Другое · 10 мин
Как уволить умершего работника в 1С
Как оформить прекращение трудового договора в связи со смертью работника в 1С:ЗУП: документ увольнения, расчёт выплат, НДФЛ, взносы и выдача зарплаты родственникам.
Прекращение трудового договора в связи со смертью работника — особый случай увольнения, который оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Дата увольнения в этом случае — день смерти работника, указанный в свидетельстве о смерти, а не день получения документа работодателем. Основание — свидетельство о смерти или решение суда о признании работника умершим.
В программах 1С (ЗУП, а также в режиме кадрового учёта в 1С:Бухгалтерии) для такой ситуации предусмотрен отдельный документ «Увольнение» с соответствующей статьёй ТК РФ. Важно правильно выбрать основание: от этого зависят налоговые последствия — выплаты родственникам умершего не облагаются НДФЛ и страховыми взносами при соблюдении условий законодательства.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1: от получения документов до окончательного расчёта и сдачи отчётности. Отдельно рассмотрены нюансы для 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки, которые приводят к неверным начислениям и проблемам с проверяющими.
Какие документы нужны до начала работы в программе
До оформления увольнения в 1С кадровик должен получить официальное подтверждение смерти. Это копия свидетельства о смерти, выданного органом ЗАГС, либо копия решения суда о признании гражданина умершим. Без одного из этих документов приказ о прекращении трудового договора издавать нельзя — это нарушение, которое может быть оспорено.
Дополнительно потребуется заявление от члена семьи умершего о выдаче заработной платы и иных причитающихся сумм. По ст. 141 ТК РФ невыплаченные суммы выдаются члену семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего, в течение недели со дня подачи соответствующих документов. К заявлению прилагают документы, подтверждающие родство или иждивение.
Если работник умер, а зарплата за последний месяц ещё не начислена, потребуется также табель учёта рабочего времени до даты смерти включительно — день смерти считается последним рабочим днём.
Как оформить документ «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». В поле «Сотрудник» выберите работника, в поле «Дата увольнения» укажите дату смерти по свидетельству. В поле «Основание увольнения» выберите из классификатор пункт 6 части 1 статьи 83 ТК РФ — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника.
На закладке «Начисления и удержания» программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни и компенсацию за неиспользованный отпуск. Проверьте, что период расчёта среднего заработка и остаток отпуска определились корректно — при смерти работника компенсация рассчитывается по общим правилам.
В поле, где указывается получатель выплаты, отразите, что суммы выплачиваются члену семьи умершего. В типовой конфигурации для этого предусмотрено указание получателя и реквизитов документа-основания (свидетельства о смерти, заявления родственника). Проведите документ и распечатайте приказ по унифицированной или собственной форме.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление члена семьи
- 2Создайте документ «Увольнение»: дата — день смерти, основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ
- 3Проверьте автоматический расчёт зарплаты и компенсации отпуска
- 4Укажите получателя выплаты — члена семьи умершего
- 5Проверьте, что НДФЛ и взносы не начислены
- 6Проведите документ, сформируйте приказ и ведомость на выплату
Налогообложение выплат: НДФЛ и страховые взносы
Ключевая особенность этой ситуации — налоговый статус выплат. Суммы, выплачиваемые членам семьи умершего работника в порядке наследования и по нормам ТК РФ, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и не облагаются страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекращены до момента выплаты.
В 1С:ЗУП при корректно выбранном основании увольнения программа применяет соответствующие коды дохода и не начисляет налоги. Обязательно проверьте это в документе на закладке «НДФЛ» и «Взносы»: суммы должны быть пустыми или нулевыми. Если программа всё же исчислила налог — чаще всего причина в неверно выбранном основании увольнения или в ручной настройке вида начисления.
Если часть зарплаты была начислена работнику ещё при жизни (например, аванс), но не выплачена, эти суммы также передаются родственникам. НДФЛ с дохода, начисленного при жизни работника, но не удержанного в связи со смертью, по действующим разъяснениям списывается — уточните актуальный порядок отражения в вашей версии программы.
Выплата сумм родственникам
Выплата оформляется ведомостью — в разделе «Выплаты» создайте ведомость в кассу или в банк в зависимости от способа расчёта. Получателем указывается член семьи умершего, а не сам сотрудник; реквизиты для перечисления берутся из заявления родственника.
Срок выплаты — не позднее недели со дня подачи родственником документов. Если никто не обратился за выплатой в течение установленного срока, суммы депонируются и могут быть востребованы наследниками позже в составе наследственной массы.
