Другое · 12 мин
Как лишить премии в 1С:ЗУП
Как правильно не начислить или уменьшить премию в 1С:ЗУП: документы, настройка видов расчета, проверка результата и типичные ошибки при депремировании.
Лишение премии в 1С — это не отдельная кнопка «депремировать», а корректная работа с документами начислений: премия либо не начисляется вовсе, либо начисляется в уменьшенном размере, либо сторнируется, если уже попала в расчет. Способ зависит от того, как премия заведена в программе: разовым документом «Премия», плановым начислением или через КПЭ в механизме управления эффективностью.
Прежде чем что-то менять в программе, важно разделить две плоскости: кадрово-правовую и техническую. С точки зрения учета 1С безразлично, за что лишают премии, — программе нужен корректный документ и правильный вид расчета. А вот основание (приказ о депремировании, положение о премировании) должно быть оформлено вне программы, иначе удержанная сумма создаст риск спора с сотрудником.
Ниже разобраны рабочие сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1): как не начислить разовую премию, как уменьшить сумму, как отменить плановое начисление и как исправить уже проведенный расчет.
Как премия устроена в 1С и почему это важно
В ЗУП 3.1 премия может быть настроена тремя принципиально разными способами, и от этого зависит порядок действий. Первый вариант — разовая премия, которая вводится документом «Премия» (раздел «Зарплата» — «Премии»). Второй — плановое начисление, назначенное сотруднику в кадровом документе или документе «Изменение оплаты труда», которое ежемесячно попадает в «Начисление зарплаты и взносов». Третий — премия по показателям эффективности, рассчитываемая через документ «Данные для расчета зарплаты» или механизм КПЭ.
Определить, как заведена премия у конкретного сотрудника, можно так: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Начисления и удержания» и посмотрите, есть ли премия в списке плановых начислений. Если её там нет — значит, она вводится разовыми документами, и достаточно контролировать эти документы.
Ещё один источник информации — расчетный листок сотрудника за прошлый месяц: в нем видно, каким видом расчета начислялась премия и за какой период. Зная вид расчета, вы найдете его в справочнике «Начисления» и поймете, как он настроен: разовый, ежемесячный, по данным ввода показателей.
Ищите документ «Премия» в журнале «Зарплата» — «Премии» за нужный месяц
Отменять нужно кадровым документом или изменением оплаты труда
Потребуется сторнирование или ручная корректировка документа расчета
Корректировать нужно значения показателей, а не сам документ премии
Сценарий 1: премия ещё не начислялась
Самая простая ситуация — расчет за месяц ещё не выполнялся, а премия вводится разовым документом. В этом случае лишить премии означает просто не создавать документ «Премия» для этого сотрудника. Никаких дополнительных действий в программе не требуется: если документа нет, начисления не будет.
Если документ «Премия» уже создан, но не проведен, откройте журнал «Зарплата» — «Премии», найдите документ и удалите сотрудника из табличной части либо пометьте весь документ на удаление, если он введен только ради этого сотрудника. Проверьте, что документ не проведен: у проведенного документа сначала нужно отменить проведение.
Когда премию начисляют списком сотрудников одним документом, удалять весь документ нельзя — пострадают остальные. В этом случае откройте документ, удалите строку с депремируемым сотрудником или обнулите его сумму и перепроведите документ.
Сценарий 2: уменьшить размер премии
Часто требуется не полное лишение, а частичное депремирование — например, выплатить 50% от положенной суммы. В документе «Премия» сумма по каждому сотруднику редактируется вручную: откройте документ, найдите строку сотрудника и введите фактическую сумму к начислению. Если премия рассчитывается формулой от показателей, скорректируйте значения показателей в том же документе — сумма пересчитается автоматически.
Для премий, рассчитываемых по проценту от оклада или другой базы, удобнее завести отдельный показатель «Процент премии» (или использовать существующий) и вводить для депремируемого сотрудника пониженное значение через документ «Данные для расчета зарплаты». Такой подход прозрачнее: в базе остается видимое обоснование, почему сумма отличается от стандартной.
