Другое · 12 мин
Как правильно уволить работника в 1С
Как оформить увольнение сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Увольнение», расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, проверка расчётного листка и отчётности.
Увольнение сотрудника в 1С — это не просто установка даты в карточке. Программа должна прекратить начисления, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать задолженность работника, начислить НДФЛ и страховые взносы, а также корректно отразить событие в отчётности. Если пропустить этап, ошибка всплывёт позже — при сдаче расчёта по страховым взносам, 6-НДФЛ или персонифицированных сведений.
Рассмотрим порядок действий на примере типовых конфигураций: «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия». Основные шаги совпадают, отличаются только названия команд и глубина автоматизации расчётов. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть приказ об увольнении с указанием основания (статья ТК РФ) и даты последнего рабочего дня — все данные в программе должны совпадать с бумажным документом.
Подготовка: что проверить до оформления документа
До создания документа увольнения сверьте три вещи. Во-первых, отсутствие неотработанных авансов и займов: если у сотрудника есть задолженность, её нужно удержать при окончательном расчёте. Во-вторых, актуальность данных об отпусках — проверьте остаток неиспользованных дней в справке «Остатки отпусков» (в ЗУП открывается из карточки сотрудника). В-третьих, наличие больничных или командировок, приходящихся на дату увольнения: они влияют на средний заработок и дни расчётного периода.
Также убедитесь, что начислена зарплата за месяц увольнения хотя бы в черновом виде, либо рассчитайте её внутри самого документа увольнения. В ЗУП документ «Увольнение» умеет сам рассчитывать зарплату за отработанные дни месяца, но если месяц уже закрыт документом «Начисление зарплаты и взносов», порядок расчёта будет другим.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Если увольняется один сотрудник — выберите обычное увольнение, для групповой операции предусмотрен документ «Увольнение списком». Заполните организацию, сотрудника и дату увольнения.
В поле «Основание увольнения» укажите статью ТК РФ: чаще всего это п. 3 ч. 1 ст. 77 (по собственному желанию) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (по соглашению сторон). От выбранного основания зависят формулировки в отчётах и сведениях о трудовой деятельности. Если увольнение происходит в последний день месяца, обратите внимание на переключатель, определяющий месяц окончательного расчёта.
На вкладке расчёта программа автоматически покажет сумму зарплаты за отработанные дни, компенсацию отпуска (или удержание за использованный авансом отпуск), НДФЛ и взносы. Если сотруднику положено выходное пособие — например, при сокращении, — добавьте его вручную соответствующим видом начисления.
- 1Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → создайте документ «Увольнение»
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ)
- 3Проверьте автоматический расчёт: зарплата, компенсация отпуска, НДФЛ, взносы
- 4При необходимости добавьте выходное пособие или удержание задолженности
- 5Проведите документ и сформируйте расчётный листок для проверки
- 6Выплатите сумму через ведомость с признаком окончательного расчёта
Компенсация отпуска и удержания
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается автоматически на основании остатка дней отпуска и среднего заработка. Среднедневной заработок считается по правилам для отпускных — за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению. Если сотрудник отработал меньше, берётся фактический период. Проверить состав расчётной базы можно, кликнув на сумму компенсации в документе.
Обратная ситуация — сотрудник отгулял отпуск авансом. Тогда в документе появится удержание за неотработанные дни отпуска. Здесь есть ограничение из ТК РФ: общая сумма удержаний при увольнении, как правило, не может превышать 20% от выплаты, а в отдельных случаях удержание вообще не производится (например, при сокращении штата или призыве на военную службу). Программа рассчитает сумму, но юридическую допустимость удержания должен оценить кадровик.
Оформление увольнения в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» кадровый блок проще. Документ «Увольнение» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Укажите сотрудника, дату и основание. В отличие от ЗУП, здесь документ увольнения сам по себе не выполняет полный расчёт: зарплату за месяц и компенсацию отпуска начисляют отдельно.
Компенсацию отпуска начисляют документом «Начисление зарплаты» — в нём по сотруднику добавляют строку с видом начисления «Компенсация отпуска при увольнении», либо используют документ «Отпуск» с соответствующим типом, если ваша версия это поддерживает. Сумму программа рассчитает, если ведётся учёт остатков отпусков; в противном случае сумму вводят вручную по расчёту кадровика.
После начисления сформируйте ведомость на выплату с датой не позднее дня увольнения — по ТК РФ окончательный расчёт выдаётся в последний рабочий день. Проверьте, что в ведомость попали все начисленные суммы и корректно удержан НДФЛ.
Где оформлять увольнение
Полный цикл в одном документе: расчёт зарплаты, компенсации, пособий, НДФЛ и взносов. Подходит, если зарплата ведётся в ЗУП.
Увольнение фиксирует кадровое событие, расчёты выполняются отдельными документами. Подходит для небольших штатов, где кадровый учёт ведётся в бухгалтерской программе.
Увольнение и расчёт делаются в ЗУП, затем данные синхронизируются в Бухгалтерию для проводок и выплаты. Важно проверить, что синхронизация прошла без ошибок.
НДФЛ, взносы и выплата окончательного расчёта
С окончательного расчёта удерживается НДФЛ по стандартным правилам: зарплата и компенсация отпуска облагаются налогом, а некоторые выплаты — например, выходное пособие в пределах трёх среднемесячных заработков — нет. Программа применяет эти правила автоматически по коду дохода вида начисления, поэтому важно использовать правильные предопределённые виды расчёта, а не самодельные копии.
