Как оформить больничный внешнему совместителю в 1С

Больничный внешнему совместителю в 1С:ЗУП оформляется тем же документом «Больничный лист», что и основному сотруднику, но с важными отличиями: выбирается именно совместительское место работы, программа учитывает только заработок у вашего работодателя, а способ назначения пособия зависит от того, где сотрудник работал в расчетном периоде. Ошибка на любом из этих этапов приводит к неверному расчету среднего заработка и отказу СФР в зачете пособия.

Ключевая особенность внешнего совместительства — у работника несколько работодателей, и по закону он сам выбирает, где получать пособие: у всех страхователей (если в расчетные годы работал у них же) или только у одного из текущих (если в расчетном периоде были другие работодатели). От этого выбора зависит, нужно ли вам учитывать справки о заработке с других мест работы и как заполнять документ в программе.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1): от проверки кадровых данных до отправки сведений в Социальный фонд России. Инструкция применима и к 1С:Комплексной автоматизации / ERP, где расчет зарплаты ведется на базе того же механизма ЗУП.

Проверьте, что совместитель заведен в программе правильно

До ввода больничного убедитесь, что внешний совместитель оформлен в базе корректно. Откройте справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека: для внешнего совместителя должна существовать отдельная строка сотрудника, отличная от его записи по основному месту работы в другой организации (в вашей базе ее может и не быть вовсе). В карточке сотрудника на вкладке «Трудовой договор» в поле «Вид занятости» должно стоять значение «Внешнее совместительство».

Если вид занятости указан неверно (например, «Основное место работы»), программа может иначе отработать контроль стажа, ограничения пособия и отчетность. Исправить вид занятости можно кадровым переводом либо ручной правкой карточки, если прием еще не «попал» в расчеты. Также проверьте, что в карточке физического лица заполнены СНИЛС и ИНН — без них электронный больничный (ЭЛН) не получится сопоставить и отправить в СФР.

Отдельно проверьте, что сотруднику назначен плановый вид расчета (оклад или оплата по тарифу) и график работы. От графика зависит, как программа определит отсутствие на период болезни и не возникнет ли конфликт с табелем при расчете зарплаты за месяц.

Определите, по какому варианту назначается пособие

Это самый важный организационный шаг, и программа его за вас не сделает. Спросите у сотрудника, где он работал в двух годах, предшествующих году болезни, и как он хочет получить пособие. Возможны два основных сценария.

Первый сценарий: в расчетном периоде сотрудник работал у тех же работодателей, что и сейчас. Тогда пособие назначается по каждому месту работы отдельно, и вы рассчитываете его только исходя из заработка в вашей организации. Справки о заработке с других мест не нужны и учитывать чужой заработок нельзя.

Второй сценарий: в расчетном периоде сотрудник работал у других работодателей. Тогда пособие назначается только по одному из текущих мест работы по выбору работника. Если он выбрал вас, он обязан принести справки о заработке (форма 182н) с других мест и подтверждение, что пособие у другого работодателя ему не назначалось. Эти суммы вы вводите в документ больничного.

Варианты назначения пособия совместителю

Пособие по каждому месту работы

Подходит, если в расчетные годы сотрудник работал у тех же работодателей. Считаете только свой заработок, справки 182н не нужны.

Пособие по одному месту работы

Подходит, если в расчетном периоде были другие работодатели. Нужны справки 182н и подтверждение, что пособие в другом месте не назначалось.

Введите документ «Больничный лист»

Перейдите в раздел «Зарплата» — «Больничные листы» и создайте новый документ. Если с СФР настроен обмен электронными больничными, проще загрузить ЭЛН по номеру: программа сама подтянет период нетрудоспособности, причину нетрудоспособности и данные медучреждения. Для этого в карточке организации должен быть включен обмен с ФСС/СФР (сервис «1С-Отчетность» либо настройка прямого обмена).

В поле «Сотрудник» выберите именно совместительскую запись. Это типичное место ошибки: если физлицо работает у вас и по основному месту, и по совместительству, в списке будут две строки с одинаковой фамилией. Ориентируйтесь на колонку «Вид занятости» или подразделение/должность совместителя. Выбор не того сотрудника приведет к расчету пособия от неправильной базы.

Далее укажите номер и период больничного, причину нетрудоспособности (обычно «Заболевание или травма») и проверьте процент оплаты по стажу. Страховой стаж программа берет из карточки физического лица (раздел «Трудовая деятельность» — «Страховой стаж»). Если стаж не заполнен, процент оплаты может занизиться до 60%.

1. 1
   Проверьте карточку сотрудника: вид занятости «Внешнее совместительство», заполнены СНИЛС и стаж
2. 2
   Уточните у работника сценарий назначения пособия и соберите справки 182н при необходимости
3. 3
   Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата», загрузив ЭЛН или введя данные вручную
4. 4
   Выберите сотрудника именно по совместительскому месту работы
5. 5
   Введите заработок у других страхователей, если пособие назначается с их учетом
6. 6
   Проверьте расчет среднего заработка и процент оплаты по стажу
7. 7
   Проведите документ и сформируйте ответ на запрос СФР (сведения для назначения пособия)

Учтите заработок у других работодателей

Если пособие назначается по вашему месту работы с учетом заработка у других страхователей, откройте в документе больничного расчет среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора или ссылка «Изменить» рядом с суммой среднего заработка). В форме расчета есть возможность добавить справки от других работодателей: укажите год, наименование страхователя и сумму заработка по каждой справке 182н.

Введенные суммы сохраняются в базе и будут использоваться при расчете последующих больничных этого сотрудника, поэтому перепроверьте цифры по бумажным справкам до проведения документа. Помните, что заработок за каждый год принимается в пределах предельной базы для начисления взносов соответствующего года — программа обычно контролирует это ограничение автоматически, но суммы выше лимита вводить не следует.

