Как провести отстранение от работы в 1С:ЗУП

Отстранение от работы — ситуация, когда работодатель не допускает сотрудника к выполнению обязанностей: из-за отсутствия медосмотра, непройденного обучения по охране труда, появления в состоянии опьянения или по требованию уполномоченных органов. В 1С:ЗУП 3.1 такой период нужно оформить документально, чтобы он корректно попал в табель, повлиял на расчёт зарплаты и отразился в отчётности.

Главная сложность в том, что отстранение бывает двух видов: с сохранением оплаты (например, по вине работодателя) и без сохранения заработка (по вине работника, ст. 76 ТК РФ). От этого зависит, какой документ использовать и какие настройки проверить. Ниже — конкретный порядок действий для обоих сценариев.

Какие документы 1С:ЗУП используются для отстранения

В типовой конфигурации предусмотрено два основных инструмента. Документ «Отстранение от работы» регистрирует отсутствие без сохранения заработка: сотрудник не работает и ничего не получает за эти дни. Документ «Простой, отстранение от работы» применяется, когда период подлежит оплате — например, отстранение не по вине работника, которое оплачивается как простой.

Оба документа находятся в разделе Зарплата — Все отсутствия сотрудников (или через журнал «Все начисления»). Выбор документа определяет не только оплату, но и буквенный код в табеле: для отстранения без оплаты используется код НБ (отстранение без начисления зарплаты), для оплачиваемого простоя — РП, НП или ВП в зависимости от причины.

Сравнение вариантов оформления

Отстранение от работы

Без сохранения заработка, код НБ в табеле. Подходит для отстранения по инициативе работодателя по ст. 76 ТК РФ: нет медосмотра, обучения по охране труда, состояние опьянения.

Простой, отстранение от работы

Период оплачивается (не менее 2/3 тарифа при простое по вине работодателя). Подходит, когда отстранение произошло не по вине сотрудника и подлежит оплате.

Прогул, отсутствие по невыясненной причине

Используется только до выяснения причин отсутствия. Не заменяет отстранение: если решение о недопуске принято, оформляйте именно отстранение.

Подготовка: настройки, которые нужно проверить заранее

Если документ «Отстранение от работы» недоступен в списке, причина почти всегда в настройках. Откройте Настройка — Реквизиты и дополнительная информация — Настройка состава начислений и удержаний (или через раздел Зарплата). На вкладке «Почасовая оплата» и «Прочие начисления» проверьте, что включены флажки, связанные с простоями и отстранениями.

Для оплачиваемого отстранения убедитесь, что в программе есть вид расчета «Простой по вине работодателя» или аналогичный. В типовой поставке он создаётся автоматически при включении соответствующей настройки. Если организация использует свои виды расчёта, проверьте их формулу и назначение — начисление должно считаться от оклада или тарифа пропорционально времени простоя.

Оформление отстранения без сохранения заработка

Создайте документ: Зарплата — Все отсутствия сотрудников — Создать — Отстранение от работы. Укажите организацию, сотрудника, дату документа и период отстранения. Если отстранение длится до устранения причины (например, до прохождения медосмотра), конечную дату можно проставить ориентировочно, а затем скорректировать документ или ввести новый.

В поле причины укажите основание отстранения — это важно для кадрового учёта и возможных споров. Проведите документ. После проведения дни отстранения будут учтены как отсутствие без оплаты: при расчёте зарплаты за месяц эти дни исключатся из оплачиваемого времени.

1. 1
   Проверьте, что включены настройки отсутствий в составе начислений
2. 2
   Создайте документ «Отстранение от работы» из журнала «Все отсутствия сотрудников»
3. 3
   Заполните сотрудника, период и причину отстранения
4. 4
   Проведите документ и проверьте табель: дни должны быть отмечены кодом НБ
5. 5
   Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что за дни отстранения оплата не начислена

Оформление отстранения с оплатой (через документ «Простой»)

Если сотрудник отстранён не по своей вине и период подлежит оплате, создайте документ «Простой, отстранение от работы» из того же журнала «Все отсутствия сотрудников». В документе выберите вид простоя: по вине работодателя, по независящим причинам или по вине работника (последний не оплачивается). Для оплачиваемого отстранения обычно используется «простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника» либо «по вине работодателя» — в зависимости от ситуации.

