Как провести сокращение сотрудников в 1С:ЗУП

Сокращение штата — одна из самых регламентированных кадровых процедур, и ошибки в ней дорого обходятся: восстановление сотрудника на работе через суд, доначисление компенсаций, претензии трудовой инспекции. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) процедура отражается связкой документов: изменение штатного расписания, кадровое увольнение и начисление компенсационных выплат. Ниже разобран полный цикл — от исключения позиции из штатки до проверки расчётов.

Материал ориентирован на 1С:ЗУП редакции 3.1, где ведётся штатное расписание и включён учёт по штатке. Если в вашей базе штатное расписание не используется, часть шагов пропускается — увольнение и начисления оформляются напрямую.

Подготовка: что проверить в базе до оформления

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе корректно настроены базовые механизмы. Откройте «Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание» и проверьте, что ведение штатного расписания включено, а история изменений ведётся документами. Без этого позицию нельзя будет корректно закрыть датой сокращения.

Второй блок подготовки — начисления. В списке начислений («Настройка → Начисления») должны присутствовать предопределённые виды расчёта: «Выходное пособие», «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» и «Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении». Если их нет или они не настроены (не указаны коды дохода НДФЛ и обложение взносами), расчёт придётся делать вручную, что повышает риск ошибки.

Также проверьте, что в базе нет непроведённых кадровых документов по сотрудникам, попадающим под сокращение: отпусков, больничных, командировок. Незакрытые периоды исказят расчёт среднего заработка и остатки отпусков.

Шаг 1. Закрытие позиции в штатном расписании

Позиция исключается из штатки документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры → Штатное расписание» или «Кадры → Изменения штатного расписания»). Создайте документ датой, с которой позиция прекращает существовать — это день увольнения или следующий день, в зависимости от принятого в организации решения.

В табличной части выберите сокращаемую позицию и установите действие «Закрыть» (вариант формулировки зависит от релиза — «Закрыть позицию» или снятие флажка «Утверждено»). Проведите документ. После этого позиция перестанет быть доступной для приёма и переводов с указанной даты, а в отчёте «Штатное расписание» будет отображаться как закрытая.

Если сокращается не вся позиция, а часть ставок (например, было 3 ставки, остаётся 1), используйте действие «Изменить» и укажите новое количество ставок. Это важно для корректного расчёта фонда оплаты труда и плановой численности.

Шаг 2. Оформление увольнения сотрудника

Увольнение оформляется документом «Увольнение» (раздел «Кадры → Увольнения» или из карточки сотрудника). Ключевые поля: дата увольнения — последний рабочий день сотрудника; основание — выберите пункт о сокращении численности или штата (в программе предусмотрено соответствующее основание из классификатора, оно попадёт в трудовую книжку и отчётность).

На вкладке с компенсациями программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск по остаткам, накопленным в базе. Проверьте количество дней: сверьте с отчётом «Остатки отпусков» и личной карточкой сотрудника. Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа покажет удержание за неотработанные дни — при сокращении такое удержание по общему правилу не производится, это нужно проконтролировать вручную.

Если увольняется группа сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он позволяет оформить несколько сотрудников одним приказом и ускоряет массовые операции.

Шаг 3. Начисление выходного пособия и среднего заработка

При сокращении сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. В ЗУП эти выплаты рассчитываются в документе «Увольнение» на соответствующей вкладке либо отдельными документами, если выплата производится позже (например, пособие за второй месяц — после подтверждения, что сотрудник не трудоустроился).

Средний заработок считается по данным расчётной базы за предыдущие месяцы. Откройте расшифровку расчёта в документе и проверьте, какие начисления вошли в базу: туда должны попасть оклад, премии, надбавки, но не должны попасть больничные, отпускные и материальная помощь. Если база выглядит неверно, проблема обычно в настройках вида начисления (флажок «Включать в базу среднего заработка»).

Пособие за второй и третий месяц трудоустройства оформляется документом «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» (или через «Прочие доходы» в зависимости от настройки). Эти суммы начисляются уже после увольнения, бывшему сотруднику, и требуют отдельного документа на каждую выплату.

1. 1
   Проверьте настройки штатного расписания и начислений компенсаций
2. 2
   Создайте «Изменение штатного расписания» и закройте позицию датой сокращения
3. 3
   Оформите «Увольнение» с основанием «сокращение штата», проверьте компенсацию отпуска
4. 4
   Рассчитайте выходное пособие и проверьте базу среднего заработка
5. 5
   Проведите окончательный расчёт в «Начисление зарплаты и взносов» за месяц увольнения
6. 6
   Сверьте результат расчётным листком и отчётами по НДФЛ и взносам

Проверка расчётов и окончательного расчёта

После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»). В нём должны быть: зарплата за отработанные дни последнего месяца, компенсация отпуска, выходное пособие, удержанный НДФЛ и итог к выплате. Сверьте НДФЛ: компенсация отпуска облагается полностью, а выходное пособие в пределах установленного лимита (трёхкратный средний месячный заработок, для северян — шестикратный) налогом не облагается — проверьте, что программа применила лимит корректно.

