физлицо помечено на удаление. Проверьте сброс отборов и отображение помеченных объектов.
Как проверить корректность данных физлица
Для контроля качества данных используйте встроенные отчёты. В разделе «Отчёты, справки» доступны «Личные данные сотрудников», карточка-справка сотрудника и аналитические отчёты по НДФЛ и взносам, где видны расхождения. Перед сдачей квартальной отчётности полезно прогнать проверку заполнения ИНН, СНИЛС и документов у всех действующих физлиц.
Простой ручной контроль: откройте карточку физлица и проверьте ключевые поля — ФИО с историей, дату рождения, ИНН (11–12 знаков, корректная контрольная сумма проверяется программой), СНИЛС, актуальный документ удостоверяющий личность с датой выдачи. Пустые или заведомо некорректные значения в этих полях гарантированно вызовут замечания при приёме отчётности.
Как проверить карточку физлица
Актуальная фамилия совпадает с документом, старые значения сохранены с датами
Фамилия перезаписана без истории, данные прошлых периодов искажены
Заполнены, программа не выдаёт предупреждений о формате
Пустые поля или сообщения о неверной контрольной сумме
Введён актуальный документ с датой выдачи и кем выдан
Просроченный или отсутствующий документ
Из карточки физлица видны все сотрудники во всех организациях базы
Есть вторая карточка физлица с тем же человеком — дубль
Часто задаваемые вопросы
Почему в разделе «Настройка» нет пункта «Физические лица»?
Скорее всего, у вашей учётной записи ограничены права или изменён командный интерфейс. Откройте карточку любого сотрудника и перейдите по ссылке «Физическое лицо», либо воспользуйтесь поиском по названию в правом верхнем углу. Пользователи с правами администратора могут открыть справочник через «Все функции» → «Справочники».
Можно ли удалить физическое лицо из базы?
Напрямую удалить физлицо, на которое есть ссылки в документах, программа не даст — только пометить на удаление. Полное удаление возможно через «Удаление помеченных объектов» и только если нет ни одной ссылки. Если человек когда-либо числился сотрудником, удалять его карточку не следует: это нарушит данные прошлых периодов и отчётность.
Сотрудница сменила фамилию — где её менять?
В карточке физического лица по ссылке рядом с полем ФИО добавьте новую запись об изменении с датой. Не перезаписывайте старое значение: история ФИО нужна для корректного формирования отчётов за периоды, когда действовала прежняя фамилия. Карточку сотрудника при этом править не требуется — данные подтянутся автоматически.
Один человек работает в двух организациях базы — нужно ли два физлица?
Нет. Физическое лицо создаётся один раз на всю информационную базу. Для каждой организации оформляется отдельный сотрудник, но оба они ссылаются на одну и ту же карточку физлица. Создание второй карточки приведёт к дублю и проблемам при расчёте НДФЛ и формировании отчётности.
Как массово проверить физлиц перед сдачей отчётности?
Используйте отчёты раздела «Отчёты, справки» по личным данным сотрудников и анализу НДФЛ и взносов — они показывают незаполненные ИНН, СНИЛС и документы. Дополнительно в типовой поставке есть сервисы проверки данных перед отправкой отчётов, которые указывают на конкретные ошибки в карточках.
Что делать, если случайно объединили двух разных людей?
Штатной операции разделения физлиц нет. Восстановите базу из резервной копии, сделанной до объединения, либо обратитесь к специалисту по 1С для ручной корректировки ссылок. Именно поэтому перед объединением дублей обязательны резервная копия и сверка ИНН, СНИЛС и дат рождения.
Что важно запомнить
Физические лица в 1С:ЗУП — это отдельный справочник в разделе «Настройка» → «Физические лица», отличный от справочника сотрудников. Персональные данные правьте в карточке физлица, ФИО меняйте с историей, а дубли объединяйте только после сверки ИНН и дат рождения и с обязательной резервной копией базы.