Другое · 11 мин
Куда в 1С внести сведения о зарплате с предыдущего места работы
Разбираем, куда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии внести справку 182н о заработке с прошлого места работы для расчёта больничных, декретных и пособий.
Когда сотрудник устраивается в новую организацию, для расчёта больничных, пособий по беременности и родам и отпускных по уходу за ребёнком нужен его заработок за два предыдущих календарных года. Если в этот период человек трудился у другого работодателя, данные берутся из справки о сумме заработка (форма по приказу Минтруда № 182н) или из сведений, полученных по запросу в СФР. Эти суммы в программе 1С нужно внести вручную — автоматически они не подтянутся.
Место ввода зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», а в 1С:Бухгалтерии сведения вводятся прямо в карточке сотрудника или в документе «Больничный лист». Ниже разберём оба варианта, а также как проверить, что данные учлись в расчёте.
Для чего нужны сведения о заработке с прошлого места работы
Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком рассчитываются исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году страхового случая. Если сотрудник часть этого периода работал у другого работодателя, у текущей организации этих данных нет — их подтверждает справка по форме 182н, выданная прежним работодателем при увольнении.
Без внесённых сведений программа посчитает пособие только из тех начислений, которые есть в вашей базе. Если сотрудник проработал у вас недолго, средний заработок окажется заниженным, а при полном отсутствии данных расчёт пойдёт от МРОТ. Это прямой финансовый риск для сотрудника: пособие будет меньше положенного, а пересчитывать и доплачивать придётся задним числом.
Дополнительно в справке 182н указываются дни, исключаемые из расчётного периода: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, освобождения от работы с сохранением заработка без взносов. Эти дни влияют на знаменатель расчёта, поэтому вносить их нужно вместе с суммами.
Ввод справки 182н в 1С:Зарплата и управление персоналом
В ЗУП 3.1 для входящих справок предусмотрен отдельный документ. Откройте раздел «Зарплата» и найдите ссылку «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» — в зависимости от настроек интерфейса она также доступна из раздела «Отчетность, справки» → «Справки о заработке для расчёта пособий». Если ссылки не видно, воспользуйтесь поиском по команде через кнопку «Все функции».
Создайте новый документ и заполните поля: организация, сотрудник (выбирается из справочника «Сотрудники»), страхователь — то есть прежний работодатель, выдавший справку. Затем в табличной части укажите по каждому году: расчётный год, сумму заработка и количество календарных дней, приходящихся на исключаемые периоды, если они есть в справке.
Дату документа лучше ставить датой фактического получения справки от сотрудника. После проведения документа суммы автоматически учитываются при расчёте всех последующих больничных и пособий этого сотрудника — отдельно ничего включать не нужно.
- 1Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Создайте документ, выберите организацию и сотрудника
- 3Укажите прежнего работодателя (страхователя) как произвольное наименование
- 4Внесите по каждому году сумму заработка и дни исключаемых периодов из справки 182н
- 5Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Если справок несколько
Сотрудник мог работать в расчётном периоде у нескольких работодателей. В этом случае создаётся отдельный документ на каждую справку — программа суммирует заработок по всем внесённым документам. Дублировать годы внутри одного документа нельзя: каждая строка — один год одного страхователя.
Данные из СФР вместо справки
Если сотрудник не может предоставить справку (прежний работодатель ликвидирован или не отвечает), организация вправе запросить сведения в Социальном фонде России. Полученные данные вносятся тем же документом — в поле страхователя укажите, что сведения получены из СФР. В свежих релизах ЗУП часть сведений может подгружаться через сервисы электронного взаимодействия с фондом, но ручная проверка сумм всё равно обязательна.
Ввод сведений в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 отдельного документа для входящей справки нет. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»), перейдите в карточку нужного сотрудника. В форме сотрудника есть ссылка для ввода справок о доходах с предыдущих мест работы — в типовых релизах она называется «Справки о доходах с других мест работы» или находится в блоке, связанном с расчётом пособий.
По этой ссылке откроется форма, где по каждому году вводится сумма заработка и наименование прежнего работодателя. Сохранённые данные будут подставляться в расчёт больничных листов этого сотрудника.
Альтернативный путь — ввести суммы непосредственно при оформлении больничного. Создайте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» или «Больничные листы»), затем в поле расчёта среднего заработка откройте форму расшифровки и добавьте строки с заработком от прежних страхователей. Этот способ удобен, если справку принесли уже при начислении пособия, но данные, введённые через карточку сотрудника, надёжнее: они сохраняются для всех будущих расчётов.
Где вносить данные
Документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — полноценный учёт с исключаемыми днями, подходит для кадрового учёта любого масштаба.
Форма «Справки о доходах с других мест работы» — данные сохраняются для всех будущих больничных сотрудника.
Ввод в форме расчёта среднего заработка конкретного документа — быстро, но легко забыть перенести в карточку для последующих расчётов.
Влияние на расчёт отпускных и командировок
Важное ограничение: справка 182н влияет только на расчёт пособий за счёт СФР и работодателя — больничных, декретных, пособия по уходу за ребёнком. Средний заработок для отпускных, командировок и компенсаций считается по другим правилам: за 12 месяцев, предшествующих событию, и только по начислениям у текущего работодателя.