Трудовая книжка (если она велась на бумаге) выдаётся члену семьи под расписку либо направляется по почте по его заявлению. В книжку вносится запись о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ со ссылкой на приказ.
Отчётность: СЗВ-ТД, персонифицированные сведения и ЕФС-1
Кадровое событие «увольнение» необходимо отразить в отчётности в СФР. При применении электронных трудовых книжек сведения об увольнении передаются в составе отчёта по форме ЕФС-1 (подраздел кадровых событий) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В отчёте указывается основание — п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ — и дата прекращения договора.
В персонифицированных сведениях о физлицах и форме 6-НДФЛ выплаты, не облагаемые налогом, отражаются с учётом их статуса. Проверьте предварительный просмотр отчётов: умерший сотрудник не должен попасть в разделы с облагаемыми доходами за период после даты смерти.
Как проверить результат
Совпадает с датой смерти в свидетельстве
Указана дата получения документов или текущая дата
Не исчислены (нулевые суммы)
Программа рассчитала налог к удержанию
Член семьи умершего по заявлению
Выплата оформлена на самого сотрудника
Отправлен не позднее следующего рабочего дня
Отчёт не сформирован или содержит неверное основание
Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ведётся в упрощённом режиме. Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»): укажите сотрудника, дату смерти и основание п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Окончательный расчёт при этом выполняется документом «Начисление зарплаты» за соответствующий месяц — программа подтянет уволенного сотрудника и рассчитает компенсацию отпуска.
Поскольку в бухгалтерской конфигурации меньше автоматики по налоговым статусам, проверьте вид дохода и коды вручную. Если выплата родственникам в типовой конфигурации не поддерживается напрямую, суммы проводят через операции по счёту 76 или депонирование, а налоговые регистры корректируют с учётом необлагаемого статуса. При сомнениях сверьтесь с методическими материалами для вашего релиза.
Границы самостоятельной работы и когда привлекать специалиста
Стандартная ситуация — смерть подтверждена свидетельством, родственник обратился с заявлением, расчёт простой — полностью выполнима штатным кадровиком или бухгалтером по описанной схеме. Сложности возникают, когда работник признан умершим по решению суда спустя длительное время, когда между родственниками есть спор о получателе выплат или когда нужно исправить уже сданную отчётность.
В спорных случаях (несколько претендентов на выплату, наследники без заявления, доначисления за прошлые периоды) безопаснее получить консультацию юриста по трудовому праву и специалиста по 1С, чем исправлять последствия неверно проведённых документов. Депонирование сумм до разрешения спора — законный и безопасный вариант.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется датой смерти по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, выплаты члену семьи не облагаются НДФЛ и взносами, кадровое событие передаётся в СФР не позднее следующего рабочего дня. Перед выплатой всегда проверяйте, что программа не исчислила налог.
Часто задаваемые вопросы
Какой датой оформлять увольнение, если свидетельство о смерти получено через месяц?
Всегда датой смерти, указанной в свидетельстве. Дата фактического оформления приказа может быть позже, но в документе «Увольнение» в 1С и в трудовой книжке фиксируется день смерти. Приказ издаётся тем днём, когда документы поступили, но ссылается на дату прекращения договора по ст. 84.1 ТК РФ.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации отпуска, выплачиваемой вдове?
Нет. Суммы оплаты труда и компенсации, выплачиваемые членам семьи умершего работника, освобождаются от НДФЛ. В 1С:ЗУП при основании увольнения п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ налог не исчисляется автоматически — если он появился, проверьте основание и настройки вида начисления.
Что делать, если зарплата уже перечислена на карту умершего?
Обращение к банку за возвратом средств возможно, но на практике деньги чаще включаются в наследственную массу, и родственники получают их через нотариуса. Чтобы избежать этого, при известии о смерти работника сразу исключите его из зарплатного проекта и оформляйте выплату непосредственно члену семьи.
Как отразить увольнение в связи со смертью в ЕФС-1?
В отчёте указывается кадровое событие «Увольнение» с основанием п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, датой события — день смерти, и реквизитами приказа. Отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП форма заполняется автоматически на основании проведённого документа увольнения.
Родственники не обратились за зарплатой — что делать с начисленными суммами?
Суммы депонируются: в 1С оформляется депонирование невыплаченной зарплаты. Обязанности выплатить деньги в бюджет у работодателя нет — невостребованные суммы позже могут быть получены наследниками в составе наследства в течение сроков, установленных гражданским законодательством.