Другое · 10 мин
Как посмотреть в 1С количество сотрудников
Как быстро посмотреть в 1С количество сотрудников: отчёты в ЗУП и ERP, списочная численность, штатная расстановка, проверка данных и типичные ошибки.
Узнать, сколько сотрудников числится в компании, в 1С можно несколькими способами — через специализированные кадровые отчёты, справочник сотрудников или штатное расписание. Выбор зависит от того, какая конфигурация установлена (1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия с кадровым учётом) и какой именно показатель нужен: общее число работающих, списочная или среднесписочная численность, количество по подразделениям.
Самый быстрый путь в большинстве конфигураций — отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Списочный состав» в разделе кадровой отчётности. Он показывает количество сотрудников на выбранную дату с детализацией по подразделениям, должностям и видам занятости. Для регулярной отчётности в контролирующие органы используется отдельный показатель — среднесписочная численность, который считается по особым правилам.
Важно понимать разницу между «количеством элементов в справочнике сотрудников» и реальной численностью: в справочнике остаются уволенные, а один человек может быть представлен несколькими записями при работе по совместительству. Поэтому для точного ответа всегда используйте кадровые отчёты, а не подсчёт строк в списке.
Какой показатель численности вам нужен
Прежде чем искать цифру, определите, что именно требуется. В кадровом учёте различают несколько показателей, и они дают разные числа для одной и той же компании.
Списочная численность — количество сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, на конкретную дату. Включает работающих, отсутствующих по болезни, в отпусках и командировках. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), который нужен для отчётности в налоговую и фонды. Количество фактически работающих — списочный состав за вычетом отсутствующих по уважительным причинам.
Если руководитель спрашивает «сколько у нас людей», чаще всего нужна списочная численность на текущую дату. Если готовится отчёт для налоговой — среднесписочная. От этого зависит, какой отчёт в 1С открывать.
Просмотр численности через кадровые отчёты в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров». Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Численность и текучесть кадров». Укажите период и нажмите «Сформировать».
Отчёт покажет численность на начало и конец периода, количество принятых и уволенных, а также коэффициент текучести. В настройках (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант») можно добавить группировку по подразделениям, должностям или видам занятости — это удобно, когда нужно узнать численность конкретного отдела.
Второй полезный отчёт — «Списочный состав» (там же, в кадровых отчётах). Он выводит перечень сотрудников на дату с указанием подразделения и должности, а в итоговой строке — их количество. Если нужен просто список с подсчётом, это самый наглядный вариант.
- 1Откройте раздел «Кадры» и перейдите в «Кадровые отчёты».
- 2Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров» или «Списочный состав».
- 3Установите дату или период, на который нужны данные.
- 4При необходимости задайте отбор по организации или подразделению.
- 5Нажмите «Сформировать» и посмотрите итоговое количество в шапке или подвале отчёта.
Как посмотреть количество сотрудников в 1С:ERP и 1С:КА
В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация кадровые отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате и кадрам». Состав отчётов близок к ЗУП: доступны «Численность и текучесть кадров», «Списочный состав», «Штатная расстановка».
Если прав доступа к кадровым отчётам нет, но есть доступ к справочнику, можно открыть список сотрудников и применить отбор. Однако помните: справочник содержит все записи, включая уволенных, поэтому без корректного отбора цифра будет завышена.
Быстрый отбор в справочнике «Сотрудники»
Откройте справочник «Сотрудники», нажмите «Ещё → Настроить список» и добавьте отбор: поле «В архиве» (или «Уволен», в зависимости от версии) — «Нет». Количество строк в списке после отбора покажет приблизительное число действующих сотрудников. Способ годится для грубой оценки, но не учитывает особенности совместительства и договоров ГПХ.
Среднесписочная численность для отчётности
Для сведений в налоговую среднесписочная численность рассчитывается автоматически. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии показатель формируется в регламентированной отчётности: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», форма сведений о среднесписочной численности (в последние годы показатель входит в состав расчёта по страховым взносам).
Расчёт ведётся по правилам статистики: внутренние совместители учитываются как одна единица, внешние совместители и работники по договорам ГПХ исключаются, сотрудницы в отпусках по беременности и уходу за ребёнком не включаются в среднесписочную, хотя остаются в списочном составе. Поэтому среднесписочная почти всегда меньше списочной численности — это нормально, а не ошибка программы.
Если цифра в отчёте вызывает сомнения, проверьте корректность кадровых документов: все ли приёмы и увольнения проведены, нет ли сотрудников без кадровых документов, правильно ли указан вид занятости.
