Как принять иностранца на работу в 1С:ЗУП

Приём иностранного гражданина в 1С:ЗУП отличается от стандартного оформления россиянина: помимо кадрового приказа нужно корректно указать миграционный статус, реквизиты патента или разрешения на работу, а также сформировать уведомление в МВД. Ошибки в этих данных приводят к неверным ставкам НДФЛ и взносов, а пропуск уведомления — к штрафам для работодателя.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников и ввода личных данных до кадрового документа, проверки налоговых настроек и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1.

Перед началом убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы уведомлений и алгоритмы расчёта НДФЛ с иностранцев регулярно меняются, и в старых релизах они могут работать некорректно.

Подготовка: что проверить до приёма сотрудника

До ввода данных в программу кадровик должен получить от кандидата пакет документов: паспорт, миграционную карту, документ о регистрации по месту пребывания, патент (для безвизовых иностранцев) или разрешение на работу (для визовых), а также полис ДМС при необходимости. Для граждан ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) патент не требуется.

От статуса иностранца зависит порядок оформления и налогообложения, поэтому сначала определите категорию: временно пребывающий (по патенту или визе), временно проживающий (с РВП), постоянно проживающий (с ВНЖ) или гражданин ЕАЭС. Эта классификация ляжет в основу настроек в программе.

Настройка справочников и учётной политики

Зайдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте, что в учётной политике включён учёт иностранных сотрудников. В большинстве релизов отдельного флага нет, но убедитесь, что в справочнике «Страны мира» актуальные данные, а в справочниках видов документов присутствуют патент, разрешение на работу, РВП и ВНЖ.

Если организация впервые принимает иностранцев, проверьте шаблоны уведомлений: в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» должна быть доступна форма уведомления о заключении (расторжении) трудового договора с иностранным гражданином. При отсутствии формы обновите конфигурацию или комплект регламентированных отчётов.

Ввод личных данных и миграционного статуса

Создайте нового сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол. В поле «Гражданство» выберите страну из справочника — после этого в карточке появятся дополнительные поля для миграционных данных.

Перейдите по ссылке «Страхование» или «Все документы» в карточке сотрудника и откройте форму «Статус налогоплательщика» / «Данные иностранного гражданина» (название зависит от релиза). Укажите:

• вид документа, удостоверяющего личность (загранпаспорт, национальный паспорт);
• миграционный статус: временно пребывающий, временно проживающий, постоянно проживающий;
• реквизиты патента или разрешения на работу: серия, номер, дата выдачи, срок действия, регион действия;
• реквизиты миграционной карты и документа о регистрации;
• дату начала и окончания срока пребывания.

Для сотрудника на патенте обязательно заполните реквизиты патента корректно: от этого зависит, сможет ли бухгалтерия уменьшать НДФЛ на фиксированные авансовые платежи. Срок действия патента программа использует для напоминаний и контроля.

Оформление кадрового приёма на работу

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Выберите сотрудника, укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и условия оплаты. Для иностранца порядок заполнения приказа стандартный — отличия находятся в личных данных и налоговых настройках, а не в самом кадровом документе.

Если сотрудник принимается по срочному трудовому договору (что типично при привязке к сроку действия патента), укажите срок договора и основание срочности в соответствующих полях документа. Помните: срочный договор с иностранцем должен иметь законное основание, сам по себе факт иностранного гражданства таким основанием не является.

Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или по самостоятельно утверждённой форме. На основании приёма программа создаст запись в личной карточке и включит сотрудника в штатное расписание.

1. 1
   Проверьте документы кандидата: паспорт, патент или разрешение на работу, миграционная карта, регистрация
2. 2
   Создайте сотрудника и укажите гражданство
3. 3
   Заполните миграционный статус и реквизиты патента или разрешения на работу
4. 4
   Оформите документ «Приём на работу» и проведите его
5. 5
   Проверьте ставку НДФЛ и настройки взносов в карточке сотрудника
6. 6
   Сформируйте и отправьте уведомление в МВД в течение 3 рабочих дней

Налоги и взносы: что проверить после приёма

Ставка НДФЛ для иностранцев зависит от налогового статуса и категории. Для нерезидентов по общему правилу применяется повышенная ставка, но для граждан ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов и работающих по патенту действуют особые правила. В карточке сотрудника откройте «Налог на доходы» и проверьте, какой статус и ставку определила программа.

