Другое · 11 мин
Как провести начисление зарплаты в 1С
Как начислить зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка, документы «Начисление зарплаты и взносов», проверка НДФЛ и взносов, выплата и типичные ошибки.
Начисление зарплаты в 1С — это не одна кнопка, а цепочка: кадровые данные сотрудника, настроенные начисления и удержания, итоговый документ расчёта, проверка налогов и взносов, выплата. Если разорвать цепочку в любом месте, программа либо посчитает неправильно, либо не даст провести документ. Ниже разобран рабочий порядок для двух самых распространённых конфигураций — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия».
Логика в обеих программах одинаковая: сначала проверяются исходные данные (приёмы на работу, оклады, графики, отсутствия), затем создаётся документ начисления, который автоматически рассчитывает суммы, НДФЛ и страховые взносы, после чего оформляется выплата. Отличается глубина: ЗУП ведёт полный кадровый и расчётный учёт, а в Бухгалтерии расчёт упрощён и подходит небольшим организациям без сложных схем оплаты труда.
Перед первым расчётом убедитесь, что у вас есть права на документы зарплаты, заполнены учётная политика и реквизиты организации, а релиз конфигурации обновлён — ставки взносов, льготы и формы отчётности регулярно меняются, и старый релиз считает по старым правилам.
Подготовка: что должно быть настроено до расчёта
Автоматический расчёт работает только на корректных исходных данных. Проверьте четыре блока: организация, сотрудники, начисления, графики работы. В карточке организации должны быть заполнены ИНН, КПП, регистрационные данные в фондах и учётная политика по зарплате — даты выплаты аванса и расчёта, способ отражения в учёте.
По каждому сотруднику должен существовать документ «Приём на работу» с указанием оклада или тарифной ставки, графика работы и подразделения. Если человек принят «просто элементом справочника» без кадрового документа, в начисление он не попадёт. Аналогично проверьте, что увольнения оформлены документами, иначе уволенные продолжат попадать в расчёт.
Отдельно проверьте список начислений и удержаний: оклад, премии, районный коэффициент, алименты. В типовых конфигурациях базовые виды расчёта предопределены, но премии и доплаты часто нужно создать вручную и указать, облагаются ли они НДФЛ и взносами.
Начисление зарплаты в 1С:ЗУП
Основной рабочий инструмент — документ «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по их плановым видам расчёта с учётом отработанного времени по графику.
Если в месяце были отклонения — отпуска, больничные, командировки, прогулы — они должны быть введены соответствующими документами до заполнения начисления. Тогда программа автоматически уменьшит оплату по окладу за дни отсутствия. Если сначала начислить зарплату, а потом ввести больничный, получится переплата и необходимость сторнирования.
После заполнения откройте строку любого сотрудника двойным щелчком: видны начисления, НДФЛ, взносы и удержания. Проверьте 2–3 сотрудников вручную: оклад, делённый на норму дней и умноженный на отработанные дни, должен совпасть с начисленной суммой. Если всё сходится — проводите документ.
Аванс (первая половина месяца)
Аванс в ЗУП оформляется отдельно: либо документом «Начисление за первую половину месяца» с расчётом по фактически отработанному времени, либо выплатой фиксированной суммы/процента через ведомость с видом «Аванс». Первый способ точнее и безопаснее: при расчёте по времени аванс автоматически учитывает отсутствия и не создаёт долга перед сотрудником, который долго болел.
- 1Введите кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения, изменения окладов
- 2Зарегистрируйте отсутствия: отпуска, больничные, командировки
- 3Создайте «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников
- 5Откройте строки ключевых сотрудников и сверьте суммы вручную
- 6Проверьте НДФЛ и взносы на вкладках документа
- 7Проведите документ и сформируйте расчётные листки
Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» расчёт проще. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» и создайте документ «Начисление зарплаты» с видом «Окончательный расчёт». Кнопка «Заполнить» подтянет сотрудников с плановым окладом и рассчитает суммы пропорционально отработанным дням по производственному календарю.
НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически в том же документе — по ссылке «НДФЛ» и «Взносы» в строке сотрудника можно открыть детализацию. Удержания (алименты, займы) добавляются вручную в табличную часть или отдельными документами, в зависимости от релиза.
Ограничение Бухгалтерии: нет полноценного табельного учёта и сложных видов расчёта. Если у вас сдельная оплата, много премий с разными периодами, суммированный учёт рабочего времени — корректнее вести расчёт в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Где вести расчёт
Подходит при штате от нескольких десятков человек, сложных начислениях, кадровом учёте, отпусках и больничных. Требует отдельной настройки и обновлений.
Подходит небольшим организациям с простой окладной системой. Ограничение — нет полноценного табеля и гибких видов расчёта.
Расчёт ведётся в ЗУП, в бухучёт передаются сводные проводки. Оптимально, когда расчётчик и бухгалтер — разные люди.
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ в 1С считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов. Чтобы вычеты применялись, у сотрудника должно быть введено заявление на вычеты (в ЗУП — документ «Заявление на вычеты НДФЛ», в Бухгалтерии — в карточке сотрудника). Если вычет «не применился», почти всегда причина в отсутствии заявления или неверной дате его начала.
Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» документа начисления. Проверьте, что у сотрудника корректно указан статус застрахованного лица и налоговый статус (резидент/нерезидент) — от этого зависят ставки. Для иностранцев и сотрудников по ГПХ ставки отличаются, и ошибка в статусе искажает всю сумму взносов.