Поэтому вносить зарплату с прошлого места работы для расчёта отпускных не нужно и неправильно — программа и не даст использовать эти суммы в таком расчёте. Если сотрудник отработал у вас меньше года, отпускные посчитаются из фактически отработанного времени и фактических начислений в вашей организации.
Проверка правильности учёта данных
После ввода справки убедитесь, что суммы реально участвуют в расчёте. Самый надёжный способ — создать тестовый (черновой) документ «Больничный лист» на этого сотрудника и открыть расшифровку среднего заработка. В таблице расчётного периода должны появиться строки с заработком от прежнего страхователя, а итоговая база — увеличиться на внесённые суммы.
В ЗУП дополнительно проверьте знаменатель: если в справке указаны исключаемые дни, они должны уменьшить количество дней расчётного периода для пособий по беременности и уходу за ребёнком. Для обычного больничного знаменатель фиксированный — 730 дней, исключаемые периоды там не применяются.
Тестовый больничный после проверки не проводите либо пометьте на удаление, чтобы он не попал в расчёт зарплаты и отчётность. Если расчёт уже был выполнен без справки, исправьте ситуацию перерасчётом: в ЗУП создайте документ-исправление больничного или доначислите пособие текущим периодом.
Как проверить результат
Видны строки с заработком прежнего страхователя, база увеличилась
В расчёте только начисления текущей организации или МРОТ
Из 730/731 дней вычтены дни исключаемых периодов из справки
Исключаемые дни не учтены — среднедневной заработок занижен
Справка подтягивается автоматически без повторного ввода
Суммы приходится вносить заново в каждый документ
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод справки после расчёта больничного без последующего перерасчёта. Проведённый документ сам по себе не пересчитывается: пособие останется заниженным, пока бухгалтер вручную не исправит расчёт. Вторая типичная ситуация — заработок внесён за неправильные годы: расчётный период определяется от даты страхового случая, и смещение на год искажает средний заработок.
Ещё одна ловушка — превышение предельной базы. Заработок за каждый год для расчёта пособий ограничен предельной величиной базы по взносам соответствующего года. Если в справке сумма выше лимита, программа обычно обрезает её при расчёте, но вводить нужно сумму как в справке — корректировка происходит автоматически на этапе расчёта.
Если сотрудник принёс справку позже
Законодательство допускает перерасчёт пособия, если справка предоставлена после назначения пособия. Практический порядок в 1С: сначала внесите справку стандартным способом (документом в ЗУП или через карточку сотрудника в Бухгалтерии), затем выполните перерасчёт пособия.
В ЗУП для этого откройте исходный документ «Больничный лист» и воспользуйтесь механизмом исправления — программа создаст документ-исправление, который доначислит разницу текущим периодом. В Бухгалтерии пересчитайте документ вручную после ввода справки. Следите, чтобы доначисление корректно отразилось в отчётности по взносам и в реестрах для СФР — при проактивном механизме выплат фонд получает сведения о фактически выплаченных суммах.
FAQ
Нужно ли вносить справку 182н, если сотрудник работает у нас больше двух лет?
Нет. Если весь расчётный период (два предыдущих календарных года) сотрудник отработал в вашей организации, все данные для расчёта пособий уже есть в базе. Справка нужна только для периодов работы у других страхователей.
Сотрудник принёс справку в электронном виде — порядок тот же?
Да, порядок ввода не зависит от формы справки. Электронная справка, подписанная усиленной квалифицированной подписью, равнозначна бумажной; суммы и исключаемые дни вносятся тем же документом или формой.
Что делать, если сотрудник потерял справку, а бывший работодатель ликвидирован?
Организация направляет запрос в СФР о предоставлении сведений о заработке. Полученные данные вносятся стандартным способом с указанием, что источник — сведения фонда. Без подтверждённых данных пособие рассчитывается только из имеющихся начислений или от МРОТ.
Влияет ли справка 182н на расчёт обычной зарплаты или аванса?
Нет. Справка используется исключительно для пособий: больничных, по беременности и родам, по уходу за ребёнком. Начисление оклада, аванса, премий и удержание НДФЛ от этих сведений никак не зависят.
Как внести справку, если сотрудник работал у нас, уволился и снова принят?
Периоды работы в вашей организации программа возьмёт из собственных начислений по всем записям сотрудника, если кадровый учёт вёлся корректно. Справка нужна только за время работы у сторонних работодателей внутри расчётного периода.
Почему после ввода справки средний заработок в больничном не изменился?
Проверьте три вещи: документ со справкой проведён и относится к нужному сотруднику и организации; годы в справке совпадают с расчётным периодом больничного; сам больничный пересчитан после ввода — уже проведённые документы автоматически не пересчитываются.
Что важно запомнить
Сведения о заработке с прошлого места работы вносятся по справке 182н: в ЗУП — документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в Бухгалтерии — через карточку сотрудника или больничный лист. Данные влияют только на пособия, а после ввода обязательно проверьте расчёт среднего заработка и пересчитайте уже проведённые больничные.