Если сценарий первый (пособие по каждому месту работы), ничего дополнительно вводить не нужно: программа возьмет только начисления вашей организации за расчетный период. Попытка «добавить чужой заработок для справедливости» в этом случае — грубая ошибка, ведущая к завышению пособия и претензиям СФР.

Проверьте расчет и ограничения пособия

После заполнения документа откройте печатную форму «Расчет среднего заработка» и «Расчет пособия» (кнопка «Печать» в документе). Сверьте: расчетный период (два предшествующих года), состав заработка, количество календарных дней, среднедневной заработок, процент по стажу и итоговую сумму. Пособие за первые три дня болезни оплачивает работодатель, остальное — СФР напрямую работнику; программа показывает это разделение в документе.

Обратите внимание на ограничения. Если средний заработок совместителя мал, программа автоматически сравнивает его с расчетом из МРОТ. Для внешних совместителей пособие из МРОТ рассчитывается пропорционально ставке (доле занятости), указанной в карточке сотрудника — проверьте, что размер ставки (например, 0,5) задан верно, иначе минимальное пособие посчитается неправильно.

Контрольные точки

Как проверить результат расчета

Сотрудник в документе

Норма

Выбрана запись с видом занятости «Внешнее совместительство»

Тревожный признак

Выбрано основное место работы того же физлица

Состав среднего заработка

Норма

Только ваши начисления либо ваши плюс справки 182н по второму сценарию

Тревожный признак

Чужой заработок добавлен при назначении пособия по каждому месту

Доля ставки

Норма

Соответствует трудовому договору (например, 0,5)

Тревожный признак

Стоит 1,0 при неполной ставке — завышен минимум пособия

Разделение «за счет работодателя / за счет СФР»

Норма

Первые 3 дня — работодатель, остальное — фонд

Тревожный признак

Вся сумма отнесена на работодателя или наоборот

Отправьте сведения в СФР и отразите выплату

При прямых выплатах работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через документ «Ответ на запрос СФР о сведениях для назначения пособия» (раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или «Обмен с контролирующими органами»). При загруженном ЭЛН запрос фонда обычно подтягивается автоматически, и вам остается проверить предзаполненные данные и отправить ответ.

Срок отправки сведений регламентирован — ориентируйтесь на три рабочих дня с момента получения запроса фонда. Просрочка грозит штрафом для организации и задержкой выплаты работнику. После отправки проверьте статус документа: он должен перейти в состояние «Принят» без ошибок протокола.

Выплату своей части пособия (первые три дня) отразите в ведомости на выплату вместе с ближайшей зарплатой. Сумма больничного попадет в расчетный листок сотрудника и в отчетность по НДФЛ и взносам автоматически — при условии, что документ проведен в правильном месяце начисления.

Особые ситуации и ограничения

Если совместитель принес больничный по уходу за ребенком или членом семьи, порядок оформления тот же, но обратите внимание на лимиты оплачиваемых дней — программа контролирует их по данным учета, однако при работе у нескольких работодателей лимит считается по каждому месту отдельно.

При совпадении больничного с отпуском или другим отсутствием программа выдаст предупреждение о пересечении периодов. Не проводите документ «внакидку»: сначала разберитесь, какое отсутствие действительно, и при необходимости скорректируйте или отмените ранее введенный документ. Продление больничного (новый листок-продолжение) оформляется отдельным документом с включенным признаком «Является продолжением листка нетрудоспособности».

Если пособие уже рассчитано неверно и зарплата за месяц выплачена, не исправляйте документ задним числом напрямую — используйте механизм перерасчета (документ «Перерасчет» или исправление документа), чтобы в учете осталась корректная история для отчетности.

Частые вопросы

Можно ли оформить больничный совместителю, если ЭЛН не загружается?

Да. Проверьте, что в карточке организации настроен обмен с СФР, а у физлица заполнены СНИЛС и ИНН — чаще всего причина в них. Если обмен не работает, документ можно ввести вручную по номеру электронного листка, указав период и причину нетрудоспособности, а сведения в фонд отправить отдельным ответом на запрос.

Нужно ли запрашивать справку о том, что у другого работодателя пособие не назначалось?

Да, если пособие назначается по одному месту работы (сценарий с другими работодателями в расчетном периоде). Работник должен представить подтверждение, что у второго работодателя пособие ему не назначается. Без этого вы рискуете выплатить пособие дважды.

Как программа считает пособие совместителю, если его заработок ниже МРОТ?

Средний заработок сравнивается с расчетом из МРОТ с учетом доли ставки сотрудника. Если фактический заработок меньше, пособие считается из МРОТ пропорционально занятости (например, для 0,5 ставки — от половины МРОТ). Проверьте, что доля ставки в карточке сотрудника указана верно.

Что делать, если сотрудник принес справки 182н уже после расчета больничного?

Пособие можно пересчитать. Введите справки в расчет среднего заработка документа и выполните перерасчет — через исправление документа либо документ «Перерасчет», если период уже закрыт. Доначисленная сумма попадет в ближайшую выплату, а в СФР нужно отправить уточненные сведения.

Оплачивает ли работодатель первые три дня больничного совместителю?

Да, при заболевании или травме самого работника первые три дня оплачивает работодатель независимо от того, основное это место работы или совместительство. Исключение — больничные по уходу за членом семьи и некоторые другие случаи, которые полностью оплачивает СФР.

Где в программе посмотреть, какие суммы ушли в СФР по больничному?

Откройте документ «Ответ на запрос СФР о сведениях для назначения пособия» — в нем видны все переданные данные и статус отправки. Также движения по пособию можно проверить в отчетах по страховым взносам и расчетном листке сотрудника.