Для работника на патенте введите документ «Авансовый платёж по НДФЛ» (или «Уведомление о подтверждении права на уменьшение налога») — без него программа не будет уменьшать НДФЛ на уплаченные фиксированные платежи. Документ находится в разделе «Налоги и взносы».

Страховые взносы для иностранцев также зависят от статуса: для временно пребывающих действуют особые правила по взносам на страхование от несчастных случаев и по социальному страхованию, для граждан ЕАЭС — общие тарифы. Проверьте настройку в карточке сотрудника по ссылке «Страхование» и сверьте расчёт на первом начислении зарплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат после приёма

Ставка НДФЛ в расчёте зарплаты

Норма

Соответствует статусу сотрудника (особые правила для ЕАЭС, ВКС, патента)

Тревожный признак

Применена ставка нерезидента к гражданину ЕАЭС или к резиденту

Уменьшение НДФЛ на платежи по патенту

Норма

В расчётном листке виден зачёт авансовых платежей

Тревожный признак

НДФЛ удержан полностью — не введён документ об авансовом платеже

Уведомление МВД

Норма

Сформировано и отправлено в течение 3 рабочих дней

Тревожный признак

Уведомление не создано или пропущен срок

Уведомление МВД о заключении трудового договора

Уведомление оформляется на каждого иностранного работника независимо от статуса — и на граждан ЕАЭС тоже. В 1С:ЗУП форма доступна в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» → «Создать» → уведомление о привлечении иностранного работника. Данные сотрудника подтягиваются из карточки автоматически, поэтому корректность заполнения личных данных критична.

Проверьте перед отправкой реквизиты трудового договора, дату приёма, должность и данные разрешительных документов. Отправка возможна через 1С-Отчётность при наличии подключённого обмена с МВД либо в бумажном виде в территориальный орган. Храните подтверждение отправки: при проверке именно оно доказывает соблюдение срока.

Не забудьте, что аналогичное уведомление подаётся и при расторжении договора с иностранцем — также в трёхдневный срок.

Частые вопросы

Нужен ли патент гражданину Беларуси, Казахстана, Армении или Киргизии?

Нет. Граждане стран ЕАЭС работают в России без патента и разрешения на работу. В 1С:ЗУП для них указывается гражданство соответствующей страны и миграционный статус, но поля патента не заполняются. Уведомление в МВД при этом подаётся в общем порядке.

Как программа определяет налоговый статус иностранца?

По данным о периодах нахождения в РФ, которые вводятся в карточке сотрудника. Статус пересчитывается на каждую дату выплаты дохода. Если сотрудник прибыл недавно, вводите дату приезда по отметкам в документах и при необходимости корректируйте статус вручную через документ изменения статуса.

Что делать, если у сотрудника закончился патент?

Без действующего патента работать сотрудник не может. Оформите отстранение от работы без начисления зарплаты до продления документа либо расторгните договор при длительном отсутствии патента. После продления внесите новые реквизиты в карточку сотрудника и подайте уведомление при необходимости.

Можно ли принять иностранца дистанционно из другой страны?

Да, если он выполняет работу удалённо и не въезжает в РФ, миграционные документы и патент не требуются, уведомление в МВД по такому договору не подаётся. В программе такой сотрудник оформляется стандартно, но налоговый статус и порядок налогообложения определяются как у иностранного работника за пределами РФ.

Где в 1С:ЗУП контролировать сроки действия патентов и разрешений?

Сроки указываются в карточке сотрудника в данных иностранного гражданина. Для контроля используйте кадровые отчёты по сотрудникам с отбором по иностранцам и настройте напоминания либо регулярную сверку вручную — встроенный автоматический контроль сроков зависит от релиза конфигурации.