Как принять сотрудника на работу в 1С Бухгалтерия

Приём сотрудника на работу в 1С:Бухгалтерии 8.3 оформляется документом «Приём на работу», который одновременно решает две задачи: фиксирует кадровые данные (должность, подразделение, дату выхода) и задаёт условия оплаты труда для последующего расчёта зарплаты. Без корректно проведённого приёма программа не сможет начислить сотруднику зарплату, рассчитать НДФЛ и страховые взносы, а также сформировать кадровые отчёты.

Порядок действий немного различается в зависимости от редакции программы и того, ведётся ли учёт в простой или расширенной форме. В типовой 1С:Бухгалтерии 8 документ доступен в разделе «Зарплата и кадры», а часть данных (например, график работы) настраивается отдельно. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки того, что сотрудник корректно попал в расчёт.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на раздел кадрового учёта, а в базе заполнены организация, подразделения и должности. Если сотрудник раньше уже работал в компании, не создавайте новое физическое лицо — найдите существующее, иначе получите дубль, который испортит отчётность по НДФЛ и взносам.

Подготовка: что проверить до оформления приёма

Документ приёма ссылается на несколько справочников, и если они не заполнены, придётся прерываться на их создание. Проверьте заранее: организацию (если база ведётся по нескольким юрлицам), список подразделений, справочник «Должности» и графики работы сотрудников. Все они находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки и справочники» или в «Главное» → «Реквизиты организации».

Особое внимание уделите графику работы. От него зависит расчёт оклада за неполный месяц: программа делит оклад на норму дней по графику и умножает на фактически отработанные дни. Стандартный график «Пятидневка» обычно уже есть в базе, но для сменных режимов или неполного рабочего времени график нужно создать отдельно.

Также подготовьте данные самого сотрудника: ФИО полностью, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. Эти сведения понадобятся для карточки физического лица и дальнейшей отчётности в ФНС и СФР. Неточность в ИНН или СНИЛС приведёт к ошибкам при сдаче персонифицированной отчётности.

Создание физического лица и сотрудника

Приём начинается с карточки физического лица. Откройте «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо новое, программа предложит завести его карточку: введите ФИО, дату рождения, пол, затем по ссылкам внутри карточки заполните ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес. В типовой конфигурации сотрудник и физлицо связаны: один человек может числиться несколькими сотрудниками (например, основное место и внутреннее совместительство).

Проверьте, нет ли этого человека в базе: воспользуйтесь поиском по ФИО или ИНН в справочнике «Физические лица». Дубль физлица — одна из самых неприятных ошибок: НДФЛ и взносы по одному человеку разойдутся по двум карточкам, и свести отчётность без ручных корректировок будет сложно.

Заполнение документа «Приём на работу»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых релизах — «Приёмы на работу») и создайте новый документ. Минимальный набор полей: организация, сотрудник, дата приёма, подразделение, должность. Дата приёма — это первый рабочий день сотрудника по трудовому договору; именно с неё программа начнёт считать стаж и право на начисления.

Укажите вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. Для внешнего совместителя в 1С:Бухгалтерии всё равно заводится сотрудник с соответствующим видом занятости — это влияет на применение вычетов по НДФЛ и ограничения при расчёте пособий.

На вкладке или в поле «Оплата труда» задайте начисление — обычно «Оплата по окладу» — и размер оклада. Если сотрудник принят на неполную ставку, укажите количество ставок (0,5, 0,25 и т.д.): программа пересчитает начисление пропорционально. При необходимости добавьте постоянные надбавки и доплаты — они будут автоматически попадать в каждый расчёт зарплаты.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и создайте документ «Приём на работу»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника (при необходимости создайте новое физлицо)
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность и вид занятости
4. 4
   Выберите график работы и количество ставок
5. 5
   На вкладке оплаты труда задайте начисление и размер оклада
6. 6
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке работающих

Настройка графика работы и начислений

График работы задаётся в документе приёма или в карточке сотрудника. Для стандартной пятидневки подойдёт предопределённый график, который программа заполняет по производственному календарю. Для сменных графиков («два через два», «сутки через трое») создайте новый элемент справочника «Графики работы сотрудников» и настройте шаблон заполнения, указав дни работы и отдыха.

Начисления, назначенные в приёме, действуют с даты приёма и до момента их изменения отдельным кадровым документом (в расширенных конфигурациях — «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда»). Если оклад сотрудника позже изменится, не редактируйте старый документ приёма — оформите новое изменение, чтобы сохранилась история.

