Другое · 9 мин
Как делать штатное расписание в 1С
Как создать и вести штатное расписание в 1С:ЗУП: настройка, добавление позиций, изменение окладов, приказы и отчёты. Пошаговая инструкция с проверкой ошибок.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учёта позиций, окладов и надбавок, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы и расчёт зарплаты. Если штатное расписание ведётся корректно, программа автоматически подставляет размер оплаты при приёме сотрудника и контролирует, не занято ли штатных единиц больше, чем предусмотрено.
Функциональность доступна в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Комплексная автоматизация». В базовой 1С:Бухгалтерии полноценного штатного расписания нет — там кадровый учёт ограничен. Поэтому дальше речь идёт о 1С:ЗУП, где механизм реализован полностью.
Прежде чем вводить позиции, нужно включить саму возможность ведения штатного расписания и определиться с настройками: будет ли история изменений, нужен ли контроль числа ставок, как оформлять индексацию. От этих решений зависит, какие документы вы будете использовать дальше.
Включение и настройка штатного расписания
Перейдите в раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флажок «Ведётся штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появится ссылка «Штатное расписание» и связанные документы. Без этого флажка программа работает в упрощённом режиме: при приёме на работу оклад указывается вручную прямо в кадровом документе.
Дополнительные флажки определяют поведение системы. «История изменений штатного расписания» включает хранение версий по датам — рекомендуется практически всегда, иначе вы не сможете увидеть, какая позиция действовала на прошлую дату. «Автоматическая проверка на соответствие штатному расписанию» заставит программу предупреждать, если сотрудник принят сверх штата или с оплатой, не совпадающей с позицией.
Отдельно настраивается применение «вилки» окладов и надбавок. Если в организации оклад по позиции может варьироваться в диапазоне, включите соответствующую опцию — тогда в позиции указываются минимальное и максимальное значения, а конкретный оклад сотрудника назначается при приёме внутри этой вилки.
Создание позиций штатного расписания
Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (или «Утвердить новые позиции», если включена история через документы). В форме позиции укажите подразделение, должность, количество штатных единиц (ставок), дату утверждения и дату закрытия, если позиция временная.
На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления: должностной оклад, надбавки, доплаты. Для каждого начисления задаётся размер — фиксированный, вилкой или формулой. Именно этот состав оплаты программа подставит в документ приёма на работу, поэтому ошибка в позиции повторится в каждом новом приёме.
При необходимости заполните вкладку «Дополнительно»: условия труда, характер работы, график работы сотрудников. График, указанный в позиции, используется как значение по умолчанию при приёме и влияет на расчёт нормы времени.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать»
- 2Укажите подразделение, должность и количество ставок
- 3Заполните начисления и размер оплаты на вкладке «Оплата труда»
- 4Укажите дату утверждения позиции
- 5Проведите документ и проверьте позицию в списке
Изменение позиций и индексация окладов
Любые корректировки — изменение оклада, количества ставок, состава надбавок — при включённой истории оформляются документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания»). В документе отбираются нужные позиции, указывается дата вступления изменений в силу и новые значения. Старые значения при этом не стираются: сохраняется версия с датой действия.
Для массового повышения окладов используйте типовой механизм индексации. В документе изменения штатного расписания есть возможность увеличить начисления на коэффициент — программа пересчитает размеры по всем выбранным позициям. После изменения позиций не забудьте актуализировать заработок уже работающих сотрудников: для этого предназначен документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод», в зависимости от ситуации.
Закрытие позиции — тоже изменение: укажите дату закрытия, и с этой даты на позицию нельзя будет принять новых сотрудников. Удалять позицию из списка не нужно, иначе потеряется связь с прошлыми кадровыми документами.
Приём на работу на основе штатного расписания
При оформлении приёма на работу вы выбираете позицию штатного расписания, а не просто должность из справочника. Программа автоматически подставляет подразделение, состав начислений и размер оплаты. Если сотрудник принимается на неполную ставку, укажите долю ставки (например, 0,5) — оклад пересчитается пропорционально.
