Как проставить график работы в 1С

График работы в 1С — это основа расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и заполнения табеля. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать норму часов, оплату за работу в выходные и отпускные. Поэтому проставлять график нужно до начала расчётного периода, а не «по факту» в конце месяца.

В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». В 1С:Бухгалтерии учёт времени проще, но производственный календарь там тоже участвует в расчётах. Ниже разобраны оба варианта: от создания стандартной пятидневки до сменных графиков «сутки через трое».

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение справочников и что производственный календарь в программе обновлён — от него зависят переносы праздничных дней и нормы рабочего времени.

Где в 1С находится настройка графиков работы

В 1С:ЗУП 3.1 путь к справочнику такой: Настройка → Графики работы сотрудников. Если пункта нет в меню, проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт рабочего времени, а у вашей роли есть права кадровика или расчётчика.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельных графиков для сотрудников нет — там используется производственный календарь, который находится в разделе Главное меню → Все функции → Регистры сведений → Производственные календари. Он уже заполнен по умолчанию и обновляется при обновлении конфигурации.

Если вы работаете в ЗУП, производственный календарь тоже нужен: на его основе строятся стандартные графики и проверяются нормы часов. Проверьте его актуальность перед созданием новых графиков — иначе праздники и переносы могут учесться неправильно.

Как создать стандартную пятидневку

Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Укажите понятное наименование, например «Пятидневка 8 часов». В поле «Способ заполнения» выберите вариант «По дням недели» — именно он подходит для графиков, которые повторяются каждую неделю.

Отметьте рабочие дни: понедельник–пятница. Субботу и воскресенье оставьте выходными. В таблице «Расписание работы» задайте время: обычно это с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед с 13:00 до 14:00. Перерыв указывается отдельной строкой, чтобы программа вычла его из рабочего времени — итого получится 8 часов в день.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Программа автоматически заполнит календарь графика с учётом производственного календаря: праздничные дни станут нерабочими, предпраздничные дни сократятся на час, если вы отметите соответствующую настройку.

1. 1
   Откройте Настройка → Графики работы сотрудников и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите наименование и способ заполнения «По дням недели»
3. 3
   Отметьте рабочие дни Пн–Пт, задайте время работы и перерыв
4. 4
   Проверьте итоговую норму часов в календаре графика
5. 5
   Назначьте график сотруднику через приём на работу или кадровый перевод

Как настроить сменный или скользящий график

Для графиков вида «два через два», «сутки через трое» или недельных циклов с плавающими выходными способ «По дням недели» не подходит. Выберите «По циклам произвольной длины» — тогда вы описываете один полный цикл, и программа повторяет его бесконечно.

Например, для графика «сутки через трое» цикл равен четырём дням: день 1 — рабочий (например, с 8:00 до 8:00 следующего дня с учётом ночных часов), дни 2–4 — выходные. Обязательно укажите «Дату отсчёта» — это день, с которого начинается цикл. От неё зависит, на какие конкретные даты выпадут рабочие смены.

Учёт ночных часов

Если смена захватывает ночное время (с 22:00 до 6:00), расписание разбивается на части: вечерние часы первого дня и утренние часы следующего. В таблице расписания для этого есть отдельные колонки — ночные часы программа посчитает автоматически и начислит доплату, если она настроена в начислениях.

График неполного рабочего времени

Для сотрудников на полставки создайте отдельный график с сокращённым днём (например, 4 часа) и в настройках укажите, что норма считается по другому графику — полной пятидневке. Тогда программа корректно рассчитает долю оклада и не будет считать недоработкой короткие дни.

Как назначить график сотруднику

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно привязать к сотруднику. При приёме нового работника график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда.

Если сотрудник уже работает и график у него меняется, оформите документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»). В документе установите флажок изменения графика, выберите новый график и укажите дату, с которой он действует. Именно кадровый документ фиксирует изменение в учёте — простое редактирование карточки сотрудника историю не сохранит.

Для массового изменения графика у группы сотрудников (например, весь цех переходит на новый режим) в ЗУП есть документ «Изменение графика работы списком». Он позволяет перевести сразу несколько сотрудников одним документом.

Проверка результата: норма часов и табель

После настройки откройте сам график — в нём есть закладка с календарём, где видны рабочие и выходные дни по месяцам. Сверьте норму часов за месяц с официальным производственным календарём: для полной пятидневки значения должны совпадать.

Затем сформируйте табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель» в разделе «Зарплата» или «Отчёты, справки») по сотруднику с новым графиком. Проверьте, что выходные и праздники стоят на своих местах, а рабочие дни имеют правильную продолжительность.

Дополнительно проверьте расчёт зарплаты за тестовый месяц: норма дней и часов в документе «Начисление зарплаты и взносов» должна соответствовать графику. Если сотрудник отработал весь месяц, оплата по окладу должна начислиться полностью, без пропорционального уменьшения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма часов в графике за месяц

Норма

Совпадает с производственным календарём для полной ставки

Тревожный признак

Норма больше или меньше — проверьте перерывы и заполнение расписания

Табель по сотруднику

Норма

Выходные и праздники совпадают с ожидаемыми, часы корректны

Тревожный признак

Смены смещены — ошибка в дате отсчёта цикла

Начисление зарплаты

Норма

Оклад начисляется полностью при полной отработке

Тревожный признак

Сумма уменьшена — норма в графике не совпадает с фактом

Типичные ошибки при настройке графиков

Самая частая ошибка — забытый перерыв на обед. Если его не указать, день с 9:00 до 18:00 программа посчитает как 9 часов, и норма за месяц завысится. Вторая распространённая проблема — неверная дата отсчёта у сменных графиков, из-за чего все смены сдвигаются на день-два.

Ещё одна ошибка — редактирование общего графика, который назначен многим сотрудникам, когда нужно изменить режим только одному. Правильный путь: создать отдельный график и перевести сотрудника кадровым документом.

FAQ: частые вопросы о графиках работы в 1С

Как изменить график сотруднику с середины месяца?

Оформите «Кадровый перевод» с датой начала нового графика. Программа разделит месяц на два периода: до даты перевода норма считается по старому графику, после — по новому. Убедитесь, что оба графика корректно заполнены, иначе норма за месяц исказится.

Почему в табеле у сотрудника пустые дни?

Чаще всего сотруднику не назначен график в кадровом документе или дата приёма на работу позже начала месяца. Проверьте документ «Приём на работу» или «Кадровый перевод» и наличие заполненного календаря в самом графике.

Нужно ли каждый год заполнять график заново?

Нет, график с циклическим заполнением действует бессрочно. Но нужно следить за обновлением производственного календаря: если график настроен с учётом праздников, новые переносы выходных подтянутся после обновления календаря.

Как настроить график для работы только в выходные?

Создайте график со способом заполнения «По дням недели» и отметьте рабочими только субботу и воскресенье, задав нужное время. Для корректного расчёта нормы укажите, что норма считается по этому же графику, а не по полной пятидневке.

Что делать, если норма часов в графике не совпадает с производственным календарём?

Проверьте перерывы в расписании работы, сокращение предпраздничных дней и актуальность производственного календаря. Чаще всего расхождение возникает из-за лишнего или отсутствующего часа в расписании одного из дней недели.

Можно ли задать разное время работы в разные дни недели?

Да, в способе заполнения «По дням недели» расписание задаётся отдельно для каждого дня. Например, в пятницу можно указать сокращённый день, просто изменив время окончания для этой строки.