Как принять на работу сотрудника в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Приём сотрудника на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 — базовая кадровая операция, от корректности которой зависят расчёт зарплаты, отчётность в ФНС и СФР, а также трудовые книжки. Ошибка в дате приёма, подразделении или начислении приведёт к неверным суммам и расхождениям в отчётах, поэтому операцию важно выполнять последовательно.

Процесс состоит из нескольких этапов: подготовка справочников (организация, подразделение, должность, штатное расписание), создание карточки физического лица, оформление документа «Приём на работу» и проверка результата. Ниже разобран каждый шаг с указанием типичных ошибок и способов их избежать.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма сотрудника

Прежде чем оформлять приём, убедитесь, что в базе созданы необходимые справочники. В карточке организации (раздел «Настройка» → «Организации») должны быть заполнены ИНН, КПП, ОГРН и регистрационные данные для СФР и ФНС — без них отчётность по новому сотруднику не сформируется корректно.

Проверьте наличие подразделения, в которое принимается сотрудник (справочник «Подразделения»), и должности (справочник «Должности»). Если используется штатное расписание, позиция с нужным количеством ставок и окладом должна быть создана заранее в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если штатное расписание не ведётся, эта настройка отключается в параметрах учётной политики — тогда оклад и условия указываются непосредственно в документе приёма.

Также заранее создайте график работы сотрудника (раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников»): пятидневка, сменный график или иной. График обязателен — без него программа не сможет рассчитать норму времени и зарплату за неполный месяц.

Создание физического лица

Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Откроется форма нового сотрудника, где первым делом указываются ФИО, пол и дата рождения. Программа автоматически проверит, нет ли в базе физического лица с такими же данными — если человек раньше работал в организации, не создавайте дубликат, а выберите существующую карточку.

По ссылке «Личные данные» или через одноимённую команду заполните: СНИЛС, ИНН (при наличии), данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан), адрес регистрации и фактического проживания, контактные телефоны. СНИЛС обязателен для отчётности — без него сведения в СФР и персонифицированные данные не будут приняты.

Если сотрудник — иностранный гражданин, дополнительно укажите статус налогового резидентства и данные документа, подтверждающего право на работу (патент, разрешение на работу, вид на жительство). От статуса зависит ставка НДФЛ, поэтому поле заполняйте внимательно.

Оформление документа «Приём на работу»

Из карточки сотрудника нажмите «Оформить документ» → «Приём на работу» либо создайте документ через раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Заполните основные поля документа:

• Организация — если в базе несколько юридических лиц;
• Дата приёма — первый рабочий день по трудовому договору;
• Подразделение и должность — из соответствующих справочников или позиция штатного расписания;
• График работы — выберите созданный ранее график;
• Количество ставок — 1 для полной ставки, 0,5 для полставки и т.д.;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад (по дням или по часам), районный коэффициент, надбавки и премии, если они предусмотрены трудовым договором. При включённом штатном расписании размер оклада подтянется из позиции автоматически, но его можно скорректировать — тогда программа зафиксирует отклонение от штатки.

На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, срок действия (для срочного договора), условия испытательного срока. Эти данные используются при печати приказа и в кадровых отчётах. После заполнения нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Проверьте справочники: организация, подразделение, должность, штатное расписание, график работы
2. 2
   Создайте физическое лицо: Кадры → Сотрудники → Создать, заполните ФИО, СНИЛС, паспортные данные
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, график, ставка, вид занятости
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» укажите оклад и постоянные начисления
5. 5
   Заполните данные трудового договора: номер, дата, срок, испытательный срок
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
7. 7
   Проверьте результат: сотрудник в списке, корректность данных в отчётах

Особые сценарии приёма

Приём по совместительству

Для внутреннего совместительства создавать новое физическое лицо не нужно — в карточке действующего сотрудника оформляется отдельный документ «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство». При этом создаётся новый элемент справочника «Сотрудники», связанный с тем же физлицом. Для внешнего совместителя физлицо создаётся обычным порядком, а в документе приёма выбирается вид занятости «Внешнее совместительство».

Приём на неполную ставку

В поле «Количество ставок» укажите дробное значение (например, 0,5). Программа автоматически рассчитает оплату пропорционально ставке от оклада по штатному расписанию. Убедитесь, что график работы соответствует реальному режиму — для неполного рабочего времени часто создают отдельный график с сокращённой неделей или днём.

Приём с испытательным сроком

На вкладке «Трудовой договор» заполните поля «Испытательный срок» и дату его окончания. Эти сведения попадут в приказ о приёме. Программа не отслеживает окончание испытания автоматически — контролируйте дату через кадровые отчёты или напоминания.

Варианты оформления

Приём по штатному расписанию

Подходит при ведении штатки: оклад и условия подтягиваются из позиции, программа контролирует свободные ставки. Ограничение — требуется актуальная позиция на дату приёма.

Приём без штатного расписания

Подходит для небольших организаций: оклад и начисления указываются вручную в документе. Ограничение — нет контроля штатных единиц и автоматической индексации.