Страховые взносы начисляются на облагаемые выплаты в том же документе (в ЗУП) или при начислении зарплаты (в Бухгалтерии). Дата фактического получения дохода по зарплате при увольнении — последний рабочий день, что влияет на отражение в 6-НДФЛ. Выплату оформляйте ведомостью с датой увольнения: это зафиксирует срок перечисления НДФЛ.
Кадровая отчётность после увольнения
После проведения увольнения сотрудник должен попасть в отчётность. В ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД) передаётся сведение об увольнении с указанием основания — в ЗУП отчёт формируется автоматически на основании кадрового документа. Проверьте, что событие присутствует в форме и основание совпадает с приказом.
В персонифицированных сведениях о физлицах и расчёте по страховым взносам уволенный сотрудник отражается за период, в котором работал. В 6-НДФЛ попадают его доходы и удержанный налог. Рекомендуем сразу после увольнения сформировать по сотруднику справку о доходах и проверить её на сходимость с расчётным листком — так вы поймаете ошибки до сдачи отчётности, а не после.
Как проверить результат
Зарплата за отработанные дни, компенсация/удержание отпуска, НДФЛ, итог к выплате совпадает с ведомостью
Пустой листок, отсутствует компенсация или сумма к выплате не сходится с ведомостью
После увольнения остаток обнулён (компенсирован или удержан)
Остаток дней «висит» — компенсация рассчитана не полностью
Событие «Увольнение» с корректной датой и основанием
События нет или основание не совпадает с приказом
Уволенный не попадает в документ начисления зарплаты
Сотруднику продолжают начисляться плановые выплаты
Особые сценарии увольнения
Увольнение в последний день месяца
Если последний рабочий день совпадает с последним днём месяца, этот месяц полностью входит в расчётный период для среднего заработка. В ЗУП обратите внимание на настройку порядка расчёта в документе — программа предложит включить месяц увольнения в базу среднего. Проверьте сумму компенсации вручную: при смене расчётного периода среднедневной заработок может заметно измениться.
Увольнение после больничного или отпуска
Если сотрудник увольняется сразу после длительного отсутствия, расчётный период для среднего заработка может оказаться «пустым» — тогда средний считается из более ранних периодов или из оклада. Программа сделает это по встроенным правилам, но бухгалтеру стоит проверить состав базы, особенно если в периоде были исключаемые дни.
Увольнение переводом и по соглашению сторон
При увольнении переводом к другому работодателю укажите соответствующее основание — от него зависит формулировка в сведениях о трудовой деятельности. При увольнении по соглашению сторон с компенсацией добавьте выплату отдельным видом начисления и проверьте её обложение НДФЛ и взносами: необлагаемый лимит применяется только к установленным законом случаям, а произвольная «отступная» облагается полностью.
Перед массовыми увольнениями (сокращение) сделайте копию информационной базы и проведите одно увольнение целиком — от документа до отчёта ЕФС-1. Отладив цепочку на одном сотруднике, вы избежите пакетных ошибок при оформлении остальных.
Проверка итогового результата
Финальный контроль сводится к четырём точкам: расчётный листок сходится с ведомостью на выплату, остаток отпуска обнулён, кадровое событие отражено в ЕФС-1, доходы и НДФЛ попали в регистры для 6-НДФЛ. Удобно сформировать по сотруднику полный комплект: расчётный листок, справку о доходах и карточку учёта взносов.
Если после увольнения обнаружилась ошибка — например, не доначислили премию, — исправление делается документом «Доначисление, перерасчет» (в ЗУП) с последующей корректировкой выплаты и отчётности. Не редактируйте проведённый документ увольнения задним числом без необходимости: перепроведение кадровых документов может сбить уже сданные отчёты.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется отдельным документом с датой и основанием по ТК РФ. Программа рассчитывает компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы автоматически, но бухгалтер проверяет остаток отпуска, пределы удержаний и попадание события в отчётность. Выплата окончательного расчёта — в последний рабочий день.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённое увольнение в 1С?
Да, если сотрудник продолжает работать. В ЗУП документ увольнения отменяют пометкой на удаление или распроведением, при этом нужно проверить, что не осталось связанных расчётов (компенсация, удержания). Если расчёт уже выплачен, отмена оформляется через сторнирование начислений, а не простое удаление документа.
Почему программа не рассчитала компенсацию отпуска?
Чаще всего причина в том, что остаток отпуска равен нулю или не ведётся учёт отпусков. Проверьте справку «Остатки отпусков» по сотруднику. Если остаток есть, а суммы нет — убедитесь, что в документе увольнения установлен признак начисления компенсации и сотруднику назначен плановый вид расчёта отпуска.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя уволить в период болезни нельзя, а по собственному желанию работника — можно. В программе оформляйте увольнение обычным порядком на дату, указанную в заявлении. Больничный, приходящийся на период до увольнения, оплачивается в обычном порядке и должен быть введён в программе до окончательного расчёта.
Что делать, если уволенному начисляется премия уже после увольнения?
Используйте документ «Премия» или «Доначисление, перерасчет» с указанием уволенного сотрудника — в ЗУП это допустимо. Выплату оформите отдельной ведомостью, а доход и НДФЛ попадут в отчётность периода фактической выплаты. Учтите, что по некоторым видам премий после увольнения меняется порядок обложения взносами.
Нужно ли увольнять сотрудника в программе, если он на испытательном сроке?
Да, порядок тот же самый. Различия только в основании (статья ТК РФ о неудовлетворительном результате испытания) и в том, что компенсация отпуска рассчитывается за фактически отработанное время. Если сотрудник отработал меньше половины месяца, компенсация может отсутствовать — программа посчитает это автоматически.