Численность по штатному расписанию
Иногда требуется сравнить фактическое количество сотрудников со штатным. Для этого служит отчёт «Штатная расстановка» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка»). Он показывает по каждой позиции штатного расписания количество штатных единиц, занятых и вакантных.
Отчёт полезен, когда нужно ответить на вопросы: сколько ставок заложено в штатке, сколько реально занято, где есть вакансии, а где людей больше, чем предусмотрено. Для корректной работы отчёта штатное расписание должно вестись в программе; если штатка ведётся в Excel, сопоставить данные автоматически не получится.
Какой инструмент выбрать
Подходит для быстрого ответа «сколько сотрудников» на дату и анализа движения персонала за период.
Нужен, когда требуется перечень людей с итоговым количеством — для сверки или выгрузки.
Используйте для сравнения фактической численности со штатным расписанием и поиска вакансий.
Только для грубой оценки; не подходит для официальных цифр из-за уволенных и дублей.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение цифр между отчётами. Обычно причина в том, что отчёты считают разные показатели: «Списочный состав» включает всех с трудовыми договорами, а расчёт среднесписочной исключает часть категорий. Проверьте, какой именно показатель выводит каждый отчёт, прежде чем говорить об ошибке.
Вторая причина расхождений — непроведённые или введённые задним числом кадровые документы. Если увольнение оформили документом, но не провели, сотрудник продолжит числиться работающим. Перед формированием отчётности убедитесь, что все приказы за период проведены.
Проверка корректности полученной цифры
Чтобы убедиться, что отчёт показывает правильное количество, выполните простую сверку. Сформируйте «Списочный состав» на ту же дату и посчитайте итог — он должен совпасть со списочной численностью из отчёта по численности. Расхождение сигнализирует о проблемах в данных: дублях сотрудников, некорректных видах занятости или непроведённых документах.
Полезно также сверить цифру с данными учёта рабочего времени или табелями за последний месяц. Если в табеле проходит заметно больше или меньше людей, чем в кадровом отчёте, ищите сотрудников без оформленного приёма или с «зависшими» увольнениями.
Как проверить результат
Итоговые количества совпадают
Цифры различаются — есть дубли или непроведённые документы
Установлена нужная организация, цифра относится к ней
Отбор пуст — отчёт суммирует все юрлица базы
Среднесписочная меньше или равна списочной
Среднесписочная больше списочной — вероятна ошибка в данных
Частые вопросы
Почему в справочнике «Сотрудники» больше записей, чем реально работает людей?
Справочник хранит все записи за всё время: уволенные помечаются как находящиеся в архиве, но не удаляются. Кроме того, один человек при работе на нескольких должностях может иметь несколько записей. Для подсчёта работающих используйте кадровые отчёты или отбор по признаку «не в архиве».
Как посмотреть численность по конкретному подразделению?
В отчёте «Численность и текучесть кадров» или «Списочный состав» откройте настройки и добавьте отбор по полю «Подразделение» либо группировку строк по подразделениям. После формирования вы увидите количество сотрудников в каждом отделе отдельно.
Учитываются ли внешние совместители в численности?
В списочную численность внешние совместители не включаются — они числятся по основному месту работы у другого работодателя. Однако в отчёте «Списочный состав» они могут отображаться отдельной строкой в зависимости от настроек варианта отчёта.
Что делать, если отчёт показывает неверную численность?
Проверьте три вещи: все ли кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) проведены; нет ли дублей физических лиц и сотрудников в справочниках; корректно ли указан вид занятости у сотрудников. Чаще всего причина — непроведённые документы или дубли.
Можно ли выгрузить список сотрудников с количеством в Excel?
Да. Сформируйте отчёт «Списочный состав» и сохраните его через «Файл → Сохранить как» в формате Excel. Итоговое количество и перечень сотрудников будут доступны для дальнейшей обработки.
Где в 1С:Бухгалтерии посмотреть количество сотрудников?
В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» (в зависимости от версии состав может отличаться) или справочник «Сотрудники» с отбором действующих. Для среднесписочной численности используйте регламентированную отчётность в разделе «Отчёты» → «Регламентированные отчёты».
Что важно запомнить
Для точного подсчёта сотрудников в 1С используйте кадровые отчёты: «Численность и текучесть кадров» — для быстрой цифры на дату, «Списочный состав» — для перечня с итогом, «Штатная расстановка» — для сравнения со штаткой. Не считайте по справочнику без отбора, проверяйте проведение кадровых документов и различайте списочную и среднесписочную численность.