Контроль штатных единиц срабатывает в момент проведения документа: если все ставки по позиции заняты, программа выдаст предупреждение или запретит проведение — в зависимости от настроек. Это защищает от ситуации, когда на одну ставку принято два человека без ведома кадровика.
Индивидуальные условия тоже возможны: при приёме разрешается изменить размер оклада в пределах вилки или добавить сотруднику персональную надбавку, которой нет в позиции. Такие отступления фиксируются в самом кадровом документе и не меняют саму позицию.
Отчёты и печатные формы
Для печати формы Т-3 используйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» или кнопка печати из списка позиций). Отчёт строится на выбранную дату, поэтому можно распечатать расписание как на текущий момент, так и на любую прошлую дату, если велась история.
Полезны и аналитические отчёты: «Остатки штатных единиц» показывает свободные ставки по каждой позиции, «Расходы на персонал (ФОТ)» — плановый фонд оплаты труда, рассчитанный из штатного расписания. Эти отчёты используют для обоснования бюджета и контроля вакансий.
Как проверить результат
У каждой позиции заполнены подразделение, должность, ставки и оплата
Позиции без начислений или с нулевым количеством ставок
Свободные ставки совпадают с реальными вакансиями
Отрицательные остатки — сотрудников больше, чем ставок
Оплата подставляется из позиции автоматически
Начисления приходится вводить вручную
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — дубли позиций: одна и та же должность в одном подразделении заведена несколько раз. В результате ставки дробятся, контроль занятости работает некорректно, а отчёты раздуваются. Перед созданием новой позиции всегда ищите существующую через отбор по подразделению и должности.
Вторая ошибка — изменение штатного расписания без изменения начислений сотрудников. Повышение оклада в позиции само по себе не повышает зарплату уже принятым людям: для них нужен отдельный кадровый документ. Из-за этого возникают расхождения между плановым ФОТ и фактическим.
Учитывайте и ограничение механизма: штатное расписание в ЗУП отражает плановую структуру, но не заменяет организационную структуру (иерархию подчинённости) — это отдельный справочник. Путать эти сущности не стоит: они используются в разных отчётах и согласованиях.
Что важно запомнить
Включите штатное расписание и его историю в настройках, создавайте позиции с полным составом оплаты, все изменения оформляйте документами, а после корректировки окладов не забывайте актуализировать начисления работающих сотрудников. Проверяйте результат отчётом «Остатки штатных единиц».
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
В 1С:Бухгалтерии полноценного механизма штатного расписания нет: там доступны только кадровые документы приёма, перевода и увольнения с ручным указанием оклада. Для ведения штатного расписания с историей, контролем ставок и формой Т-3 нужна конфигурация 1С:ЗУП или 1С:Комплексная автоматизация.
Как распечатать штатное расписание на прошлую дату?
Откройте отчёт «Штатное расписание» в разделе кадровых отчётов и установите нужную дату в параметрах. Отчёт покажет версии позиций, действовавшие на эту дату, но только если в настройках была включена история изменений и изменения оформлялись документами.
Что делать, если программа не даёт принять сотрудника на позицию?
Проверьте отчёт «Остатки штатных единиц»: скорее всего, все ставки по позиции заняты или позиция закрыта. Либо увеличьте количество ставок документом изменения штатного расписания, либо освободите ставку, оформив увольнение или перевод текущего сотрудника.
Нужно ли заново создавать позиции при реорганизации подразделений?
Нет. Позиции привязаны к подразделениям, поэтому при переименовании подразделения позиции сохраняются. Если подразделение расформировывается, позиции закрывают документом изменения штатного расписания, а сотрудников переводят на позиции нового подразделения.
Как изменить оклад только одному сотруднику, а не всей позиции?
Оформите документ «Изменение плановых начислений» или «Кадровый перевод» конкретно на этого сотрудника и укажите новый размер оплаты. Позиция штатного расписания при этом не меняется — индивидуальные условия фиксируются в кадровом документе.