Укажите период и сотрудника. Программа рассчитает оплату автоматически при расчёте зарплаты: для простоя по вине работодателя — не менее 2/3 среднего заработка, для простоя по независящим причинам — не менее 2/3 тарифной ставки (оклада). Точный размер зависит от настроек вида расчёта в вашей базе.

Обратите внимание: в документе есть флажок «Отсутствие в течение части смены» — он нужен, если сотрудник отстранён не на весь день, а, например, с середины смены. В этом случае укажите количество часов простоя.

Как отстранение отражается в табеле и зарплате

После проведения документа откройте отчёт Табель учёта рабочего времени (Т-13) в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате». Дни отстранения без оплаты должны быть помечены кодом НБ, оплачиваемого простоя — РП, НП или ВП. Если вместо кода стоит явка (Я), документ либо не проведён, либо период указан неверно.

При окончательном расчёте зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» учтёт отстранение автоматически: для варианта без оплаты уменьшится отработанное время и сумма оклада, для оплачиваемого простоя появится отдельная строка начисления. Проверьте расчётный листок сотрудника — там должно быть видно, как именно учтён период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц отстранения

Норма

Дни отстранения помечены кодом НБ (без оплаты) или РП/НП (с оплатой)

Тревожный признак

Дни стоят как явка (Я) или прогул (ПР) — документ не проведён или период указан неверно

Расчётный листок сотрудника

Норма

Оклад рассчитан пропорционально отработанному времени; при оплачиваемом простое есть отдельная строка начисления

Тревожный признак

Оклад начислен полностью или оплата простоя отсутствует

Отчёт «Остатки отпусков» и стаж

Норма

Период отстранения по вине работника не входит в стаж для отпуска

Тревожный признак

Стаж посчитан с включением неоплачиваемого отстранения — проверьте вид отсутствия

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — оформление отстранения документом «Прогул, отсутствие по невыясненной причине». Это искажает табель и может привести к спорам: прогул — дисциплинарное нарушение, отстранение — мера работодателя. Вторая типичная ошибка — отстранение «задним числом» после расчёта зарплаты. В этом случае придётся делать перерасчёт: отмените или скорректируйте расчётный документ, проведите отстранение и пересчитайте зарплату.

Ещё одно ограничение: если отстранение длится долго и заранее неизвестна дата окончания, не растягивайте один документ на месяцы «про запас». Лучше оформлять документ на фактический период и продлевать новым документом — так табель и расчёты останутся корректными, а закрытие месяца не будет блокироваться.

Перед оформлением отстранения в программе убедитесь, что издан приказ о недопуске к работе с указанием причины и даты. Документ в 1С фиксирует учётную сторону, но юридическим основанием остаётся приказ — при проверке или споре запросят именно его.

Частые вопросы об отстранении в 1С:ЗУП

Нет документа «Отстранение от работы» в списке — что делать?

Проверьте настройку состава начислений и удержаний: включите флажки, связанные с отсутствиями и простоями. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документы отсутствий. В некоторых версиях документ доступен только через журнал «Все отсутствия сотрудников», а не через «Все начисления».

Как отстранить сотрудника на часть рабочего дня?

Используйте документ «Простой, отстранение от работы» с установленным флажком «Отсутствие в течение части смены» и укажите количество часов. Для неоплачиваемого отстранения на часть дня в типовой конфигурации может потребоваться отдельный вид отсутствия или ввод отклонений через данные для расчёта зарплаты.

Влияет ли отстранение на стаж для отпуска?

Да. Отстранение по вине работника (без сохранения зарплаты) не включается в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отстранение не по вине работника в стаж входит. Программа учитывает это автоматически по виду отсутствия, поэтому важно выбрать правильный документ.

Сотрудник устранил причину раньше срока — как закрыть отстранение?

Откройте документ отстранения и скорректируйте дату окончания периода, затем перепроведите. Если зарплата за месяц уже рассчитана, пересчитайте её заново. Отдельного документа «допуск к работе» в типовой ЗУП не требуется.

Нужно ли начислять взносы за период отстранения без оплаты?

Страховые взносы начисляются с фактически выплаченных сумм. Если за период отстранения выплат нет, базы для взносов не возникает. Сотрудник при этом остаётся застрахованным лицом, и сведения о нём продолжают подаваться в составе обычной отчётности.