Как проверить табель в 1С:ЗУП

Табель учёта рабочего времени в 1С:Зарплата и управление персоналом формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и кадровых документов — отпусков, больничных, командировок. Однако «автоматически» не значит «безошибочно»: незакрытые отсутствия, неверно назначенные графики или введённые с опозданием документы искажают данные, а вместе с ними и начисление зарплаты.

Проверка табеля — обязательный этап перед расчётом зарплаты за месяц. Она занимает немного времени, если знать, где смотреть и на что обращать внимание. Ниже разобран практический порядок действий: от открытия отчёта до исправления типовых расхождений.

Где находится табель в 1С:ЗУП

Основной инструмент проверки — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Отчёты по зарплате». В списке отчётов выберите «Табель учёта рабочего времени (Т-13)», укажите период и организацию, при необходимости — подразделение, и нажмите «Сформировать».

Дополнительно программа хранит документ «Табель» (раздел «Зарплата» → «Учёт времени» → «Табели»), но в типовой настройке ЗУП он используется редко: данные о времени собираются автоматически из графиков и документов отклонений. Документ «Табель» вводят вручную только в специальных случаях — например, когда учёт времени ведётся обобщённо, суммарно за период.

Как сформировать и прочитать отчёт Т-13

Откройте отчёт, установите месяц проверки и сформируйте. Табель выводится по каждому сотруднику: в верхней строке дня — буквенный код вида времени (Я — явка, В — выходной, ОТ — отпуск, Б — больничный, К — командировка, НН — неявка по невыясненной причине), в нижней — количество часов.

Обратите внимание на итоговые колонки справа: отработанные дни и часы за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом. Именно эти итоги программа использует при расчёте зарплаты. Если сотруднику начислен оклад, а в табеле меньше нормы дней — сумма будет уменьшена пропорционально.

Для детального анализа по одному сотруднику удобнее отчёт «Табель учёта рабочего времени» в карточке сотрудника (кнопка «Печать» в форме сотрудника) либо отчёт «Анализ отсутствий» в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам».

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
2. 2
   Установите период, организацию и при необходимости подразделение, сформируйте отчёт
3. 3
   Сверьте коды и часы по сотрудникам с известными вам фактами: отпуска, больничные, командировки
4. 4
   Найдите коды НН и пустые дни — выясните причину каждой неявки
5. 5
   Сравните итоговые часы с нормой по производственному календарю
6. 6
   Исправьте найденные расхождения и пересформируйте отчёт

Сверка табеля с графиком работы сотрудника

База для табеля — график работы, назначенный сотруднику кадровым приказом о приёме или кадровым переводом. Если график назначен неверно, табель будет систематически неправильным. Проверить назначенный график можно в карточке сотрудника: ссылка «График работы» показывает текущее значение и историю изменений.

Сам график настраивается в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Откройте нужный график и сверьте его с производственным календарём: количество рабочих дней и часов за месяц должно совпадать с нормой для соответствующей продолжительности рабочей недели.

Типичная ситуация: сотрудник переведён на другой режим работы, но кадровый перевод не оформлен или оформлен не той датой. В результате табель заполнен по старому графику. Лечится это корректным кадровым документом, а не ручной правкой табеля.

Проверка отклонений: отпуска, больничные, командировки

Все отсутствия в табеле появляются из проведённых документов: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие» и других. Если документ не проведён или введён после формирования табеля — отклонение не отразится, и день останется рабочим по графику.

Для контроля используйте отчёт «Отсутствия» (или «Анализ отсутствий») в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Он показывает все зарегистрированные отсутствия за период. Сравните его с табелем: каждое отсутствие из отчёта должно иметь соответствующий код в Т-13.

Особое внимание — кодам НН. Они появляются, когда зарегистрировано отсутствие без уточнения причины (документ «Отсутствие» с видом «Отсутствие по невыясненной причине») либо когда отсутствие ещё не оформлено документом, а программа ждёт подтверждения. Перед расчётом зарплаты все НН должны быть расшифрованы: либо заменены конкретным документом, либо закрыты, если сотрудник фактически работал.