Не редактируйте итоговую сумму напрямую в документе «Начисление зарплаты и взносов», если премия попала туда из документа «Премия», — при следующем пересчете документа ручная правка затрется. Корректировать нужно первичный документ начисления.
Сценарий 3: премия — плановое начисление
Если премия назначена сотруднику как плановое начисление, она будет автоматически попадать в расчет каждый месяц, пока её не отменить. Разовое депремирование в этом случае делается двумя способами. Первый — в документе «Начисление зарплаты и взносов» встать на строку сотрудника, открыть детализацию начислений и обнулить сумму премии вручную сразу после заполнения документа, не перезаполняя его дальше.
Второй, более надежный способ — временно прекратить начисление документом. В зависимости от настроек учетной политики используется «Прекращение плановых начислений» или кадровый перевод/изменение оплаты труда с отменой начисления на конкретный месяц, а затем возврат начисления со следующего месяца. Это создает в программе документальный след, соответствующий приказу о депремировании.
Для постоянного лишения премии (например, изменена система оплаты труда) используйте документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод»: в табличной части начислений снимите флажок с премии и проведите документ с даты, с которой премия прекращается.
Сценарий 4: премия уже начислена и рассчитана
Если зарплата за месяц уже рассчитана, но ещё не выплачена, проще всего открыть документ «Начисление зарплаты и взносов», удалить или обнулить строку премии у сотрудника и перепровести документ. Программа пересчитает НДФЛ и взносы автоматически. Проверьте вкладки с налогами и взносами после перепроведения — суммы должны уменьшиться.
Если месяц закрыт, зарплата выплачена и отчетность сдана, прямое редактирование прошлого периода опасно: оно ломает уже сданные расчеты. В этом случае используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата» — «Сторнирование начислений»). Укажите сотрудника, месяц сторнирования и вид расчета премии — программа создаст отрицательное начисление текущим периодом, скорректирует НДФЛ и взносы.
После сторнирования у сотрудника возникнет долг перед организацией. Как он будет погашаться — удержанием из следующей зарплаты (с соблюдением ограничений по размеру удержаний) или возвратом в кассу — решается отдельно, и это нужно отразить в учете согласованно с бухгалтерией.
Проверка результата
После любого из описанных действий сформируйте расчетный листок сотрудника за нужный месяц (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок»). Премии в нем не должно быть вовсе, либо должна стоять уменьшенная сумма, либо — при сторнировании — отрицательная строка по виду расчета премии.
Дополнительно сверьтесь с отчетом «Полная сводка начислений, удержаний и выплат»: сумма к выплате должна измениться ровно на размер депремирования с учетом пересчитанного НДФЛ. Если сумма к выплате не изменилась — скорее всего, вы скорректировали документ, но не перепровели расчет зарплаты.
Третья контрольная точка — НДФЛ и взносы. Уменьшение премии уменьшает базу налога и взносов; проверьте соответствующие вкладки в документе расчета или отчеты по налогам. Расхождение здесь означает, что документ расчета не был пересчитан после правки.
Как проверить результат
Премии нет или сумма уменьшена
Премия присутствует в полном размере
Уменьшилась на размер депремирования за вычетом НДФЛ
Не изменилась после правки
Пересчитаны в меньшую сторону
Остались от полной суммы премии
Есть документ-основание изменения
Правка сделана вручную без документального следа
Типичные ошибки при депремировании
Самая распространенная ошибка — обнуление суммы в «Начислении зарплаты и взносов» с последующим перезаполнением документа. Программа заново подтягивает плановые начисления и данные документов, и премия возвращается. Правильная точка корректировки — первичный документ или плановое назначение.