Групповой приём (документ «Приёмы на работу списком»)

Подходит при массовом найме однотипных сотрудников. Ограничение — меньше гибкости в индивидуальных условиях каждого договора.

Проверка результата и печать приказа

После проведения документа откройте список «Сотрудники» — новый сотрудник должен отображаться с указанием подразделения и должности. Если сотрудник в списке есть, но подразделение пустое, документ приёма не проведён или проведён с ошибкой.

Сформируйте приказ о приёме по унифицированной форме Т-1: в документе приёма нажмите кнопку «Печать» → «Приказ о приёме на работу (Т-1)». Проверьте, что в печатной форме корректно выведены ФИО, должность, оклад, дата приёма и условия испытательного срока.

Дополнительно убедитесь, что сотрудник попадает в расчёт: откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и проверьте, что программа предлагает сотрудника к расчёту пропорционально отработанным дням. Также проверьте попадание в кадровые отчёты — «Штатные сотрудники» и списки для отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в списке «Сотрудники»

Норма

Отображается с подразделением и должностью

Тревожный признак

Нет в списке или пустые поля — документ не проведён

Начисление зарплаты за месяц приёма

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, сумма пропорциональна дням

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ — проверьте дату приёма и график

Печатная форма Т-1

Норма

Все реквизиты заполнены, оклад совпадает с договором

Тревожный признак

Пустые поля — не заполнены данные трудового договора или начисления

Отчётность (ЕФС-1 по приёму)

Норма

Сотрудник доступен для включения в сведения о кадровом событии

Тревожный признак

Ошибки проверки — не заполнен СНИЛС или данные организации

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — неверная дата приёма. Если указать дату позже фактической, сотрудник не попадёт в расчёт за первые дни работы; если раньше — начисления будут избыточными. Исправляется дата только в самом документе приёма, при этом потребуется пересчитать уже начисленную зарплату.

Вторая частая проблема — дубли физических лиц. Они возникают, когда сотрудника создают заново вместо поиска существующей карточки. В ЗУП есть сервис объединения дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → поиск и удаление дублей), но лучше не допускать дублирования изначально.

Третья ошибка — приём на позицию штатного расписания, где нет свободных ставок. При включённом контроле документ просто не проведётся; при отключённом — получите превышение штатки и расхождения в отчётах. Проверяйте остаток ставок отчётом «Остатки штатного расписания» перед приёмом.

Что сделать после приёма

После оформления приёма сдайте сведения о кадровом событии в СФР (форма ЕФС-1, подраздел о приёме) — в ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Срок подачи регламентирован законодательством, поэтому не откладывайте отправку.

Если сотрудник принят впервые и у него нет электронной трудовой книжки, оформите выбор способа ведения трудовой книжки. Данные о приёме вносятся в раздел «Трудовая деятельность» карточки сотрудника автоматически при проведении документа.

Проверьте также, что у сотрудника корректно настроены налоговые вычеты (если заявлены — оформляются документом «Заявление на вычеты НДФЛ») и что в карточке указан способ отражения зарплаты в бухучёте, если ведётся синхронизация с 1С:Бухгалтерией.

Частые вопросы

Можно ли оформить приём задним числом?

Да, документ можно провести прошлой датой, если период ещё не закрыт для редактирования. При этом потребуется доначислить зарплату за прошедшие дни и скорректировать уже сданную отчётность — подавать уточнённые формы. Если дата запрета редактирования установлена, сначала снимите её в настройках.

Что делать, если сотрудник принят, но не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, совпадает ли организация в документе начисления и приёма, и не указана ли дата приёма позже расчётного периода. Также убедитесь, что сотруднику назначен график работы и плановые начисления на вкладке «Оплата труда».

Как принять сотрудника, который раньше уже работал в организации?

Найдите существующее физическое лицо через поиск в справочнике «Сотрудники» и оформите новый документ «Приём на работу» для него. Новый элемент справочника «Сотрудники» создастся автоматически, а стаж и история сохранятся в карточке физлица. Дубликат физлица создавать не нужно.

Обязательно ли вести штатное расписание для приёма сотрудника?

Нет. В настройках учётной политики (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика») ведение штатного расписания можно отключить. Тогда оклад, надбавки и условия указываются вручную в документе приёма, а контроль свободных ставок не выполняется.

Как оформить приём, если сотрудник работает удалённо?

Порядок тот же, но в карточке подразделения или в документе приёма укажите условия дистанционной работы, если ваша конфигурация это поддерживает. В трудовом договоре на вкладке документа зафиксируйте условие о дистанционной работе — оно попадёт в печатную форму приказа.

Почему не проводится документ «Приём на работу»?

Чаще всего причина в контроле штатного расписания: на дату приёма нет свободной ставки по выбранной позиции или позиция вообще не создана. Реже — не заполнены обязательные поля (график, начисления) или документом пытаются принять сотрудника на дату, когда он уже числится в организации. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину.