Другое · 11 мин
Как отразить в 1С военные сборы сотрудника
Пошаговая инструкция, как отразить военные сборы в 1С:ЗУП: отсутствие с сохранением среднего заработка, расчет, компенсация из военкомата, налоги и учет.
Когда сотрудника призывают на военные сборы, работодатель обязан освободить его от работы с сохранением среднего заработка, а затем получить компенсацию этих расходов от военкомата. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) весь цикл отражается кадровым документом отсутствия, начислением по среднему заработку и корректными настройками налогов и взносов.
Основание для оформления — повестка из военного комиссариата, которую сотрудник передает в кадровую службу. Именно даты из повестки определяют период отсутствия, а не приказ руководителя. Основные ошибки возникают на двух этапах: неверный выбор вида отсутствия (из-за чего средний заработок не рассчитывается или считается неправильно) и некорректный учет компенсации от военкомата.
Ниже разобран полный порядок действий в типовой 1С:ЗУП 3.1: от регистрации отсутствия до проверки расчетов и отражения компенсации. В конце — отдельные сценарии для 1С:Бухгалтерии и типичные ошибки.
Какие документы нужны до начала оформления в 1С
Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что у вас на руках есть повестка военкомата с указанием периода сборов. Без нее у бухгалтерии нет основания ни для освобождения сотрудника от работы, ни для последующего получения компенсации. Повестка остается в кадровом деле и прилагается к пакету документов для военкомата при возмещении расходов.
Проверьте в карточке сотрудника актуальность данных: должность, график работы, историю начислений за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу начала сборов). От этих данных зависит расчет среднего заработка. Если в расчетном периоде были повышения окладов по организации, убедитесь, что индексация в программе настроена корректно.
Регистрация отсутствия в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» и создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Укажите сотрудника и период отсутствия строго по датам из повестки. В поле вида отсутствия выберите вариант, соответствующий военным сборам. В типовой конфигурации обычно доступен предопределенный вид «Военные сборы» либо используется «Отсутствие по другим причинам» с настроенным начислением по среднему заработку.
Если подходящего вида отсутствия нет, создайте его в справочнике видов отсутствий: настройте, что время не считается отработанным, но оплачивается по среднему заработку, и задайте обозначение в табеле (обычно буквенный код «Г» — исполнение государственных обязанностей). Проверьте, чтобы выбранный код не конфликтовал с уже используемыми обозначениями.
После проведения документа откройте табель учета рабочего времени (отчет «Табель Т-13») и убедитесь, что дни сборов отмечены правильным кодом и не попали в рабочее время. Это критично: если дни останутся рабочими, зарплата за месяц будет начислена дважды — и как оклад, и как средний заработок.
- 1Получите от сотрудника повестку военкомата и снимите копию
- 2Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры»
- 3Выберите вид отсутствия «Военные сборы» и укажите период по повестке
- 4Проведите документ и проверьте отражение в табеле Т-13
- 5Убедитесь, что в «Начисление зарплаты и взносов» появилась строка оплаты по среднему заработку
Настройка начисления по среднему заработку
Оплата времени сборов рассчитывается исходя из среднего заработка по общим правилам: средний дневной заработок умножается на количество рабочих дней по графику сотрудника, приходящихся на период сборов. В ЗУП 3.1 расчет выполняется автоматически при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов», если вид отсутствия настроен на оплату по среднему.
Проверьте настройки начисления: раздел «Настройка» — «Начисления». Для начисления оплаты военных сборов должны быть заданы вид времени, порядок расчета (по среднему заработку), а также корректные параметры налогообложения. Если типовое начисление отсутствует, создайте его копированием аналогичного начисления по среднему заработку (например, оплаты командировки) и скорректируйте назначение.
Начисленная сумма формируется в месяце начала сборов. Если сборы переходят на следующий месяц, программа распределит сумму по месяцам автоматически при расчете зарплаты каждого месяца — при условии, что документ отсутствия оформлен единым периодом.
НДФЛ и страховые взносы при военных сборах
Вопрос налогообложения выплат за время сборов — самый спорный участок учета. Выплаты, связанные с исполнением воинской обязанности, в части, компенсируемой из бюджета, как правило, относятся к государственным компенсациям и не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Однако если организация доплачивает сотруднику сверх компенсируемой суммы (например, до фактического оклада), эта доплата облагается в общем порядке.
В настройках начисления укажите: для НДФЛ — «Не облагается» (либо соответствующий код дохода, принятый в вашей учетной политике), для взносов — «Не облагается» как компенсация исполнения государственных обязанностей. Для доплаты сверх нормы создайте отдельное начисление с полным налогообложением. Смешивать обе части в одном начислении нельзя — это приведет к ошибкам в отчетности 6-НДФЛ и РСВ.
Компенсация расходов от военкомата
После окончания сборов организация подает в военкомат пакет документов для возмещения расходов: заявление, копию повестки, справку о начисленном среднем заработке, расчет суммы компенсации. Средний заработок, страховые взносы на него (если начислялись) и другие компенсируемые затраты возмещаются из федерального бюджета.
В учете начисление компенсации обычно отражается проводкой по дебету счета расчетов с военкоматом (например, субсчет к счету 76) и кредиту счета учета расходов, а поступление денег — дебет 51 кредит 76. В 1С:ЗУП само поступление не регистрируется — оно отражается в бухгалтерской программе после синхронизации. В 1С:Бухгалтерии используйте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» и ручной корреспонденцией счетов.