Дополнительно сформируйте «Анализ НДФЛ» и отчёт по страховым взносам за месяц увольнения. Необлагаемые суммы пособия должны попасть в отчётность как доходы с соответствующим кодом, а не «повиснуть» без отражения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в штатном расписании

Норма

Позиция закрыта с даты сокращения, недоступна для приёма

Тревожный признак

Позиция активна, на неё можно оформить приём

Расчётный листок

Норма

Есть зарплата, компенсация отпуска, пособие; НДФЛ с пособия в пределах лимита не удержан

Тревожный признак

НДФЛ удержан со всей суммы пособия или пособие отсутствует

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Остаток обнулён, компенсация совпадает с отчётом «Остатки отпусков»

Тревожный признак

Остаток отрицательный без удержания или компенсация не совпадает с остатком

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — увольнение проведено до окончательного расчёта зарплаты. В этом случае документ «Начисление зарплаты и взносов» может не подхватить сотрудника, и зарплату за последний месяц придётся начислять отдельным документом. Правильная последовательность: сначала расчёт месяца, затем увольнение, либо увольнение с автоматическим расчётом всех сумм внутри самого документа.

Вторая ошибка — неверное основание увольнения. Если вместо сокращения выбрать «собственное желание» или «соглашение сторон», это исказит отчётность и лишит сотрудника законных гарантий, а организацию — аргументов в споре. Основание из документа попадает в электронную трудовую книжку и отчёты в СФР.

Третья группа ошибок — ручная правка сумм пособия без анализа среднего заработка. Если сумма кажется неверной, ищите причину в расчётной базе и исключённых периодах, а не правьте итоговое число: ручные правки ломают связь с регистрами и всплывут при следующем расчёте.

Особые сценарии

Досрочное увольнение с дополнительной компенсацией

Если сотрудник согласен уволиться до истечения двухмесячного срока предупреждения, ему положена дополнительная компенсация пропорционально оставшемуся времени. В ЗУП она оформляется отдельным начислением: создайте вид начисления с кодом дохода, соответствующим необлагаемым компенсациям при увольнении, и начислите документом «Разовое начисление» или в документе увольнения.

Сокращение совместителя или сотрудника в отпуске

Совместители сокращаются по тем же правилам, но пособие на период трудоустройства им обычно не положено, если есть основное место работы — это отражается отсутствием соответствующего начисления. Увольнение во время отпуска или больничного по инициативе работодателя недопустимо: дождитесь выхода сотрудника, иначе документы придётся отменять, а увольнение с высокой вероятностью признают незаконным.

Перед массовым сокращением сделайте копию базы и прогоните весь цикл на одном тестовом сотруднике: от закрытия позиции до расчётного листка. Это занимает 15–20 минут и позволяет поймать ошибки в настройках начислений до того, как они размножатся на десятки документов.

Частые вопросы

Можно ли отменить проведённое увольнение в 1С:ЗУП?

Да, если отчётность ещё не сдана: пометьте документ «Увольнение» на удаление или распроведите его, затем при необходимости скорректируйте начисления. Если уведомления в СФР уже отправлены, потребуется сформировать отменяющее событие по кадровому отчёту, а не просто удалить документ.

Почему программа не рассчитывает выходное пособие автоматически?

Чаще всего причина в том, что в настройках зарплаты отключено использование компенсаций при увольнении или в документе увольнения не указано количество дней/месяцев пособия. Проверьте «Настройка → Расчёт зарплаты» и вкладку компенсаций в самом документе.

Как начислить пособие за второй месяц, если сотрудник уже уволен?

Используйте документ для начисления бывшим сотрудникам — в ЗУП это «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» или «Прочие доходы» в зависимости от настройки. Сотрудник остаётся в базе со статусом уволенного, и начисление ему доступно без восстановления в штате.

Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами в программе?

В пределах установленного лимита (три средних месячных заработка, для работников Крайнего Севера — шесть) пособие не облагается НДФЛ и взносами. В предопределённых начислениях ЗУП это уже настроено; если лимит превышен, превышение облагается НДФЛ — проверьте это в расчётном листке.

Что делать, если средний заработок для пособия посчитался неверно?

Откройте расшифровку среднего заработка в документе и проверьте, какие начисления и периоды вошли в базу. Обычно причина в неверной настройке вида начисления (входит/не входит в базу среднего) или в незакрытых отклонениях — больничных и отпусках. Исправляйте настройку или данные, а не итоговую сумму вручную.

Нужно ли закрывать позицию в штатке, если сокращается только часть ставок?

Нет, при частичном сокращении позиция не закрывается — документом «Изменение штатного расписания» уменьшается количество ставок. Закрытие позиции целиком требуется только когда сокращаются все ставки по ней.