Как оформить отпуск с последующим увольнением в 1С

Отпуск с последующим увольнением — ситуация, при которой сотрудник сначала уходит в отпуск, а днём увольнения считается последний день этого отпуска. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) для этого предусмотрен отдельный механизм: одним документом регистрируется и отпуск, и кадровое увольнение, а расчёт отпускных и компенсаций выполняется автоматически.

Главная особенность такого увольнения — расчёты с сотрудником и выдача документов производятся в последний рабочий день перед отпуском, а не в день увольнения. Если оформить документы неверно, программа рассчитает выплаты на неправильную дату, что приведёт к нарушению сроков и ошибкам в отчётности.

Ниже разобран полный цикл оформления: от проверки остатка отпуска до проверки расчётов и отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1, но логика применима и к другим решениям на той же платформе.

Проверка условий перед оформлением

Прежде чем вводить документы, убедитесь, что ситуация вообще допускает отпуск с последующим увольнением. По ТК РФ такой отпуск предоставляется по письменному заявлению сотрудника, но не положен при увольнении за виновные действия. Работодатель вправе отказать — это его право, а не обязанность.

Проверьте остаток отпуска сотрудника: в 1С:ЗУП это делается через справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Оформить документ» / «Отсутствия») или через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Если у сотрудника есть неиспользованные дни за прошлые периоды, решите, сколько дней уйдёт в отпуск, а сколько будет компенсировано деньгами.

Также заранее определите три ключевые даты: последний рабочий день (день расчёта и выдачи трудовой книжки / сведений о трудовой деятельности), дату начала отпуска и дату увольнения (последний день отпуска). Ошибка в любой из них сдвинет расчёты и отчётность.

Оформление документа «Увольнение» в 1С:ЗУП 3.1

Основной сценарий — документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и установите дату увольнения — это последний день отпуска, а не последний рабочий день.

Затем включите флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением» (в некоторых релизах — переключатель «Отпуск с последующим увольнением» на закладке расчёта). Укажите период отпуска: дату начала и количество календарных дней. Программа автоматически определит дату окончания и подтянет вид отпуска «Основной».

На закладке с начислениями документ рассчитает: отпускные за дни отпуска, компенсацию за оставшиеся неиспользованные дни (если остаток больше предоставляемых дней), зарплату за отработанные дни текущего месяца и удержания (НДФЛ, алименты и прочее). Проверьте, что средний заработок рассчитан корректно — по ссылке с суммой можно открыть детализацию расчёта среднего.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска через справку «Остатки отпусков»
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника и дату увольнения (последний день отпуска)
3. 3
   Включите флажок «Предоставить отпуск с последующим увольнением» и задайте период отпуска
4. 4
   Проверьте расчёт отпускных, компенсации и зарплаты на закладке начислений
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатные формы: приказ Т-6 (или Т-60) и Т-8, записку-расчёт Т-61
6. 6
   Зарегистрируйте выплату в последний рабочий день перед отпуском

Если сотрудников несколько

При массовом увольнении используйте документ «Увольнение списком»: в табличной части для каждого сотрудника индивидуально включается предоставление отпуска и задаются его даты. Это удобно при сокращении или ликвидации подразделения, когда часть работников уходит в отпуска с разной продолжительностью.

Расчёт отпускных и компенсации: что проверить

Документ «Увольнение» объединяет несколько расчётов, и каждый стоит проверить отдельно. Отпускные рассчитываются исходя из среднего дневного заработка за расчётный период (12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска). Откройте форму расчёта среднего заработка и убедитесь, что в базу вошли все положенные начисления и не попали исключаемые периоды.

Компенсация за неиспользованный отпуск считается, только если остаток дней превышает предоставляемый отпуск. Например, у сотрудника накопилось 20 дней, в отпуск он уходит на 14 — тогда 6 дней компенсируются деньгами. Если документ не рассчитал компенсацию, а вы ожидали её, проверьте остаток отпуска и дату увольнения.

Обратите внимание на НДФЛ и взносы: отпускные и компенсация облагаются в полном объёме. Дата фактического получения дохода по отпускным — день выплаты, поэтому важно, чтобы ведомость на выплату была датирована последним рабочим днём.

Выплата и выдача документов

Все причитающиеся суммы — зарплату, отпускные, компенсацию — нужно выплатить в последний рабочий день перед отпуском. В 1С:ЗУП сформируйте ведомость (в банк, кассу или через зарплатный проект) с датой последнего рабочего дня и видом выплаты «Увольнение» или «Зарплата», в зависимости от настроек учёта.

В тот же день выдайте сотруднику трудовую книжку (если она ведётся на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, а также справку о заработке (182н), раздел 3 РСВ за период увольнения и выписку из СЗВ-СТАЖ, если применимо. Документ «Увольнение» в 1С формирует печатные формы приказов Т-8 и Т-6 (или единый приказ) и записку-расчёт Т-61.