Полезная привычка — после проведения начисления сформировать отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» (в ЗУП — раздел «Отчёты, справки») и сверить итоги с документом. Расхождения обычно означают ручные правки в документах или сторнирования, введённые после расчёта.
Как проверить результат расчёта
Все работающие включены, уволенные отсутствуют
Кого-то нет или есть уволенный — проверьте кадровые документы
Оклад / норма дней × отработанные дни совпадает с начисленным
Сумма за полный месяц при отсутствиях — не введены документы отсутствий
Примерно 13% от облагаемой базы за вычетом вычетов, нарастает с начала года
НДФЛ нулевой или аномально большой — проверьте вычеты и статус резидента
Сумма соответствует действующему тарифу от начислений
Взносы не рассчитались — проверьте релиз и учётную политику
Выплата зарплаты и отражение в учёте
Начисление само по себе денег не двигает — выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (на зарплатные карты), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». Создайте ведомость, укажите месяц и дату выплаты, нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Дата ведомости важна: именно она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Выплата «задним числом» или с датой до начисления ломает отчётность 6-НДФЛ. Если зарплата перечисляется на карты в рамках зарплатного проекта, после ведомости формируется файл выгрузки в банк.
В Бухгалтерии после выплаты документ «Отражение зарплаты в учёте» (в ЗУП — аналогичный, с передачей при синхронизации) формирует проводки: Дт затратных счетов — Кт 70, 69, 68.01. Счета учёта берутся из настроек способов отражения, проверьте их до первого закрытия месяца.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — «сотрудник не попадает в начисление». Причины: нет документа приёма на работу, дата приёма позже расчётного месяца, оформлено увольнение, не заполнен график работы. Вторая по частоте — «начислено за полный месяц, хотя был отпуск»: отпуск введён после расчёта или вовсе не введён.
Третья группа ошибок — ручные правки. Если бухгалтер вручную меняет суммы в документе начисления, при следующем заполнении программа перезапишет их, а в отчётности остаются «хвосты». Правильный путь — корректировать исходные данные (вид расчёта, время, вычет), а не итоговую цифру.
Контрольные точки после расчёта
После проведения всех документов месяца выполните короткую сверку. Сформируйте расчётные листки по всем сотрудникам и проверьте, что нет отрицательных сумм к выплате и «висящих» долгов. Сверьте начисленное с штатным расписанием: сумма окладов по документу должна совпадать с плановой с учётом отсутствий.
Затем сверьте налоги: сумма НДФЛ по документам начисления должна совпадать с аналитическим отчётом по НДФЛ, а база взносов — с базой начислений за вычетом необлагаемых сумм. В ЗУП для этого есть сводные отчёты «Начисления и удержания» и «Свод начисленной зарплаты». Если цифры сходятся — месяц можно закрывать.
Что важно запомнить
Порядок всегда один: кадровые документы и отсутствия → «Начисление зарплаты и взносов» → проверка НДФЛ и взносов → ведомость на выплату → проводки. Программа считает автоматически, но только на корректных исходных данных: приёмы, оклады, графики, вычеты и актуальный релиз. Ручные правки итоговых сумм — главный источник ошибок, исправлять нужно первичные данные.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ начисления зарплаты?
Чаще всего отсутствует документ «Приём на работу» (сотрудник заведён только в справочнике), либо оформлено увольнение, либо дата приёма позже расчётного месяца. Также проверьте, что в приёме указан график работы и подразделение той организации, по которой ведётся расчёт.
Как начислить зарплату, если сотрудник был в отпуске часть месяца?
Сначала введите документ «Отпуск» — он сам рассчитает отпускные и зарегистрирует отсутствие. Затем при заполнении «Начисления зарплаты и взносов» программа автоматически уменьшит оплату по окладу пропорционально отработанным дням. Вводить отпуск нужно до расчёта зарплаты, иначе возникнет переплата.
Что делать, если НДФЛ рассчитался неправильно?
Проверьте три вещи: наличие и дату заявления на вычеты, налоговый статус сотрудника (резидент/нерезидент) и доходы с начала года — НДФЛ считается нарастающим итогом, и ошибка могла прийти из прошлых месяцев. Откройте детализацию расчёта налога в строке сотрудника: там видно базу, вычеты и ставку.
Можно ли исправить начисление после того, как зарплата выплачена?
Можно, но не редактированием старого документа, а корректирующими документами: в ЗУП — «Сторно начислений», «Перерасчёт» или доначисление в текущем периоде. Разница отразится в следующей выплате, а налоги скорректируются в периоде обнаружения. Уточнённая отчётность подаётся, если ошибка затронула уже сданные формы.
Нужно ли начислять взносы отдельным документом?
Нет. В типовых конфигурациях страховые взносы рассчитываются в том же документе «Начисление зарплаты и взносов» на отдельной вкладке. Отдельные документы нужны только для особых случаев — например, доначисления взносов по акту проверки.
Чем отличается аванс от окончательного расчёта в 1С?
Аванс — это выплата за первую половину месяца: либо рассчитывается по отработанному времени документом «Начисление за первую половину месяца», либо выплачивается фиксированно через ведомость с видом «Аванс». Окончательный расчёт в конце месяца учитывает весь месяц, удерживает НДФЛ со всей суммы и закрывает обязательства перед сотрудником.