Вторая ошибка — удаление проведенного документа «Премия» после того, как зарплата выплачена. Выплата в программе уже распределена, и удаление начисления создает «висящие» суммы в ведомостях и взаиморасчетах. В закрытых периодах работайте только через сторнирование.
Третья ошибка — игнорирование НДФЛ. Если премия уже была учтена при выплате аванса или в межрасчетной выплате, простое удаление начисления не отменит удержанный налог автоматически во всех случаях — проверяйте регистры по НДФЛ и при необходимости делайте возврат налога документом «Возврат НДФЛ».
Юридическая сторона и ограничения
1С — инструмент учета, а не основание для лишения премии. Депремирование должно опираться на положение о премировании или иной локальный нормативный акт, где прописаны условия и порядок снижения премии, и на приказ руководителя с указанием основания. Без этого удержанная сумма может быть взыскана через трудовую инспекцию или суд.
Разграничьте понятия: лишение премии (неначисление переменной части оплаты) и удержание из заработной платы — разные операции. Удержания из уже заработанных сумм жестко ограничены по основаниям и размерам, тогда как неначисление премии, предусмотренное положением о премировании, удержанием не считается. В программе это тоже разные механизмы: не создавайте «удержание» там, где достаточно не начислить премию.
Если премия зафиксирована в трудовом договоре как обязательная часть оплаты труда, лишить её произвольно нельзя — потребуется изменение условий договора. В таких случаях технические действия в 1С вторичны, а первичны кадровые решения.
Что важно запомнить
Способ лишения премии в 1С:ЗУП зависит от этапа: до расчета — не создавать или отредактировать документ «Премия», для плановой премии — отменить назначение, после закрытия периода — только сторнирование. Всегда проверяйте расчетный листок, сумму к выплате и НДФЛ, а основанием служит приказ и положение о премировании.
Частые вопросы
Можно ли лишить премии сразу нескольких сотрудников одним действием?
Да, если премия вводится общим документом «Премия» по списку сотрудников: откройте документ и удалите нужные строки или обнулите суммы по выбранным людям, остальные строки не пострадают. Для плановых премий массовая отмена делается документом «Изменение оплаты труда» с заполнением списка сотрудников.
Что делать, если премия уже выплачена сотруднику?
Деньги назад программа сама не вернет. Оформите сторнирование начисления текущим периодом — у сотрудника образуется долг. Дальше долг либо удерживается из последующих выплат в пределах допустимых ограничений по согласованию с сотрудником, либо возвращается в кассу. Произвольно удерживать из зарплаты без оснований нельзя.
Почему после удаления строки премии сумма к выплате не изменилась?
Документ «Начисление зарплаты и взносов» не был пересчитан. После правки первичного документа откройте расчет зарплаты, перезаполните или пересчитайте его и перепроведите. Также проверьте, не была ли премия выплачена отдельной межрасчетной ведомостью — тогда потребуется корректировка взаиморасчетов.
Как лишить премии, если она считается по формуле от показателей?
Корректируйте значения показателей, а не итоговую сумму: откройте документ ввода данных для расчета зарплаты или сам документ «Премия» и установите для сотрудника нулевое или пониженное значение показателя (например, процента премии). Сумма пересчитается формулой автоматически, и в базе останется видимое обоснование снижения.
Нужно ли как-то отражать депремирование в кадровых документах?
Для разовой премии достаточно приказа вне программы и корректного документа начисления в ЗУП. Если премия — плановое начисление, отмена оформляется документом изменения оплаты труда или прекращения планового начисления, чтобы в истории сотрудника был документальный след, совпадающий с приказом.
Повлияет ли лишение премии на средний заработок для отпускных и больничных?
Да, если премия входит в базу среднего заработка по настройкам вида расчета. Уменьшение или отсутствие премии в расчетном периоде снизит средний заработок для будущих отпускных, командировочных и пособий. Это нормальное следствие, но при сторнировании прошлых периодов проверьте, не были ли уже рассчитаны отпускные от завышенной базы — тогда потребуется пересчет.