Отчётность после увольнения

После проведения увольнения проверьте формирование отчётности. Сведения об увольнении передаются в СФР (бывший ПФР) формой ЕФС-1 (подраздел 1.1) — в 1С документ формируется из журнала «Отчёты, справки — 1С-Отчётность» или из карточки сотрудника. Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

В расчёте 6-НДФЛ выплаты при увольнении отражаются по дате фактической выплаты. Проверьте, что отпускные и компенсация попали в правильный отчётный период. В РСВ уволенный сотрудник включается в персонифицированные сведения за месяц увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата увольнения в документе

Норма

Совпадает с последним днём отпуска

Тревожный признак

Указан последний рабочий день — расчёты и отчётность сдвинутся

Остаток отпуска после проведения

Норма

Обнулён или уменьшен ровно на предоставленные дни

Тревожный признак

Остаток не изменился — отпуск не зарегистрирован в учёте

Ведомость на выплату

Норма

Датирована последним рабочим днём, сумма совпадает с расчётом

Тревожный признак

Дата выплаты позже — нарушение сроков расчёта при увольнении

ЕФС-1 (подраздел 1.1)

Норма

Отправлена не позднее следующего рабочего дня после приказа

Тревожный признак

Сведения не сформированы или ушли с ошибками

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — указание в документе «Увольнение» даты последнего рабочего дня вместо последнего дня отпуска. В результате кадровое событие регистрируется раньше срока, а отчётность по НДФЛ и стажу искажается. Всегда сверяйте дату увольнения с датой окончания отпуска, которую показывает сам документ.

Вторая распространённая проблема — попытка оформить отпуск отдельным документом «Отпуск», а увольнение — отдельным «Увольнением» без связки. Тогда отпускные могут быть рассчитаны дважды или остаток отпуска спишется некорректно. Используйте единый документ «Увольнение» с включённым флажком отпуска.

Третья ошибка — забытие про компенсацию за неиспользованные дни сверх предоставленного отпуска или, наоборот, удержание за отпуск, использованный авансом. Если сотрудник отгулял отпуск за неотработанный рабочий год, документ рассчитает удержание — проверьте его сумму и корректность отражения в НДФЛ.

Особые сценарии

Отзыв заявления до начала отпуска

Сотрудник вправе отозвать заявление до начала отпуска, если на его место не приглашён другой работник в порядке перевода. В 1С непроведённый документ «Увольнение» просто удаляется или отменяется. Если документ уже проведён, пометьте его на удаление и проверьте, что не сформированы ведомости и отчётность.

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник заболел в период отпуска с последующим увольнением, дата увольнения не переносится. Больничный лист оплачивается в обычном порядке — введите документ «Больничный лист» с периодом, приходящимся на отпуск. Программа рассчитает пособие отдельно от уже выплаченных отпускных.

Удержание за авансовый отпуск

Если рабочий год не отработан полностью, а отпуск использован, документ «Увольнение» автоматически рассчитает удержание за неотработанные дни. Проверьте, что сумма удержания не превышает допустимые ограничения и корректно сторнирует НДФЛ и взносы — детализация доступна в документе по ссылке с суммой.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением при сокращении штата?

Да, если сотрудник подаст заявление и работодатель согласится. В период отпуска наступает дата увольнения по сокращению, при этом сохраняются все гарантии: выходное пособие и компенсации рассчитываются в документе «Увольнение» на общих основаниях.

Что делать, если документ «Увольнение» не рассчитал отпускные?

Проверьте, включён ли флажок предоставления отпуска и заполнен ли период. Если флажок стоит, а расчёта нет, убедитесь, что у сотрудника есть начисления в расчётном периоде и корректно настроен график работы. Также проверьте, не был ли период отпуска указан нулевым.

Как исправить ошибочно проведённое увольнение?

Если отчётность ещё не сдана, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если ведомости и отчёты уже сформированы, сначала отмените связанные документы, затем корректируйте увольнение и пересдайте уточнённые формы 6-НДФЛ и ЕФС-1.

Входит ли отпуск с последующим увольнением в стаж для отпуска?

Да, период такого отпуска включается в отпускной стаж. Однако сам отпуск не входит в расчётный период для среднего заработка — время и начисленные за него суммы исключаются при последующих расчётах.

Можно ли оформить отпуск с последующим увольнением внешнему совместителю?

Да, порядок тот же, что и для основных сотрудников. Документ «Увольнение» создаётся по месту совместительства, отпускные рассчитываются из заработка по этому месту работы. Согласование с основным работодателем не требуется.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Программа рассчитает налог автоматически в документе «Увольнение» — проверьте сумму на соответствующей закладке.