Как в 1С добавить дополнительный отпуск работнику

Дополнительный отпуск в 1С:ЗУП — это не просто запись в приказе, а связка из трёх элементов: вида отпуска в справочнике, права работника на этот вид отпуска и документа, которым отпуск предоставляется. Если настроить только один элемент, отпуск либо не попадёт в расчёт остатков, либо не будет оплачиваться.

Дополнительные отпуска бывают разными: за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, за стаж в районах Крайнего Севера, отпуск донорам, учебные отпуска. В 1С часть из них уже предопределена, остальные создаются вручную. Порядок работы зависит от того, нужно ли создать новый вид отпуска или достаточно назначить существующий конкретному сотруднику.

Ниже разобран полный цикл: проверка настроек, создание вида отпуска, назначение права на него работнику, оформление приказа и контроль остатков. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3.1 — в других конфигурациях логика похожая, но расположение команд отличается.

Проверьте, есть ли нужный вид отпуска в справочнике

Прежде чем создавать новый вид отпуска, убедитесь, что он ещё не существует в базе. Откройте раздел Настройка → Реквизиты и справочники → Виды отпусков. В типовой поставке там уже есть отпуск за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, северные отпуска и ряд других предопределённых видов.

Дубли видов отпусков — частая причина ошибок: расчётчик выбирает в документе один вид, а остатки копятся по другому. Если нужный вид найден, проверьте его настройки: количество дней в году, способ расчёта (календарные или рабочие дни), признак оплаты и признак ежегодного отпуска.

Создайте новый вид дополнительного отпуска

Если нужного вида нет, создайте его в том же справочнике кнопкой Создать. Укажите наименование, например «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день», заполните количество дней в год по локальному нормативному акту или трудовому договору и отметьте, является ли отпуск ежегодным.

Для оплачиваемого отпуска программа предложит создать соответствующее начисление — согласитесь. Начисление автоматически получит формулу расчёта по среднему заработку и нужные настройки налогообложения. Проверьте, что в начислении корректно указан код дохода для НДФЛ и взносов: для отпускных это обычно код 2012.

Назначьте работнику право на дополнительный отпуск

Вид отпуска сам по себе не даёт работнику дней — нужно закрепить за сотрудником право на него. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Отсутствия» или «Права на отпуска» (в зависимости от версии) и добавьте строку с видом отпуска и количеством дней в год.

Если право возникает при приёме на работу или переводе, удобнее указать его в кадровых документах: в «Приёме на работу» или «Кадровом переводе» на вкладке с правами на отпуска. Тогда история изменений сохранится, и при проверке будет видно, с какой даты сотруднику положен дополнительный отпуск.

Для массового назначения (например, всем работникам вредного производства) используйте документы изменения условий труда или обработки группового изменения, если они доступны в вашей версии. Ручное редактирование карточек десятков сотрудников повышает риск пропустить кого-то.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника в разделе «Кадры → Сотрудники»
2. 2
   Перейдите к правам на отпуска через ссылку «Отсутствия» или соответствующую вкладку
3. 3
   Добавьте строку: вид отпуска, количество дней в год, дата начала действия
4. 4
   Запишите изменения и проверьте, что строка появилась в списке прав
5. 5
   Сформируйте справку об остатках отпусков и убедитесь, что новый вид учитывается

Оформите приказ на дополнительный отпуск

Когда право назначено, отпуск предоставляется документом «Отпуск» (раздел Кадры → Отпуска). В документе выберите сотрудника, установите период отпуска и в табличной части укажите нужный вид дополнительного отпуска. Основной и дополнительный отпуска можно оформить одним документом, добавив несколько строк.

При проведении документа программа рассчитает средний заработок и сумму отпускных по тому же принципу, что и для основного отпуска. Если дополнительный отпуск идёт следом за основным, проверьте даты: периоды не должны пересекаться, иначе расчёт остатков и среднего исказится.

Из документа доступна печать приказа по форме Т-6. Если приказ на дополнительный отпуск оформляется отдельно, убедитесь, что в печатной форме указан правильный вид отпуска и его продолжительность.

Проверьте остатки и расчёт отпускных

После оформления сформируйте отчёт «Остатки отпусков» или справку об остатках из карточки сотрудника. Новый вид отпуска должен отображаться отдельной строкой с накопленными и использованными днями. Если строки нет — право на отпуск не назначено или назначено с неверной датой.

Расчёт отпускных проверьте через печатную форму «Расчёт среднего заработка» из документа «Отпуск». Убедитесь, что в базу среднего вошли корректные начисления, а период расчёта соответствует дате начала отпуска.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику

Норма

Дополнительный отпуск показан отдельной строкой с накопленными днями

Тревожный признак

Строки нет или остаток нулевой при наступившем праве

Документ «Отпуск» после проведения

Норма

Рассчитан средний заработок и сумма отпускных

Тревожный признак

Начисление не рассчиталось — не создан вид расчёта

Печатная форма Т-6

Норма

Указан вид дополнительного отпуска и количество дней

Тревожный признак

Форма пустая или содержит только основной отпуск

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — создание дубля вида отпуска вместо использования предопределённого. Второе место занимает назначение права «в прошлом» без корректной даты начала: остатки начинают считаться не с того периода, и при увольнении компенсация рассчитывается неверно.

Ещё одна проблема — отпуск за вредные условия труда, который по закону предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени. В ЗУП это настраивается через связь со специальной оценкой условий труда и стажем; простое назначение фиксированного числа дней в год даст некорректные остатки.

FAQ

Можно ли оформить дополнительный отпуск одним документом с основным?

Да. В документе «Отпуск» добавьте несколько строк с разными видами отпусков и укажите для каждого свой период. Программа рассчитает средний заработок один раз и напечатает общий приказ по форме Т-6.

Почему в отчёте «Остатки отпусков» не виден новый дополнительный отпуск?

Чаще всего у сотрудника не назначено право на этот вид отпуска или дата начала права ещё не наступила. Проверьте карточку сотрудника и убедитесь, что вид отпуска отмечен как ежегодный.

Как настроить отпуск за ненормированный рабочий день?

Создайте или используйте предопределённый вид отпуска, укажите число дней по коллективному договору и назначьте право сотрудникам, которым установлен ненормированный режим. Такой отпуск обычно даётся полностью независимо от фактической переработки.

Нужно ли создавать начисление для дополнительного отпуска вручную?

Нет. При создании оплачиваемого вида отпуска программа сама предложит создать начисление с типовой формулой по среднему заработку. Ручная настройка требуется только для нестандартных схем оплаты.

Что делать, если дополнительный отпуск должен копиться пропорционально отработанному времени?

Для отпуска за вредные условия труда настройте связь с данными спецоценки и учёт стажа во вредных условиях. Для других случаев норму дней можно скорректировать в правах на отпуск или оформлять предоставление вручную по фактически заработанным дням.