Контрольные точки

Как проверить результат

Коды в табеле

Норма

Каждому отсутствию соответствует проведённый документ

Тревожный признак

Есть НН без расшифровки или отпуск в приказе, но не в табеле

Итоговые часы

Норма

Совпадают с нормой графика за вычетом отсутствий

Тревожный признак

Часы меньше нормы без документов отклонений

Выходные дни

Норма

Совпадают с графиком работы сотрудника

Тревожный признак

Выходные стоят в рабочие дни — неверно назначен график

Типичные ошибки и способы их исправления

Наиболее частая проблема — документы, введённые «задним числом» после расчёта или наоборот не проведённые. Проверьте журналы документов за месяц: все больничные, отпуска и командировки должны быть проведены до формирования итогового табеля.

Вторая группа ошибок — индивидуальные графики и документы, переопределяющие время. Документы «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники», «Данные для расчёта зарплаты» с табельными начислениями изменяют часы по конкретным дням. Если в табеле неожиданные часы — проверьте, нет ли за этот день такого документа.

Третья причина расхождений — незаполненный производственный календарь. Если календарь не обновлён, графики могут содержать неверную норму. Календарь обновляется в разделе «Настройка» → «Производственные календари», в типовой поставке обновление происходит автоматически через интернет или вручную.

Проверка перед расчётом зарплаты

Финальный контроль удобно выполнять связкой из двух отчётов: Т-13 для визуальной сверки и отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Расчётный листок» после расчёта — для проверки, что отработанное время в начислении совпадает с табелем.

В документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Зарплата» по каждому сотруднику видно колонку «Отработано»: дни и часы берутся из тех же данных, что формируют табель. Если здесь цифра отличается от ожидаемой — вернитесь к табелю и найдите день с расхождением.

Полезная практика — формировать Т-13 и подписывать его у руководителей подразделений до расчёта. Бумажное или электронное согласование фиксирует фактические данные и снимает споры о переработках и отсутствиях после выплаты.

Частые вопросы

Почему в табеле пусто по сотруднику, хотя он работает?

Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначен график работы — проверьте карточку сотрудника и приказ о приёме. Вторая возможная причина: сотрудник принят документом, который не проведён, либо дата приёма позже проверяемого периода.

Чем отличается отчёт Т-13 от документа «Табель»?

Отчёт Т-13 — это печатная форма, собирающая данные из графиков и документов отклонений автоматически. Документ «Табель» — ручной инструмент ввода времени, который при наличии заменяет автоматические данные. В большинстве организаций достаточно отчёта.

Как исправить ошибку в табеле за прошлый, уже закрытый месяц?

Исправление вносится документом текущей датой с периодом действия в прошлом месяце — программа выполнит перерасчёт в текущем периоде. Не изменяйте документы закрытого периода напрямую, если по нему сдана отчётность: сначала оцените влияние на взносы и НДФЛ.

Почему часы в табеле не совпадают с нормой производственного календаря?

Проверьте три вещи: какой график назначен сотруднику (неполное рабочее время даёт меньшую норму), обновлён ли производственный календарь в базе, нет ли у сотрудника отсутствий, уменьшающих норму — отпуск без содержания, например, норму не уменьшает, а вот отработанное время сокращает.

Можно ли проверить табель сразу по всем подразделениям?

Да, в отчёте Т-13 не заполняйте отбор по подразделению — отчёт сформируется по всей организации. Для больших штатов удобнее вариант отчёта с группировкой по подразделениям или сводный отчёт «Данные табеля» с детализацией только итогов.

Что делать, если сотрудник работал в выходной, а в табеле стоит «В»?

Работа в выходной регистрируется документом «Работа в выходные и праздничные дни» в разделе «Зарплата» → «Учёт времени». После его проведения в табеле появится код РВ с указанием часов, а при расчёте — оплата в повышенном размере или предоставление отгула.