Контролируйте соответствие: сумма, заявленная к возмещению, должна совпадать с фактически начисленным средним заработком за дни сборов. Расхождения — частая причина отказа военкомата в компенсации или затягивания сроков.
Как проверить результат
Дни сборов отмечены кодом «Г», рабочие часы не задвоены
Дни стоят как рабочие или отсутствие вообще не отражено
Есть отдельная строка оплаты по среднему заработку за дни сборов
Оплата отсутствует или включена в оклад без расшифровки
Компенсация не попадает в облагаемую базу, доплаты — попадают
Вся сумма облагается или вся сумма освобождена без разделения
Отражение в 1С:Бухгалтерии без ЗУП
Если зарплата ведется непосредственно в 1С:Бухгалтерии 8.3, порядок похожий, но с ограничениями функционала. Создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» (раздел «Зарплата и кадры» — «Все начисления» либо «Отсутствия»), укажите сотрудника и период. Программа рассчитает средний заработок по данным начислений, введенных в этой же базе.
Ограничение: если расчетный период включает месяцы, данные по которым в базе отсутствуют (например, сотрудник недавно принят, а история не перенесена), средний заработок придется скорректировать вручную в документе начисления. После расчета зарплаты проверьте проводки: начисление должно пройти по счету затрат с аналитикой подразделения, а компенсация от военкомата — через счет 76.
Сравнение вариантов учета
Полный цикл: кадровый документ, автоматический расчет среднего, корректный табель и отчетность. Подходит при штатном ведении зарплаты.
Достаточно для разовых случаев в небольших организациях. Ограничение — ручная корректировка среднего заработка при неполной истории данных.
Допустимо как временная мера, но высок риск ошибок в среднем заработке и отчетности. Не рекомендуется при регулярных сборах.
Типичные ошибки и как их избежать
Наиболее частая ошибка — оформление сборов как отпуска без сохранения заработной платы или как прогула. В первом случае сотрудник теряет деньги, во втором нарушается трудовое законодательство. Всегда используйте вид отсутствия с оплатой по среднему заработку и кодом исполнения государственных обязанностей.
Вторая группа ошибок — расчетные: неверный расчетный период, неучтенная индексация, включение в средний заработок сумм, которые туда не входят (больничные, отпускные, материальная помощь). Перед проведением документа откройте калькуляцию среднего заработка в ЗУП и сверьте состав базы.
Проверка перед сдачей отчетности
Перед формированием квартальной отчетности выполните контрольную сверку. Откройте расчетный листок сотрудника: оплата сборов должна быть отдельной строкой с видом расчета по среднему заработку. Сверьте сумму с калькуляцией среднего заработка и с заявленной к возмещению суммой.
В отчетах по НДФЛ и взносам проверьте, что необлагаемая часть не попала в базу, а облагаемые доплаты отражены с правильными кодами. Если используется синхронизация ЗУП с Бухгалтерией, убедитесь, что отражение в учете прошло с корректным способом отражения и проводки по компенсации сформированы в бухгалтерской базе.
Что важно запомнить
Военные сборы оформляются отдельным видом отсутствия с оплатой по среднему заработку и кодом «Г» в табеле. Основание — повестка военкомата, период строго по ней. Компенсация из бюджета не облагается НДФЛ и взносами, доплаты сверх нее — облагаются. Возмещение от военкомата отражается через счет 76 в бухгалтерской программе.
Частые вопросы
Нужно ли издавать приказ об освобождении сотрудника от работы на время сборов?
Формально достаточно повестки военкомата — она сама является основанием для освобождения от работы. На практике многие организации дополнительно издают приказ в свободной форме для кадрового делопроизводства. В 1С приказ не обязателен: достаточно документа отсутствия.
Что делать, если сотрудник ушел на сборы, а повестку передал позже?
Оформите документ отсутствия задним числом в том месяце, к которому относятся дни сборов, и выполните перерасчет зарплаты. Если зарплата уже выплачена по-старому, разница будет скорректирована в следующем расчете. Просрочка документов не лишает права на компенсацию, но затягивает возмещение от военкомата.
Облагаются ли взносами на травматизм выплаты за время сборов?
Компенсируемая из бюджета часть, как правило, не включается в базу по взносам на травматизм как государственная компенсация. Доплаты работодателя сверх компенсации облагаются в общем порядке. Закрепите применяемый подход в учетной политике.
Как отразить сборы, если сотрудник работает по совместительству?
Средний заработок сохраняется по каждому месту работы, где сотрудник трудоустроен. Оформите отсутствие по каждому договору отдельным документом, расчет среднего выполнится по каждому месту работы независимо. Компенсация заявляется военкомат по всем местам работы.
Военкомат вернул сумму меньше заявленной — как это отразить?
Разницу, не возмещенную бюджетом, организация списывает за свой счет: обычно на прочие расходы или оставляет в составе затрат на оплату труда в зависимости от причины отказа. Проводки оформляются вручную в 1С:Бухгалтерии, а причину расхождения стоит зафиксировать письменным запросом в военкомат.
Можно ли оформить сборы документом «Командировка»?
Нет. Командировка предполагает служебное поручение работодателя и другой порядок расчета (суточные, расходы на проезд). Военные сборы — исполнение государственной обязанности, для них используется отдельный вид отсутствия с оплатой по среднему заработку без суточных.