Если сотрудник принят не с первого числа месяца, ничего дополнительно настраивать не нужно: при расчёте зарплаты программа сама определит норму дней с даты приёма по графику и начислит оклад пропорционально отработанному времени.

Проверка результата после проведения

После проведения документа убедитесь, что приём «сработал». Откройте список сотрудников: новый сотрудник должен отображаться как работающий, с указанием подразделения и должности. В карточке сотрудника по ссылке «Кадровые данные» или через отчёт «Штатные сотрудники» проверьте, что дата приёма и начисление отражены корректно.

Главный контроль — тестовый расчёт зарплаты. Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц приёма и нажмите «Заполнить»: сотрудник должен попасть в табличную часть с рассчитанным окладом (полным или пропорциональным), НДФЛ и взносами. Если сотрудник не попал в расчёт — чаще всего не проведён приём, неверно указана организация или документ приёма датирован позже расчётного месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке работающих

Норма

Отображается с подразделением и должностью

Тревожный признак

Отсутствует или показан уволенным

Заполнение начисления зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется с окладом и НДФЛ

Тревожный признак

Сотрудника нет в документе расчёта

Оклад за неполный месяц

Норма

Сумма пропорциональна дням с даты приёма

Тревожный признак

Начислен полный оклад или ноль

Карточка физлица

Норма

Один человек — одна карточка с ИНН и СНИЛС

Тревожный признак

Найден дубль физлица

Особые сценарии: совместительство, неполная ставка, повторный приём

Внутреннее совместительство

Для внутреннего совместителя создаётся второй сотрудник, привязанный к тому же физическому лицу. В документе приёма выберите вид занятости «Внутреннее совместительство», укажите должность и оклад по совмещаемой работе. В расчёте зарплаты оба сотрудника попадут отдельными строками, а НДФЛ посчитается суммарно по физлицу.

Неполное рабочее время

При работе на неполную ставку укажите количество ставок в приёме. Для неполной рабочей недели или сокращённого дня дополнительно создайте отдельный график с нужным количеством рабочих дней и часов — иначе пропорция при расчёте за неполный месяц будет посчитана неверно.

Повторный приём после увольнения

Если человек возвращается в компанию, не создавайте новое физлицо и нового сотрудника: найдите прежнюю карточку и оформите на неё новый документ «Приём на работу» с новой датой. Так сохранится непрерывная история начислений и корректная отчётность по физлицу за год.

Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужна ЗУП

1С:Бухгалтерия рассчитана на простой кадровый учёт: приём, перевод, увольнение, отпуска и больничные в базовом объёме. Если в компании сложные графики, много совместителей, воинский учёт, электронные трудовые книжки в полном объёме или потребность в расчёте сложных систем оплаты труда, рассмотрите 1С:ЗУП, с которой бухгалтерия синхронизируется по данным расчётов.

Ещё одно ограничение: печатная форма приказа о приёме (Т-1) формируется из документа, но макет может потребовать доработки под требования кадровика. Проверьте печатную форму сразу после первого приёма, чтобы не обнаружить проблемы при проверке.

Частые вопросы

Сотрудник не попадает в начисление зарплаты. Что проверить в первую очередь?

Проверьте, проведён ли документ «Приём на работу», совпадает ли организация в приёме и в расчёте, и не позже ли дата приёма, чем расчётный месяц. Также убедитесь, что в приёме назначено хотя бы одно начисление.

Можно ли оформить приём задним числом?

Технически да — документ можно создать любой датой. Но если период уже закрыт отчётностью, потребуется пересчитать зарплату, НДФЛ и взносы за этот месяц и подать уточнённые формы. Безопаснее оформлять приём в том месяце, к которому он относится, до расчёта зарплаты.

Как принять сотрудника на 0,5 ставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и полный оклад по должности — программа сама рассчитает начисление пропорционально. Если при этом сокращён и рабочий график, создайте отдельный график с фактическими рабочими днями и часами.

Что делать, если случайно создали дубль физического лица?

До проведения документов по дублю его можно просто удалить. Если по дублю уже есть начисления, потребуется перенести документы на правильное физлицо и пересчитать НДФЛ и взносы; в сложных случаях проще обратиться к специалисту по 1С, чтобы не испортить отчётность.

Нужно ли заводить договор ГПХ через приём на работу?

Нет. Подрядчики по договорам ГПХ не являются сотрудниками: для них создаётся физическое лицо и оформляется документ «Договор подряда» (или выплата по договору ГПХ) в разделе зарплаты, без кадрового приёма.